Como arquivar seus e-mails num Mac e guardá-los de vez

Arquivar e-mails no Mac significa salvar uma cópia completa dos seus e-mails como arquivos no seu próprio disco, num formato aberto, para que continuem legíveis depois que o provedor os apagar, a conta for encerrada ou o app que você usava sumir. Este guia explica o que o arquivamento é e o que não é, as opções que o macOS oferece, qual formato de arquivo guardar e como montar e conferir um arquivo de uma conta Gmail, Outlook.com, iCloud ou IMAP. Se você já sabe tudo isso e só quer escolher uma ferramenta, leia a nossa lista dos melhores arquivadores de e-mail para Mac.

Arquivo, backup e sincronização não são a mesma coisa

O botão Arquivar do seu app de e-mail é uma mudança de lugar, não uma cópia. O guia do Mail da Apple diz que arquivar move a mensagem para uma caixa Arquivo criada para aquela conta de e-mail. A ajuda do Gmail diz que uma mensagem arquivada ainda pode ser encontrada em Todos os e-mails. A ajuda do Outlook da Microsoft diz que o botão Arquivar não reduz o tamanho da sua caixa postal. Nos três casos, os e-mails ficam com o provedor.

A sincronização espelha o servidor, então uma mensagem excluída no celular também some do Mac. Um backup é uma cópia guardada em outro lugar para você poder restaurá-la. Um arquivo, no sentido usado nesta página, é um backup que você guarda por anos e ainda consegue ler: completo, pesquisável e sem depender de um único app.

Suas opções num Mac

• O Exportar Caixa de Correio do Apple Mail. Selecione uma ou mais caixas de correio, escolha Caixa de Correio > Exportar Caixa de Correio e escolha uma pasta. A Apple diz que a exportação fica no formato mbox e que o Mail não sobrescreve uma exportação anterior, mas cria um novo arquivo .mbox ao lado dela. Arquivo > Importar Caixas de Correio a traz de volta. É grátis e nativo, mas é um retrato do momento que você repete à mão.
• Thunderbird. Gratuito e de código aberto, com download para macOS. A Mozilla diz que o Thunderbird guarda os e-mails como um arquivo mbox por pasta por padrão, com um armazenamento opcional de um arquivo por mensagem (Maildir) que a Mozilla ainda trata como experimental. O complemento ImportExportTools NG exporta mensagens como EML, PDF e outros formatos, e pastas como mbox.
• Ferramentas de backup de linha de comando. O Got Your Back (GYB) é uma ferramenta de código aberto que faz backup de contas Gmail e Google Workspace numa pasta local pela API do Gmail, e pode restaurá-las. Serve para quem se sente à vontade no Terminal e cobre só contas Google.
• Arquivadores dedicados. Mail Archiver X, MailSteward e EagleFiler são apps pagos para Mac que reúnem e-mails num arquivo ou biblioteca pesquisável, cada um guardado do seu jeito. A nossa página do melhor arquivador de e-mail para Mac os compara por caso de uso.
• MailVault. Um app de e-mail gratuito para macOS, Windows e Linux que mantém uma cópia dos seus e-mails no seu computador como arquivos .eml simples em pastas no estilo Maildir, faz login no Gmail, Microsoft 365, Outlook.com e em qualquer conta IMAP, e não tem conta nem servidor do MailVault no caminho dos seus e-mails. O restante deste guia o usa no passo a passo.

Em qual formato guardar seus e-mails

O formato importa mais do que a ferramenta, porque o arquivo deve durar mais do que a ferramenta.

• Arquivos .eml. Uma mensagem por arquivo, no formato de mensagem da internet (RFC 5322): cabeçalhos, corpo e anexos juntos. Muitos apps de e-mail os abrem diretamente, e um arquivo danificado afeta uma só mensagem. O Maildir é a estrutura de pastas que os organiza.
• mbox. Um arquivo por pasta, com as mensagens uma depois da outra. É o formato de importação mais aceito, e é por isso que o Apple Mail o exporta. Normalmente você precisa importá-lo num app antes de poder navegar por ele, e um arquivo danificado afeta uma pasta inteira.
• O banco de dados próprio de um app. Arquivadores dedicados muitas vezes usam um, e ele pode deixar a busca rápida. A desvantagem é que ler o arquivo depende desse app. Antes de se comprometer, confira se ele consegue exportar tudo para mbox ou .eml.

Uma regra prática: mantenha pelo menos uma cópia do seu arquivo em .eml ou mbox, seja o que for que você use além disso. Para saber mais sobre o que conferir antes de confiar numa ferramenta, veja o nosso checklist de ferramentas de backup IMAP.

