Che cos'è un vault della posta? Tre significati, e come costruire il tuo

Un vault della posta è un luogo protetto in cui la posta viene conservata per poterla ritrovare in seguito. Il termine copre tre cose diverse: un archivio locale della tua posta che possiedi e tieni sul tuo computer, una casella ospitata che un servizio email sicuro cifra sui propri server, e un archivio di conformità che un'azienda gestisce per conservare la posta del personale per motivi legali. Questa pagina spiega ciascuno, poi mostra come costruire da solo il primo tipo. Se sai già di volere un vault locale e stai scegliendo il software, il confronto tra un client di posta e un vault della posta è il punto di partenza migliore.

Tre cose che si intendono con "vault della posta"

Una ricerca di email vault o mail vault restituisce strumenti molto diversi, perché molti prodotti usano questa parola. Ecco ciascun significato in breve, senza riferimento a un prodotto in particolare.

1. Un archivio locale che possiedi

Una copia della tua casella conservata su un computer o un disco che controlli, in un formato che altri programmi sanno leggere. Non dipende dai server del provider, dal tuo login o dal tuo abbonamento. Quando un messaggio viene eliminato sul server, o l'intero account sparisce, la copia resta. È il significato che la maggior parte delle persone ha in mente quando vuole "conservare" la propria posta.

2. Una casella ospitata e cifrata

Alcuni servizi email sicuri descrivono il loro spazio come un vault. La tua posta vive sui loro server, cifrata, e la raggiungi tramite la loro app o il loro sito. L'obiettivo è la privacy: impedire che altri leggano i tuoi messaggi. Resta comunque un account ospitato, quindi le domande sulla custodia più avanti in questa pagina valgono anche qui. Se l'account viene chiuso o perdi l'accesso, la posta su quel server è fuori portata.

3. Un archivio di conformità

Molte organizzazioni devono conservare la posta aziendale per un periodo stabilito e produrla per audit, controversie o blocchi legali. Un archivio di conformità cattura una copia di ogni messaggio quando viene inviato o ricevuto, la conserva in modo che gli utenti non possano rimuoverla di nascosto e dà agli amministratori la ricerca nella posta di tutti. È gestito dal datore di lavoro o dal reparto IT. La persona a cui appartiene la casella di solito non può portarsi via quella copia quando se ne va.

Quale di questi è MailVault

MailVault è il primo tipo. È un'app email desktop per macOS, Windows e Linux, e tiene una copia della tua posta in un vault sul tuo computer. Ogni messaggio è un semplice file .eml in cartelle in stile Maildir, quindi Apple Mail, Thunderbird o un editor di testo possono aprirlo senza MailVault. Accedi con il tuo provider email, mai con MailVault: Gmail e Microsoft 365 tramite le loro pagine di accesso, Outlook.com tramite Microsoft Graph e qualsiasi altro provider tramite IMAP. Il tuo computer parla direttamente con il tuo server di posta, e i server di MailVault non vedono mai i tuoi messaggi. Il codice sorgente è su GitHub.

Non è un servizio ospitato né un archivio di conformità. Non c'è alcun server MailVault che conservi la tua posta, e non ha console di amministrazione né funzioni di blocco legale. Decidi tu cosa entra nel vault e cosa ne esce.

Un vault non è un client di posta che rispecchia il server

La maggior parte delle app di posta sono specchi. Mostrano ciò che c'è sul server e tengono una cache locale per velocità. Quando il server elimina un messaggio, lo specchio lo elimina anche lui alla sincronizzazione successiva. È giusto per tenere allineati telefono, portatile e webmail, e sbagliato per conservare la posta.

Una copia nel vault non risponde al server: una volta che un messaggio è nel vault, niente a monte può rimuoverlo. MailVault fa entrambi i lavori, un normale client di posta con un vault alle spalle, e ogni riga mostra se un messaggio è solo sul server, nel tuo vault o se è la tua unica copia.

Un dettaglio conta. MailVault tiene anche una cache di lavoro, e per impostazione predefinita (la modalità di download Tieni i recenti) rimuove dal computer le copie in cache più vecchie di qualche mese, mentre il server conserva la sua copia. La posta in cache non è il vault; la posta archiviata e quella salvata nei backup non vengono mai rimosse da nessuna modalità di download. Per questo i passaggi qui sotto finiscono con un backup o un'archiviazione esplicita.

Come costruire il tuo vault della posta in 10 minuti

I dieci minuti sono per la configurazione. Il download di una casella grande continua poi in background, e quanto ci vuole dipende dalle dimensioni della casella e dalla tua connessione. I sei passaggi qui sotto usano solo l'app gratuita.

