メール保管庫とは？ 3 つの意味と、自分の保管庫の作り方

メール保管庫とは、後で見つけられるようにメールを保管しておく、守られた場所のことです。この言葉は 3 つの別々のものを指します。自分のコンピュータに置いて自分で所有するローカルのメールのアーカイブ、安全なメールサービスがサーバー上で暗号化するホスト型のメールボックス、そして会社が法的な理由で従業員のメールを残すために運用するコンプライアンス用のアーカイブです。このページではそれぞれを説明し、そのうえで 1 つ目を自分で作る方法を示します。ローカルの保管庫が欲しいとすでにわかっていて、ソフトウェアを選んでいるなら、メールクライアントとメール保管庫の比較から始めるほうがよいでしょう。

「メール保管庫」が指す 3 つのもの

メール保管庫やmail vaultで検索すると、まったく違うツールが出てきます。多くの製品がこの言葉を使っているからです。ここでは、特定の製品に触れずに、それぞれの意味を手短に説明します。

1. 自分で所有するローカルのアーカイブ

自分で管理するコンピュータやドライブに、ほかのプログラムでも読める形式で保存したメールボックスのコピーです。プロバイダーのサーバー、ログイン、サブスクリプションに依存しません。サーバーでメッセージが削除されても、アカウントごとなくなっても、コピーは残ります。個人がメールを「残しておきたい」と考えるとき、たいていはこの意味です。

2. ホスト型の暗号化されたメールボックス

安全なメールサービスの中には、自社のストレージを保管庫と呼ぶものがあります。メールはそのサーバーに暗号化されて置かれ、アプリやウェブサイトからアクセスします。目的はプライバシー、つまりメッセージをほかの人に読まれないようにすることです。それでもホスト型のアカウントなので、このページの後半で扱う保管の問題がこれにも当てはまります。アカウントが閉じられたり、アクセスを失ったりすれば、そのサーバーにあるメールには手が届きません。

3. コンプライアンス用のアーカイブ

多くの組織は、業務のメールを決められた期間残し、監査、紛争、訴訟ホールドのために提出しなければなりません。コンプライアンス用のアーカイブは、送受信されるたびに各メッセージのコピーを取り込み、ユーザーがこっそり削除できないように保存し、管理者が全員のメールを横断して検索できるようにします。運用するのは雇用主や IT 部門です。メールボックスの持ち主は、たいてい退職するときにそのコピーを持ち出せません。

MailVault はどれに当たるか

MailVault は前者です。macOS・Windows・Linux 向けのデスクトップメールアプリで、メールのコピーをコンピュータ上の保管庫に保管します。すべてのメッセージは Maildir 形式のフォルダに置かれたプレーンな .eml ファイルなので、MailVault がなくても Apple Mail、Thunderbird、テキストエディタで開けます。サインインする相手はメールのプロバイダーで、MailVault ではありません。Gmail と Microsoft 365 はそれぞれのサインインページで、Outlook.com は Microsoft Graph 経由で、そのほかのプロバイダーは IMAP で接続します。コンピュータはメールサーバーと直接通信し、MailVault のサーバーがあなたのメッセージを目にすることはありません。ソースコードは GitHub で公開されています。

ホスト型のサービスでも、コンプライアンス用のアーカイブでもありません。メールを持つ MailVault のサーバーはなく、管理コンソールや訴訟ホールドの機能もありません。保管庫に何を入れ、何を出すかはあなたが決めます。

保管庫は、サーバーを映すメールクライアントではない

多くのメールアプリは鏡です。サーバーにあるものを表示し、速さのためにローカルにキャッシュを持ちます。サーバーでメッセージが削除されると、次の同期で鏡からも削除されます。スマートフォン、ノートパソコン、ウェブメールの内容をそろえるにはそれが正しく、メールを残すには間違っています。

保管庫のコピーはサーバーに従いません。メッセージが一度保管庫に入れば、上流の何もそれを削除しません。MailVault は、保管庫を備えた通常のメールクライアントとして両方の役割を果たし、各行には、メッセージがサーバーのみにあるのか、保管庫にあるのか、唯一のコピーなのかが表示されます。

1 つ大事な点があります。MailVault は作業用のキャッシュも持っており、既定（ダウンロードモード「最近分を保持」）では、数か月より古いキャッシュのコピーをコンピュータから削除し、サーバーは自分のコピーを持ち続けます。キャッシュされたメールは保管庫ではありません。アーカイブしたメールとバックアップしたメールは、どのダウンロードモードでも削除されません。以下の手順が明示的なバックアップかアーカイブで終わるのはそのためです。

10 分で自分のメール保管庫を作る方法

10 分かかるのは設定です。大きなメールボックスのダウンロードはその後もバックグラウンドで続き、かかる時間はメールボックスの大きさと接続によります。以下の 6 つの手順は無料のアプリだけを使います。