Passo a passo: arquive Gmail, Outlook.com, iCloud ou IMAP no seu Mac com o MailVault

O MailVault roda no macOS 11 Big Sur ou posterior, em Apple Silicon e Intel. Todas as etapas são grátis, salvo as marcadas como Premium.

1. Instale o MailVault pela página de download.
2. Adicione sua conta. Gmail e Microsoft 365 fazem login na página do próprio Google ou da Microsoft. Contas pessoais do Outlook.com, Hotmail e Live.com se conectam pelo Microsoft Graph, então não há configurações IMAP para preencher. O iCloud Mail e outros provedores usam IMAP. No iCloud, o MailVault entra com uma senha específica de app que você cria na sua Conta Apple; o nosso guia de exportação do iCloud Mail mostra o passo a passo. Sua senha fica guardada no chaveiro do sistema, não no MailVault.
3. Diga ao MailVault para fazer backup de tudo. Abra Configurações > Backup e restauração > Configurações de backup. Em O que fazer backup, o padrão é Somente e-mails arquivados (salvos localmente). Mude para Todos os e-mails (baixar do servidor) para incluir os e-mails que ainda estão só no servidor. É aqui também que você pode escolher uma segunda cópia num disco externo ou NAS.

4. Rode o backup. Abra a aba Agendamento de backup e clique em Fazer backup de todas as contas agora, ou em Fazer backup agora no cartão de uma conta. Ele cobre todas as pastas da conta. Backups manuais são grátis e sem cota da nossa parte; o espaço usado é o do seu próprio disco.

5. Dê tempo a uma caixa postal grande. O Google limita os downloads por IMAP a 2.500 MB por dia por conta, e passar disso suspende o acesso, normalmente por uma hora e por até 24. Isso vale para qualquer ferramenta IMAP. O MailVault para de forma limpa no limite, e a próxima execução continua de onde parou. Uma conta Gmail grande pode levar vários dias.
6. Ou arquive só uma parte. Para guardar só alguns e-mails, selecione mensagens (ou um ano, ou uma pasta inteira) e escolha Arquivar. Isso as copia para o seu cofre e não mexe na cópia do servidor. É grátis.

Uma configuração que vale conhecer: Configurações > Armazenamento > Modo de download decide quantos e-mails comuns em cache ficam no Mac. O padrão, Manter recentes, guarda os últimos meses. Ele nunca remove backups nem e-mails arquivados, então não encolhe o seu arquivo.

Como conferir se o arquivo está completo

Confira a cópia antes de excluir qualquer coisa no servidor.

• Leia os ícones das linhas. Cada mensagem mostra se está só no servidor, no seu cofre, se é sua única cópia ou se também está no seu disco de backup. A chave Cofre acima da lista de pastas mostra só o que está salvo no seu Mac.
• Fique offline. Desligue o Wi-Fi, abra algumas mensagens antigas com anexos e faça uma busca. Tudo o que abrir agora está no seu disco.
• Abra os arquivos em outro lugar. Configurações > Backup e restauração > Configurações de backup > Abrir pasta mostra o cofre no Finder. Abra alguns arquivos .eml no Apple Mail. Se eles aparecerem corretamente ali, o arquivo não depende do MailVault.
• Compare as contagens (Premium). O monitoramento dos backups mostra as contagens do servidor, do app e do disco externo por pasta, para você ver quais pastas estão totalmente salvas.

Quando você estiver pronto para limpar o servidor, o Arquivar e excluir do MailVault (Premium) copia cada mensagem para o seu cofre, confere a cópia e só então exclui a cópia do servidor. Excluir do servidor por si só é grátis, mas aí a conferência fica por sua conta.

Como manter o arquivo em dia

• À mão, grátis. Rode Fazer backup de todas as contas agora quando quiser. Os backups são incrementais, então as execuções seguintes baixam só os e-mails novos desde a última. Veja backups manuais.
• Com agendamento, Premium. Os backups agendados rodam a cada hora, uma vez por dia, uma vez por semana ou nos horários que você escolher, e só enquanto o app está ocioso. O Premium custa $4 por mês ou $25 por ano no preço atual de acesso antecipado para os primeiros 100 assinantes (depois disso, o preço normal é $6 por mês ou $39 por ano).

De um jeito ou de outro, mantenha uma segunda cópia longe do Mac: o cofre é feito de arquivos comuns, então um disco externo ou um NAS podem guardar uma. Para entender melhor por que ter uma cópia local, leia como arquivar e-mails IMAP localmente.

Perguntas frequentes

O que fazer a seguir

Escolha a conta que você menos gostaria de perder, faça um primeiro arquivo esta semana e confira com as etapas acima. Para fazer isso com o MailVault, é um download gratuito, sem conta para criar.