1. Installa MailVault. Scarica l'app gratuita per macOS, Windows o Linux dalla pagina per iniziare. Non c'è alcun account MailVault da creare.
2. Scegli dove si trova il vault. Al primo avvio ti viene chiesto dove conservare la posta. L'impostazione predefinita è la cartella dell'app. Puoi scegliere invece un'altra cartella o un disco esterno, e cambiarla in seguito in Impostazioni → Backup e ripristino → Impostazioni backup. MailVault copia tutto nella nuova posizione, controlla che ogni file sia arrivato e solo allora rimuove gli originali. (Lo spostamento del vault non è disponibile nell'edizione del Mac App Store.)
3. Aggiungi il tuo account. Accedi a Gmail, Microsoft 365 o Outlook.com sulla pagina del provider, oppure inserisci i dati IMAP per qualsiasi altro provider. La tua password o il token di accesso vengono conservati nell'archivio credenziali del sistema, come il Portachiavi su macOS.
4. Decidi cosa entra nel vault. In Impostazioni → Backup e ripristino, "Cosa salvare" parte da Solo le email archiviate. Per includere la posta che è ancora solo sul server, scegli Tutte le email (scarica dal server). Può occupare molto spazio su disco, quindi controlla di averne. Se vuoi conservare solo una parte della posta, salta questo passaggio e archivia a mano: seleziona i messaggi e scegli Archivia, che li copia nel tuo vault e li lascia anche sul server.
5. Premi "Esegui ora il backup di tutti gli account". I backup manuali sono gratuiti e illimitati. Parte una barra di avanzamento, e la scheda del backup ti dice quando ogni copia è nel tuo vault. Le esecuzioni successive sono incrementali e scaricano solo la posta nuova.
6. Controlla. Passa l'elenco delle cartelle alla scheda Cassaforte. Quello che vedi lì è sul tuo disco. L'intestazione mostra quanta parte della cartella è nel tuo vault. La scheda dell'account nelle Impostazioni elenca anche i messaggi recenti che MailVault ha mostrato o messo in cache ma che non sono ancora nel vault, con un pulsante Salvale ora; copre i mesi conservati dalla tua modalità di download, non la posta più vecchia ancora sul server.

Due passaggi facoltativi rendono il vault più robusto. Primo, aggiungi una seconda copia su un disco esterno o un NAS in Impostazioni → Backup e ripristino (nell'edizione del Mac App Store le cartelle di backup esterne sono un acquisto separato). MailVault vi scrive gli stessi file .eml, l'app non la legge mai nell'uso quotidiano, e la posta eliminata sul server ci resta. Senza di essa, tutto si trova in una cartella su un solo computer, e perdere quel computer significa perdere il vault. Secondo, una volta che il vault contiene la tua posta vecchia, puoi rimuoverla dal server per liberare spazio. Eliminare dal server da solo è gratuito. Archivia ed elimina, che copia ogni messaggio nel vault e lo controlla prima di rimuovere la copia sul server, è una funzione Premium.

Custodia: cosa succede alla tua posta se il provider chiude l'account

La tua posta in arrivo vive su un'infrastruttura gestita da qualcun altro, con termini che può cambiare. Gli account vengono bloccati quando si perde un numero di telefono o un'app di autenticazione. I datori di lavoro chiudono le caselle il giorno in cui qualcuno se ne va. I provider eliminano gli account inattivi: Google, per esempio, dice che può eliminare un Account Google inattivo da due anni, insieme ai suoi contenuti (le norme di Google sugli account inattivi). Il nostro articolo sul perché il tuo provider email non è un backup esamina questi casi più nel dettaglio.

Quando l'account sparisce, ecco cosa ti dà e cosa non ti dà un vault locale:

• Conserva ciò che era stato salvato prima. Ogni messaggio già nel vault resta sul tuo disco come file. Per aprirlo non servono il vecchio login, un reset della password o il permesso del provider.
• Non continua a ricevere. La posta inviata all'indirizzo chiuso dopo quel momento non arriva da nessuna parte che tu possa vedere. Un vault conserva il passato, non l'indirizzo.
• È sicuro solo quanto il disco. Una copia su un solo portatile resta una copia. Tieni la seconda copia su un disco esterno, e tratta quel disco come qualsiasi altro backup.
• Resta leggibile senza MailVault. I file sono .eml standard, e puoi anche esportare il vault come ZIP con un manifest che associa la posta agli account tramite l'indirizzo, così può essere reimportato su un altro computer.

Se sai che un account sta per chiudere, costruisci prima il vault e controllalo nella scheda Cassaforte prima di perdere l'accesso. Se sei su un Mac e stai ancora confrontando strumenti, archiviazione della posta su Mac tratta la scelta più in generale.

Domande frequenti

Un vault della posta è la stessa cosa di un backup?

Quasi, ma non del tutto. Un backup è una copia da cui ripristini quando qualcosa si rompe. Un vault è una copia che usi anche: la leggi e ci cerchi ogni giorno, e conserva i messaggi dopo che il server li ha eliminati. MailVault può anche scrivere una seconda copia su un disco esterno, che è il backup del tuo vault.

Un vault della posta è la stessa cosa della posta cifrata o sicura?

No. I servizi email sicuri proteggono la posta dalla lettura altrui mentre si trova sui loro server. Un vault della posta locale riguarda chi detiene la copia. MailVault conserva la tua posta come semplici file .eml in modo che altre app possano leggerli, il che significa anche che chiunque possa aprire la cartella può leggerli. Attiva la cifratura del disco del sistema (FileVault su Mac, BitLocker su Windows) se il computer potrebbe essere perso o rubato.

Posso aprire il mio vault senza MailVault?

Sì. Ogni messaggio è un file .eml standard in cartelle in stile Maildir. Apple Mail, Thunderbird e altre app di posta possono aprirli, e un editor di testo può leggerli. Puoi anche esportare il vault come ZIP di file .eml.

Cosa succede al mio vault se smetto di pagare Premium?

Non viene eliminato nulla. Lettura, ricerca, archiviazione e backup manuali sono gratuiti, e un abbonamento Premium scaduto non rimuove mai la posta dal tuo computer. Perdi gli extra Premium, come i backup programmati e Archivia ed elimina.

Cosa fare adesso

Il modo più rapido per giudicare un vault locale è costruirne uno con un solo account e guardare la scheda Cassaforte. La pagina della funzione vault locale ha i dettagli sulla struttura dei file e sullo spostamento del vault su un altro disco, e la pagina dei prezzi elenca cosa aggiunge Premium. Una volta che la tua posta è nel vault, Statistiche di MailVault può mostrarti chi la riempie.