O que é um cofre de e-mail? Três significados, e como montar o seu

Um cofre de e-mail é um lugar protegido onde os e-mails ficam guardados para serem encontrados depois. O termo abrange três coisas diferentes: um arquivo local dos seus e-mails que é seu e fica no seu próprio computador, uma caixa postal hospedada que um serviço de e-mail seguro criptografa nos servidores dele, e um arquivo de conformidade que uma empresa mantém para guardar os e-mails da equipe por motivos legais. Esta página explica cada um e depois mostra como montar você mesmo o primeiro tipo. Se você já sabe que quer um cofre local e está escolhendo um software, a comparação entre um cliente de e-mail e um cofre de e-mail é o melhor ponto de partida.

Três coisas que as pessoas querem dizer com "cofre de e-mail"

Uma busca por cofre de e-mail ou email vault traz ferramentas muito diferentes, porque muitos produtos usam a palavra. Aqui está cada significado, em resumo, sem referência a nenhum produto específico.

1. Um arquivo local que é seu

Uma cópia da sua caixa postal guardada num computador ou disco que você controla, num formato que outros programas conseguem ler. Ela não depende dos servidores do provedor, do seu login nem da sua assinatura. Quando uma mensagem é excluída no servidor, ou a conta inteira some, a cópia fica. É esse o significado que a maioria das pessoas tem em mente quando quer "guardar" seus e-mails.

2. Uma caixa postal hospedada e criptografada

Alguns serviços de e-mail seguro descrevem o armazenamento deles como um cofre. Seus e-mails ficam nos servidores deles, criptografados, e você os acessa pelo app ou pelo site deles. O objetivo é privacidade: impedir que suas mensagens sejam lidas por outros. Continua sendo uma conta hospedada, então as perguntas sobre custódia mais abaixo nesta página também valem para ela. Se a conta for encerrada ou você perder o acesso, os e-mails naquele servidor ficam fora do seu alcance.

3. Um arquivo de conformidade

Muitas organizações precisam guardar os e-mails comerciais por um período fixo e apresentá-los em auditorias, disputas ou retenções legais. Um arquivo de conformidade captura uma cópia de cada mensagem quando ela é enviada ou recebida, guarda-a de forma que os usuários não consigam removê-la discretamente e dá aos administradores busca nos e-mails de todos. Ele é mantido pelo empregador ou pelo departamento de TI. A pessoa dona da caixa postal normalmente não pode levar essa cópia quando sai.

Qual deles é o MailVault

O MailVault é do primeiro tipo. É um app de e-mail de desktop para macOS, Windows e Linux, e mantém uma cópia dos seus e-mails num cofre no seu computador. Cada mensagem é um arquivo .eml simples em pastas no estilo Maildir, então o Apple Mail, o Thunderbird ou um editor de texto conseguem abri-lo sem o MailVault. Você faz login com o seu provedor de e-mail, nunca com o MailVault: Gmail e Microsoft 365 pelas próprias páginas de login, Outlook.com pelo Microsoft Graph e qualquer outro provedor por IMAP. Seu computador fala diretamente com o seu servidor de e-mail, e os servidores do MailVault nunca veem suas mensagens. O código-fonte está no GitHub.

Ele não é um serviço hospedado nem um arquivo de conformidade. Não existe servidor do MailVault guardando seus e-mails, e ele não tem console de administração nem recursos de retenção legal. Você decide o que entra no cofre e o que sai.

Um cofre não é um cliente de e-mail que espelha o servidor

A maioria dos apps de e-mail são espelhos. Eles mostram o que está no servidor e mantêm um cache local por velocidade. Quando o servidor exclui uma mensagem, o espelho também a exclui na sincronização seguinte. Isso é certo para manter celular, notebook e webmail de acordo, e errado para guardar e-mails.

A cópia do cofre não obedece ao servidor: depois que uma mensagem está no cofre, nada lá em cima a remove. O MailVault faz as duas coisas, um cliente de e-mail normal com um cofre por trás, e cada linha mostra se uma mensagem está só no servidor, no seu cofre ou se é sua única cópia.

Um detalhe importa. O MailVault também mantém um cache de trabalho e, por padrão (o modo de download Manter recentes), remove do seu computador as cópias em cache com mais de alguns meses, enquanto o servidor mantém a dele. E-mails em cache não são o cofre; e-mails arquivados e com backup nunca são removidos por nenhum modo de download. É por isso que as etapas abaixo terminam com um backup ou arquivamento explícito.

Como montar o seu próprio cofre de e-mail em 10 minutos

Os dez minutos são a configuração. O download de uma caixa postal grande continua em segundo plano depois disso, e quanto tempo leva depende do tamanho da caixa postal e da sua conexão. As seis etapas abaixo usam só o app gratuito.

