Qu'est-ce qu'un coffre e-mail ? Trois sens, et comment constituer le vôtre

Un coffre e-mail est un endroit protégé où le courrier est gardé pour être retrouvé plus tard. Le terme recouvre trois choses différentes : une archive locale de votre courrier, qui vous appartient et que vous gardez sur votre propre ordinateur ; une boîte hébergée qu'un service de messagerie sécurisé chiffre sur ses serveurs ; et une archive de conformité qu'une entreprise gère pour conserver le courrier de son personnel pour des raisons légales. Cette page explique chacune, puis montre comment constituer vous-même la première. Si vous savez déjà que vous voulez un coffre local et que vous choisissez un logiciel, la comparaison entre un client e-mail et un coffre e-mail est un meilleur point de départ.

Les trois choses que l'on entend par « coffre e-mail »

Une recherche sur email vault ou mail vault renvoie des outils très différents, car beaucoup de produits utilisent ce mot. Voici chaque sens en bref, sans référence à un produit en particulier.

1. Une archive locale qui vous appartient

Une copie de votre boîte aux lettres stockée sur un ordinateur ou un disque que vous contrôlez, dans un format que d'autres programmes savent lire. Elle ne dépend ni des serveurs de votre fournisseur, ni de votre identifiant, ni de votre abonnement. Quand un message est supprimé sur le serveur, ou que le compte entier disparaît, la copie reste. C'est le sens que la plupart des particuliers ont en tête quand ils veulent « garder » leurs e-mails.

2. Une boîte hébergée et chiffrée

Certains services de messagerie sécurisée décrivent leur stockage comme un coffre. Votre courrier vit sur leurs serveurs, chiffré, et vous y accédez par leur app ou leur site. Le but est la confidentialité : empêcher que d'autres lisent vos messages. Cela reste un compte hébergé ; les questions de détention abordées plus bas sur cette page s'y appliquent donc aussi. Si le compte est fermé ou que vous perdez l'accès, le courrier sur ce serveur devient hors d'atteinte.

3. Une archive de conformité

Beaucoup d'organisations doivent conserver le courrier professionnel pendant une durée fixe et le produire lors d'audits, de litiges ou de conservations légales. Une archive de conformité capture une copie de chaque message envoyé ou reçu, la stocke de façon que les utilisateurs ne puissent pas la retirer discrètement, et permet aux administrateurs de chercher dans le courrier de tout le monde. Elle est gérée par l'employeur ou le service informatique. La personne à qui appartient la boîte ne peut généralement pas emporter cette copie en partant.

Ce qu'est MailVault

MailVault relève de la première catégorie. C'est une app de messagerie de bureau pour macOS, Windows et Linux, qui garde une copie de votre courrier dans un coffre sur votre ordinateur. Chaque message est un simple fichier .eml dans des dossiers de type Maildir, qu'Apple Mail, Thunderbird ou un éditeur de texte peuvent ouvrir sans MailVault. Vous vous connectez auprès de votre fournisseur de messagerie, jamais auprès de MailVault : Gmail et Microsoft 365 par leurs propres pages de connexion, Outlook.com via Microsoft Graph, et tout autre fournisseur via IMAP. Votre ordinateur communique directement avec votre serveur de messagerie, et les serveurs de MailVault ne voient jamais vos messages. Le code source est en ligne sur GitHub.

Ce n'est ni un service hébergé ni une archive de conformité. Aucun serveur MailVault ne détient votre courrier, et il n'a ni console d'administration ni fonctions de conservation légale. C'est vous qui décidez de ce qui entre dans le coffre et de ce qui en sort.

Un coffre n'est pas un client e-mail qui reflète le serveur

La plupart des apps de messagerie sont des miroirs. Elles montrent ce qui est sur le serveur et gardent un cache local pour la rapidité. Quand le serveur supprime un message, le miroir le supprime aussi à la synchronisation suivante. C'est ce qu'il faut pour garder un téléphone, un portable et le webmail d'accord, et ce qu'il ne faut pas pour garder du courrier.

Une copie dans le coffre ne dépend pas du serveur : une fois un message dans le coffre, rien en amont ne le retire. MailVault fait les deux, un client e-mail normal avec un coffre derrière, et chaque ligne indique si un message est uniquement sur le serveur, dans votre coffre, ou votre unique copie.

