¿Qué es una bóveda de correo? Tres significados, y cómo crear la tuya

Una bóveda de correo es un sitio protegido donde se guarda el correo para poder encontrarlo más adelante. El término abarca tres cosas distintas: un archivo local de tu correo que es tuyo y guardas en tu propio ordenador, un buzón alojado que un servicio de correo seguro cifra en sus servidores, y un archivo de cumplimiento normativo que una empresa gestiona para conservar el correo de su personal por motivos legales. Esta página explica cada una y luego muestra cómo crear tú mismo la primera. Si ya sabes que quieres una bóveda local y estás eligiendo software, la comparación entre un cliente de correo y una bóveda de correo es mejor punto de partida.

Tres cosas a las que se refiere la gente con «bóveda de correo»

Una búsqueda de bóveda de correo o mail vault devuelve herramientas muy distintas, porque muchos productos usan la palabra. Aquí tienes cada significado en resumen, sin referirnos a ningún producto concreto.

1. Un archivo local que es tuyo

Una copia de tu buzón guardada en un ordenador o un disco que controlas, en un formato que pueden leer otros programas. No depende de los servidores de tu proveedor, de tu inicio de sesión ni de tu suscripción. Cuando un mensaje se elimina en el servidor, o desaparece la cuenta entera, la copia se queda. Es el significado que tiene en mente la mayoría de los particulares cuando quieren «conservar» su correo.

2. Un buzón alojado y cifrado

Algunos servicios de correo seguro describen su almacenamiento como una bóveda. Tu correo vive en sus servidores, cifrado, y accedes a él mediante su app o su web. El objetivo es la privacidad: evitar que otros lean tus mensajes. Sigue siendo una cuenta alojada, así que las preguntas sobre la custodia que aparecen más abajo también se le aplican. Si la cuenta se cierra o pierdes el acceso, el correo de ese servidor queda fuera de tu alcance.

3. Un archivo de cumplimiento normativo

Muchas organizaciones deben conservar el correo profesional durante un periodo fijo y aportarlo en auditorías, litigios o retenciones legales. Un archivo de cumplimiento normativo captura una copia de cada mensaje al enviarse o recibirse, la guarda de forma que los usuarios no puedan quitarla a escondidas y da a los administradores búsqueda en el correo de todo el mundo. Lo gestiona la empresa o el departamento de TI. La persona dueña del buzón normalmente no puede llevarse esa copia cuando se va.

Cuál de ellas es MailVault

MailVault es del primer tipo. Es una app de correo de escritorio para macOS, Windows y Linux, y guarda una copia de tu correo en una bóveda en tu ordenador. Cada mensaje es un archivo .eml normal en carpetas al estilo Maildir, así que Apple Mail, Thunderbird o un editor de texto pueden abrirlo sin MailVault. Inicias sesión con tu proveedor de correo, nunca con MailVault: Gmail y Microsoft 365 en sus propias páginas de inicio de sesión, Outlook.com mediante Microsoft Graph y cualquier otro proveedor por IMAP. Tu ordenador habla directamente con tu servidor de correo, y los servidores de MailVault nunca ven tus mensajes. El código fuente está publicado en GitHub.

No es un servicio alojado ni un archivo de cumplimiento normativo. No hay ningún servidor de MailVault que guarde tu correo, y no tiene consola de administración ni funciones de retención legal. Tú decides qué entra en la bóveda y qué sale.

Una bóveda no es un cliente de correo que refleja el servidor

La mayoría de las apps de correo son espejos. Muestran lo que hay en el servidor y guardan una caché local para ir más rápido. Cuando el servidor elimina un mensaje, el espejo también lo elimina en la siguiente sincronización. Eso está bien para que el móvil, el portátil y el webmail coincidan, y mal para conservar el correo.

Una copia en la bóveda no depende del servidor: cuando un mensaje está en la bóveda, nada de lo que pase en origen lo quita. MailVault hace las dos cosas, un cliente de correo normal con una bóveda detrás, y cada fila muestra si un mensaje está solo en el servidor, en tu bóveda o si es tu única copia.

Hay un detalle que importa. MailVault también mantiene una caché de trabajo y, de forma predeterminada (el modo de descarga Guardar recientes), quita de tu ordenador las copias en caché de más de unos meses mientras el servidor conserva la suya. El correo en caché no es la bóveda; el correo archivado y copiado nunca lo quita ningún modo de descarga. Por eso los pasos de abajo terminan con una copia de seguridad o un archivado explícitos.

Cómo crear tu propia bóveda de correo en 10 minutos

Diez minutos es la configuración. La descarga de un buzón grande sigue en segundo plano después, y lo que tarde depende del tamaño del buzón y de tu conexión. Los seis pasos de abajo solo usan la app gratuita.