1. Instale o MailVault. Baixe o app gratuito para macOS, Windows ou Linux na página de primeiros passos. Não há conta do MailVault para criar.
2. Escolha onde o cofre vai ficar. No primeiro uso, o app pergunta onde seus e-mails devem ser guardados. O padrão é a pasta do próprio app. Você pode escolher outra pasta ou um disco externo e mudar depois em Configurações → Backup e restauração → Configurações de backup. O MailVault copia tudo para o novo lugar, confere se cada arquivo chegou e só então remove os originais. (Mudar o cofre de lugar não está disponível na edição da Mac App Store.)
3. Adicione sua conta. Entre no Gmail, no Microsoft 365 ou no Outlook.com pela página do próprio provedor, ou digite os dados IMAP de qualquer outro provedor. Sua senha ou token de login fica guardado no armazenamento de credenciais do sistema, como o Keychain no macOS.
4. Decida o que vai para o cofre. Em Configurações → Backup e restauração, "O que fazer backup" começa em Somente e-mails arquivados. Para trazer os e-mails que ainda estão só no servidor, escolha Todos os e-mails (baixar do servidor). Isso pode ocupar muito espaço em disco, então confira se você tem espaço. Se você só quer guardar alguns e-mails, pule isto e arquive à mão: selecione mensagens e escolha Arquivar, que as copia para o seu cofre e as mantém no servidor também.
5. Clique em "Fazer backup de todas as contas agora". Backups manuais são grátis e ilimitados. Uma barra de progresso aparece, e o cartão do backup avisa quando todas as cópias estão no seu cofre. As execuções seguintes são incrementais e só baixam os e-mails novos.
6. Confira. Mude a lista de pastas para a aba Cofre. O que você vê ali está no seu disco. O cabeçalho mostra quanto da pasta está no seu cofre. O cartão da conta nas Configurações também lista as mensagens recentes que o MailVault mostrou ou guardou em cache e que ainda não estão no cofre, com um botão Salvar agora; ele cobre os meses que o seu modo de download mantém, não os e-mails mais antigos que ainda estão no servidor.

Duas etapas opcionais deixam o cofre mais resistente. Primeiro, acrescente uma segunda cópia num disco externo ou NAS em Configurações → Backup e restauração (na edição da Mac App Store, as pastas de backup externas são uma compra à parte). O MailVault grava os mesmos arquivos .eml ali, o app nunca os lê no dia a dia, e os e-mails excluídos no servidor continuam lá. Sem isso, tudo fica numa pasta só, num computador só, e perder esse computador é perder o cofre. Segundo, quando o cofre já tiver seus e-mails antigos, você pode tirá-los do servidor para liberar espaço. Excluir do servidor por si só é grátis. O Arquivar e excluir, que copia cada mensagem para o cofre e a confere antes de remover a cópia do servidor, é um recurso Premium.

Custódia: o que acontece com seus e-mails se o provedor encerrar a conta

Sua caixa de entrada fica numa infraestrutura que outra pessoa administra, sob termos que ela pode mudar. Contas são bloqueadas quando se perde um número de telefone ou um autenticador. Empregadores encerram caixas postais no dia em que alguém sai. Provedores excluem contas inativas: o Google, por exemplo, diz que pode excluir uma Conta do Google inativa há dois anos, junto com o conteúdo dela (política de contas inativas do Google). O nosso post sobre por que seu provedor de e-mail não é um backup analisa esses casos com mais detalhes.

Quando a conta acaba, eis o que um cofre local lhe dá e o que não dá:

• Ele guarda o que foi salvo antes. Cada mensagem que já está no cofre continua no seu disco como arquivo. Para abri-la, não é preciso o login antigo, uma redefinição de senha nem a permissão do provedor.
• Ele não continua recebendo. Os e-mails enviados para o endereço encerrado a partir daí nunca chegam a nenhum lugar que você veja. Um cofre preserva o passado, não o endereço.
• Ele só é tão seguro quanto o disco. Uma cópia num notebook continua sendo uma cópia só. Mantenha a segunda cópia num disco externo e trate esse disco como qualquer outro backup.
• Ele continua legível sem o MailVault. Os arquivos são .eml padrão, e você também pode exportar o cofre como um ZIP com um manifesto que associa os e-mails às contas pelo endereço, para que ele possa ser reimportado em outro computador.

Se você sabe que uma conta está prestes a ser encerrada, monte o cofre primeiro e confira-o na aba Cofre antes de perder o acesso. Se você está num Mac e ainda comparando ferramentas, arquivamento de e-mail para Mac trata da escolha mais ampla.

Perguntas frequentes

Um cofre de e-mail é a mesma coisa que um backup?

Quase, mas não exatamente. Um backup é uma cópia de onde você restaura quando algo quebra. Um cofre é uma cópia que você também usa: você a lê e pesquisa todo dia, e ela guarda as mensagens depois que o servidor as excluiu. O MailVault também pode gravar uma segunda cópia num disco externo, que é o backup do seu cofre.

Um cofre de e-mail é a mesma coisa que e-mail criptografado ou seguro?

Não. Serviços de e-mail seguro protegem os e-mails de serem lidos por outros enquanto ficam nos servidores deles. Um cofre de e-mail local diz respeito a quem guarda a cópia. O MailVault guarda seus e-mails como arquivos .eml simples para que outros apps consigam lê-los, o que também significa que qualquer pessoa que consiga abrir a pasta pode lê-los. Ative a criptografia de disco do seu sistema (FileVault no Mac, BitLocker no Windows) se o computador puder ser perdido ou roubado.

Posso abrir meu cofre sem o MailVault?

Sim. Cada mensagem é um arquivo .eml padrão em pastas no estilo Maildir. O Apple Mail, o Thunderbird e outros apps de e-mail conseguem abri-los, e um editor de texto consegue lê-los. Você também pode exportar o cofre como um ZIP de arquivos .eml.

O que acontece com meu cofre se eu parar de pagar o Premium?

Nada é excluído. Ler, pesquisar, arquivar e fazer backups manuais é grátis, e uma assinatura Premium vencida nunca remove e-mails do seu computador. Você perde os extras do Premium, como backups agendados e o Arquivar e excluir.

O que fazer a seguir

O jeito mais rápido de avaliar um cofre local é montar um com uma única conta e olhar a aba Cofre. A página do recurso de cofre local tem os detalhes sobre a estrutura dos arquivos e como mover o cofre para outro disco, e a página de preços lista o que o Premium acrescenta. Depois que seus e-mails estiverem no cofre, o Estatísticas do MailVault pode mostrar quem o enche.