Un détail compte. MailVault garde aussi un cache de travail, et par défaut (le mode de téléchargement Garder le récent), il retire de votre ordinateur les copies en cache de plus de quelques mois tandis que le serveur garde sa copie. Le courrier en cache n'est pas le coffre ; le courrier archivé et sauvegardé n'est jamais retiré, quel que soit le mode de téléchargement. C'est pourquoi les étapes ci-dessous se terminent par une sauvegarde ou un archivage explicite.

Comment constituer votre propre coffre e-mail en 10 minutes

Dix minutes, c'est la configuration. Le téléchargement d'une grosse boîte se poursuit ensuite en arrière-plan, et sa durée dépend de la taille de la boîte et de votre connexion. Les six étapes ci-dessous n'utilisent que l'app gratuite.

1. Installez MailVault. Téléchargez l'app gratuite pour macOS, Windows ou Linux depuis la page de démarrage. Il n'y a pas de compte MailVault à créer.
2. Choisissez l'emplacement du coffre. Au premier lancement, l'app vous demande où stocker votre courrier. Par défaut, c'est le dossier propre à l'app. Vous pouvez choisir un autre dossier ou un disque externe à la place, et le changer plus tard dans Paramètres → Sauvegarde et restauration → Paramètres de sauvegarde. MailVault copie tout au nouvel emplacement, vérifie que chaque fichier est arrivé, et seulement ensuite retire les originaux. (Le déplacement du coffre n'est pas disponible dans l'édition Mac App Store.)
3. Ajoutez votre compte. Connectez-vous à Gmail, Microsoft 365 ou Outlook.com sur la page du fournisseur lui-même, ou saisissez les informations IMAP pour tout autre fournisseur. Votre mot de passe ou jeton de connexion est conservé dans le magasin d'identifiants de votre système, comme le Trousseau sur macOS.
4. Décidez de ce qui entre dans le coffre. Dans Paramètres → Sauvegarde et restauration, « Que sauvegarder » démarre sur E-mails archivés uniquement. Pour récupérer le courrier qui n'est encore que sur le serveur, choisissez Tous les e-mails (télécharger depuis le serveur). Cela peut occuper beaucoup d'espace disque ; vérifiez donc que vous avez de la place. Si vous ne voulez garder qu'une partie du courrier, sautez cette étape et archivez à la main : sélectionnez des messages et choisissez Archiver, qui les copie dans votre coffre tout en les laissant sur le serveur.
5. Appuyez sur « Sauvegarder tous les comptes maintenant ». Les sauvegardes manuelles sont gratuites et illimitées. Une barre de progression avance, et la carte de sauvegarde vous indique quand chaque copie est dans votre coffre. Les passages suivants sont incrémentiels et ne téléchargent que le nouveau courrier.
6. Vérifiez. Faites passer la liste des dossiers sur l'onglet Coffre. Ce que vous y voyez est sur votre disque. L'en-tête indique quelle part du dossier se trouve dans votre coffre. La carte du compte dans les Paramètres liste aussi les messages récents que MailVault a affichés ou mis en cache mais qui ne sont pas encore dans le coffre, avec un bouton Les enregistrer maintenant ; elle couvre les mois que garde votre mode de téléchargement, pas l'ancien courrier encore sur le serveur.

Deux étapes facultatives rendent le coffre plus solide. D'abord, ajoutez une deuxième copie sur un disque externe ou un NAS dans Paramètres → Sauvegarde et restauration (dans l'édition Mac App Store, les dossiers de sauvegarde externes sont un achat séparé). MailVault y écrit les mêmes fichiers .eml, l'app ne la lit jamais au quotidien, et le courrier supprimé sur le serveur y reste. Sans elle, tout vit dans un seul dossier sur un seul ordinateur, et perdre cet ordinateur, c'est perdre le coffre. Ensuite, une fois que le coffre contient votre ancien courrier, vous pouvez le retirer du serveur pour libérer de l'espace. Supprimer du serveur seul est gratuit. Archiver et supprimer, qui copie chaque message dans le coffre et le vérifie avant de retirer la copie du serveur, est une fonctionnalité Premium.