1. Instala MailVault. Descarga la app gratuita para macOS, Windows o Linux desde la página para empezar. No hay cuenta de MailVault que crear.
2. Elige dónde vive la bóveda. La primera vez que la abres, te pregunta dónde guardar tu correo. La opción predeterminada es la carpeta propia de la app. Puedes elegir otra carpeta o un disco externo, y cambiarlo más adelante en Ajustes → Copia y restauración → Ajustes de copia. MailVault lo copia todo al nuevo sitio, comprueba que ha llegado cada archivo y solo entonces quita los originales. (Trasladar la bóveda no está disponible en la edición de la Mac App Store.)
3. Añade tu cuenta. Inicia sesión en Gmail, Microsoft 365 u Outlook.com en la propia página del proveedor, o introduce los datos IMAP de cualquier otro proveedor. Tu contraseña o tu token de inicio de sesión se guardan en el almacén de credenciales del sistema, como el Llavero en macOS.
4. Decide qué entra en la bóveda. En Ajustes → Copia y restauración, «Qué copiar» empieza en Solo los correos archivados. Para traer el correo que todavía solo está en el servidor, elige Todos los correos (descargar del servidor). Esto puede ocupar mucho espacio en disco, así que comprueba que tienes sitio. Si solo quieres conservar parte del correo, sáltate esto y archiva a mano: selecciona mensajes y elige Archivar, que los copia en tu bóveda y los deja también en el servidor.
5. Pulsa «Copiar todas las cuentas ahora». Las copias manuales son gratis e ilimitadas. Aparece una barra de progreso, y la tarjeta de la copia te indica cuándo está cada copia en tu bóveda. Las ejecuciones posteriores son incrementales y solo descargan el correo nuevo.
6. Compruébalo. Cambia la lista de carpetas a la pestaña Bóveda. Lo que ves ahí está en tu disco. La cabecera muestra cuánto de la carpeta está en tu bóveda. La tarjeta de la cuenta en Ajustes también muestra los mensajes recientes que MailVault ha mostrado o guardado en caché y que todavía no están en la bóveda, con un botón Guardarlas ahora; abarca los meses que conserva tu modo de descarga, no el correo más antiguo que sigue en el servidor.

Dos pasos opcionales hacen la bóveda más sólida. Primero, añade una segunda copia en un disco externo o un NAS en Ajustes → Copia y restauración (en la edición de la Mac App Store, las carpetas de copia externas son una compra aparte). MailVault escribe ahí los mismos archivos .eml, la app nunca la lee en el día a día, y el correo eliminado en el servidor se queda en ella. Sin ella, todo vive en una carpeta de un solo ordenador, y perder ese ordenador es perder la bóveda. Segundo, cuando la bóveda ya contenga tu correo antiguo, puedes quitarlo del servidor para liberar espacio. Eliminar del servidor por sí solo es gratis. Archivar y eliminar, que copia cada mensaje en la bóveda y lo comprueba antes de quitar la copia del servidor, es una función Premium.

Custodia: qué pasa con tu correo si el proveedor cierra la cuenta

Tu bandeja de entrada vive en una infraestructura que gestiona otro, con unas condiciones que puede cambiar. Las cuentas se bloquean cuando se pierde un número de teléfono o una app de autenticación. Las empresas cierran los buzones el día que alguien se va. Los proveedores eliminan las cuentas inactivas: Google, por ejemplo, dice que puede eliminar una cuenta de Google que lleve dos años inactiva, junto con su contenido (política de cuentas inactivas de Google). Nuestro artículo sobre por qué tu proveedor de correo no es una copia de seguridad repasa estos casos con más detalle.

Cuando la cuenta desaparece, esto es lo que te da una bóveda local y lo que no:

• Conserva lo que se guardó antes. Cada mensaje que ya está en la bóveda se queda en tu disco como un archivo. Para abrirlo no necesitas el inicio de sesión antiguo, ni restablecer la contraseña, ni el permiso del proveedor.
• No sigue recibiendo. El correo enviado a la dirección cerrada a partir de ese momento no llega a ningún sitio que puedas ver. Una bóveda conserva el pasado, no la dirección.
• Solo es tan segura como el disco. Una copia en un portátil sigue siendo una sola copia. Guarda la segunda copia en un disco externo, y trata ese disco como cualquier otra copia de seguridad.
• Se puede leer sin MailVault. Los archivos son .eml estándar, y también puedes exportar la bóveda como un ZIP con un manifiesto que asocia el correo a las cuentas por dirección, para poder volver a importarlo en otro ordenador.

Si sabes que una cuenta está a punto de cerrarse, crea antes la bóveda y compruébala en la pestaña Bóveda antes de perder el acceso. Si usas Mac y todavía estás comparando herramientas, archivado de correo para Mac cubre la elección en general.

Preguntas frecuentes

¿Una bóveda de correo es lo mismo que una copia de seguridad?

Casi, pero no del todo. Una copia de seguridad es una copia desde la que restauras cuando algo se rompe. Una bóveda es una copia que además usas: la lees y buscas en ella cada día, y conserva los mensajes después de que el servidor los haya eliminado. MailVault también puede escribir una segunda copia en un disco externo, que es la copia de seguridad de tu bóveda.

¿Una bóveda de correo es lo mismo que el correo cifrado o seguro?

No. Los servicios de correo seguro protegen el correo de que otros lo lean mientras está en sus servidores. Una bóveda de correo local tiene que ver con quién tiene la copia. MailVault guarda tu correo como archivos .eml normales para que otras apps puedan leerlos, lo que también significa que cualquiera que pueda abrir la carpeta puede leerlos. Activa el cifrado de disco de tu sistema (FileVault en un Mac, BitLocker en Windows) si el ordenador se puede perder o te lo pueden robar.

¿Puedo abrir mi bóveda sin MailVault?

Sí. Cada mensaje es un archivo .eml estándar en carpetas al estilo Maildir. Apple Mail, Thunderbird y otras apps de correo pueden abrirlos, y un editor de texto puede leerlos. También puedes exportar la bóveda como un ZIP de archivos .eml.

¿Qué pasa con mi bóveda si dejo de pagar Premium?

No se elimina nada. Leer, buscar, archivar y las copias manuales son gratis, y una suscripción Premium caducada nunca quita correo de tu ordenador. Pierdes los extras de Premium, como las copias programadas y Archivar y eliminar.

Qué hacer a continuación

La forma más rápida de juzgar una bóveda local es crear una con una sola cuenta y mirar la pestaña Bóveda. La página de la función de bóveda local tiene los detalles sobre la organización de los archivos y el traslado de la bóveda a otro disco, y la página de precios enumera lo que añade Premium. Cuando tu correo esté en la bóveda, Estadísticas de MailVault puede mostrarte quién la llena.