1. MailVault をインストールします。はじめるページから、macOS、Windows、Linux 向けの無料のアプリをダウンロードします。作成する MailVault のアカウントはありません。
2. 保管庫の場所を選びます。初回起動時に、メールをどこに保存するかを尋ねられます。既定はアプリ自身のフォルダです。代わりに別のフォルダや外付けドライブを選ぶこともでき、後から 設定 → バックアップと復元 → バックアップ設定 で変更できます。MailVault はすべてを新しい場所にコピーし、すべてのファイルが届いたことを確認してから、元のファイルを削除します（保管庫の移動は Mac App Store 版では使えません）。
3. アカウントを追加します。Gmail、Microsoft 365、Outlook.com にはプロバイダー自身のページでサインインし、そのほかのプロバイダーでは IMAP の情報を入力します。パスワードやサインインのトークンは、macOS のキーチェーンのような、システムの認証情報の保管場所に置かれます。
4. 保管庫に入れるものを決めます。設定 → バックアップと復元 で、「バックアップの対象」は最初はアーカイブ済みメールのみになっています。まだサーバーにしかないメールも取り込むには、すべてのメール（サーバーから取得）を選びます。ディスクの容量を多く使うことがあるので、空きがあるか確認してください。一部のメールだけを残したいなら、ここは飛ばして手動でアーカイブします。メッセージを選んでアーカイブを選ぶと、保管庫にコピーされ、サーバーにも残ります。
5. 「すべてのアカウントを今すぐバックアップ」を押します。手動バックアップは無料で無制限です。進行バーが進み、すべてのコピーが保管庫に入るとバックアップのカードで知らせます。2 回目以降は差分で、新しいメールだけをダウンロードします。
6. 確認します。フォルダ一覧を保管庫タブに切り替えます。そこに見えるものはディスクにあります。ヘッダーには、フォルダのどれだけが保管庫にあるかが表示されます。設定のアカウントのカードには、MailVault が表示またはキャッシュしたもののまだ保管庫にない最近のメッセージも「今すぐ保存」ボタン付きで並びます。対象はダウンロードモードが残している月の分で、まだサーバーにある古いメールは含まれません。

2 つの任意の手順で、保管庫はより頑丈になります。1 つ目に、設定 → バックアップと復元 で外付けドライブや NAS に 2 つ目のコピーを加えます（Mac App Store 版では、外部のバックアップフォルダは別途購入です）。MailVault はそこに同じ .eml ファイルを書き出し、アプリが日常的にそこを読むことはなく、サーバーで削除されたメールもそこに残ります。これがないと、すべてが 1 台のコンピュータの 1 つのフォルダにあり、そのコンピュータを失えば保管庫も失われます。2 つ目に、保管庫に古いメールが入ったら、サーバーからそれを消して容量を空けられます。サーバーからの削除だけなら無料です。各メッセージを保管庫にコピーし、確認してからサーバーのコピーを削除するアーカイブして削除は Premium の機能です。

保管：プロバイダーがアカウントを閉じたらメールはどうなるか

受信トレイは、他人が運用する基盤の上に、相手が変えられる条件のもとで置かれています。電話番号や認証アプリを失えばアカウントはロックされます。雇用主は退職したその日にメールボックスを閉じます。プロバイダーは使われていないアカウントを削除します。たとえば Google は、2 年間使われていない Google アカウントを、そのコンテンツとともに削除できるとしています（Google の非アクティブなアカウントに関するポリシー）。こうしたケースは、メールプロバイダーはバックアップではない理由についての記事で詳しく説明しています。

アカウントがなくなったとき、ローカルの保管庫がもたらすものと、もたらさないものは次のとおりです。

• 以前に保存したものは残ります。すでに保管庫にあるメッセージはすべて、ファイルとしてディスクに残ります。開くのに、古いログイン、パスワードのリセット、プロバイダーの許可は要りません。
• 受信し続けるわけではありません。それ以降に閉じたアドレスに送られたメールは、あなたが見られるどこにも届きません。保管庫が残すのは過去であり、アドレスではありません。
• 安全さはディスク次第です。1 台のノートパソコンにある 1 つのコピーは、やはり 1 つのコピーです。外付けドライブに 2 つ目のコピーを置き、そのドライブをほかのバックアップと同じように扱ってください。
• MailVault がなくても読めます。ファイルは標準的な .eml で、メールをアドレスでアカウントに対応付けるマニフェスト付きの ZIP として保管庫を書き出すこともできるので、別のコンピュータで読み込み直せます。

アカウントがもうすぐ閉じられるとわかっているなら、アクセスを失う前に保管庫を作り、保管庫タブで確認してください。Mac を使っていてまだツールを比べているなら、Mac のためのメールアーカイブでより広い選択肢を説明しています。

よくある質問

メール保管庫はバックアップと同じですか？

近いですが、同じではありません。バックアップは、何かが壊れたときに復元するためのコピーです。保管庫は使うためのコピーでもあります。毎日読んで検索し、サーバーが削除した後もメッセージを残します。MailVault は外付けドライブに 2 つ目のコピーを書き出すこともでき、それが保管庫のバックアップになります。

メール保管庫は暗号化メールや安全なメールと同じですか？

いいえ。安全なメールサービスは、サーバーに置かれている間のメールをほかの人に読まれないよう守ります。ローカルのメール保管庫は、誰がコピーを持つかについてのものです。MailVault はほかのアプリでも読めるようメールをプレーンな .eml ファイルとして保管するので、そのフォルダを開ける人なら誰でも読めるということでもあります。コンピュータを紛失したり盗まれたりする可能性があるなら、システムのディスク暗号化（Mac なら FileVault、Windows なら BitLocker）をオンにしてください。

MailVault なしで保管庫を開けますか？

はい。すべてのメッセージは Maildir 形式のフォルダにある標準的な .eml ファイルです。Apple Mail、Thunderbird などのメールアプリで開け、テキストエディタでも読めます。保管庫を .eml ファイルの ZIP として書き出すこともできます。

Premium の支払いをやめたら保管庫はどうなりますか？

何も削除されません。閲覧、検索、アーカイブ、手動バックアップは無料で、Premium のサブスクリプションが切れても、コンピュータからメールが削除されることはありません。失うのは、スケジュールバックアップやアーカイブして削除などの Premium の追加機能です。

次にすること

ローカルの保管庫を判断するいちばん早い方法は、1 つのアカウントで作って保管庫タブを見ることです。ファイルの構成や保管庫を別のドライブに移す方法の詳細はローカルの保管庫の機能ページに、Premium で加わるものは料金にあります。メールが保管庫に入ったら、MailVault のメール分析で誰がそれを埋めているかがわかります。