Détention : ce qu'il advient de votre courrier si le fournisseur ferme le compte

Votre boîte de réception vit sur une infrastructure gérée par quelqu'un d'autre, selon des conditions qu'il peut modifier. Des comptes sont bloqués quand un numéro de téléphone ou une app d'authentification est perdu. Les employeurs ferment les boîtes le jour où quelqu'un part. Les fournisseurs suppriment les comptes inactifs : Google, par exemple, indique qu'il peut supprimer un compte Google inactif depuis deux ans, avec son contenu (règles de Google sur les comptes inactifs). Notre article expliquant pourquoi votre fournisseur d'e-mail n'est pas une sauvegarde passe ces cas en revue plus en détail.

Quand le compte disparaît, voici ce qu'un coffre local vous apporte, et ce qu'il ne vous apporte pas :

• Il garde ce qui a été enregistré avant. Chaque message déjà dans le coffre reste sur votre disque sous forme de fichier. Il n'a besoin ni de l'ancien identifiant, ni d'une réinitialisation de mot de passe, ni de l'autorisation du fournisseur pour s'ouvrir.
• Il ne continue pas à recevoir. Le courrier envoyé à l'adresse fermée après ce moment n'arrive jamais nulle part où vous pouvez le voir. Un coffre préserve le passé, pas l'adresse.
• Il n'est pas plus sûr que le disque. Une copie sur un seul portable reste une seule copie. Gardez la deuxième copie sur un disque externe, et traitez ce disque comme n'importe quelle autre sauvegarde.
• Il reste lisible sans MailVault. Les fichiers sont des .eml standard, et vous pouvez aussi exporter le coffre en ZIP avec un manifeste qui associe le courrier aux comptes par adresse, pour le réimporter sur un autre ordinateur.

Si vous savez qu'un compte va bientôt fermer, constituez d'abord le coffre et vérifiez-le dans l'onglet Coffre avant de perdre l'accès. Si vous êtes sur Mac et comparez encore des outils, l'archivage des e-mails sur Mac couvre le choix plus large.

Questions fréquentes

Un coffre e-mail est-il la même chose qu'une sauvegarde ?

Presque, mais pas tout à fait. Une sauvegarde est une copie à partir de laquelle on restaure quand quelque chose casse. Un coffre est une copie que vous utilisez aussi : vous y lisez et cherchez chaque jour, et il garde les messages après que le serveur les a supprimés. MailVault peut aussi écrire une deuxième copie sur un disque externe, qui est la sauvegarde de votre coffre.

Un coffre e-mail est-il la même chose qu'une messagerie chiffrée ou sécurisée ?

Non. Les services de messagerie sécurisée empêchent que d'autres lisent le courrier stocké sur leurs serveurs. Un coffre e-mail local, c'est une question de qui détient la copie. MailVault garde votre courrier en simples fichiers .eml que d'autres apps savent lire, ce qui veut aussi dire que quiconque peut ouvrir le dossier peut les lire. Activez le chiffrement de disque de votre système (FileVault sur Mac, BitLocker sous Windows) si l'ordinateur risque d'être perdu ou volé.

Puis-je ouvrir mon coffre sans MailVault ?

Oui. Chaque message est un fichier .eml standard dans des dossiers de type Maildir. Apple Mail, Thunderbird et d'autres apps de messagerie savent les ouvrir, et un éditeur de texte peut les lire. Vous pouvez aussi exporter le coffre en ZIP de fichiers .eml.

Qu'arrive-t-il à mon coffre si j'arrête de payer Premium ?

Rien n'est supprimé. La lecture, la recherche, l'archivage et les sauvegardes manuelles sont gratuits, et un abonnement Premium expiré ne retire jamais de courrier de votre ordinateur. Vous perdez les extras Premium, comme les sauvegardes programmées et Archiver et supprimer.

Et ensuite

Le moyen le plus rapide de juger un coffre local est d'en constituer un avec un seul compte et de regarder l'onglet Coffre. La page de la fonctionnalité coffre local détaille l'organisation des fichiers et le déplacement du coffre vers un autre disque, et les tarifs listent ce qu'ajoute Premium. Une fois votre courrier dans le coffre, Statistiques de MailVault peut vous montrer qui le remplit.