Il tuo provider di posta non è un backup

Quasi tutti trattano la propria casella di posta come uno schedario. Quindici anni di ricevute, contratti, foto mandate dalla famiglia, la lettera di assunzione del lavoro che hai adesso — tutto lì dentro, in Gmail o Outlook o Yahoo, perché c'è sempre stato e non è mai andato storto niente. Quella serie di successi sembra la prova che il sistema è sicuro. Non lo è. Significa solo che il rischio non ti è ancora capitato.

Una casella di posta è un'infrastruttura per ricevere la posta. Non è mai stata pensata come archivio, e il fatto che per anni funzioni in silenzio anche da archivio non cambia quello che succede il giorno in cui smette.

I modi in cui va storta davvero

Niente di tutto questo richiede un evento raro e drammatico. Sono modalità di guasto ordinarie che i forum di assistenza di qualsiasi grande provider confermano succedere di continuo — stiamo descrivendo onestamente le categorie, non la storia di una persona in particolare.

Blocco dell'account. Perdi l'accesso al tuo numero di telefono o all'app di autenticazione, e l'autenticazione a due fattori — la cosa che protegge il tuo account — diventa la cosa che te ne chiude fuori. Le procedure di recupero esistono, ma sono costruite attorno al provare la propria identità a una macchina, e non sempre si risolvono in fretta o a tuo favore. Finché non si risolvono, ogni email che hai mai ricevuto è irraggiungibile.

Eliminazione accidentale. Un clic sbagliato, una passata un po' troppo aggressiva di "pulisci la posta in arrivo", un filtro automatico che manda qualcosa nel cestino invece che in un'etichetta. La maggior parte dei provider conserva la posta eliminata per un periodo limitato — di solito una trentina di giorni — prima di cancellarla del tutto. Se ti lasci sfuggire quella finestra è persa, per quanto tempo tu abbia avuto quell'account.

Cambiamenti nelle policy del provider. I piani di spazio si riducono, le funzioni finiscono dietro nuovi requisiti, gli account inattivi vengono recuperati. Google, per esempio, può eliminare un intero account consumer — Gmail, Drive, Photos, tutto quanto — dopo due anni di inattività, una policy annunciata nel 2023 (pagina di Google sulla gestione dello spazio). Della stretta più recente sullo spazio abbiamo parlato in dettaglio in un post precedente. Niente di tutto questo riguarda solo Google — ogni provider si riserva il diritto di cambiare le condizioni sotto cui vive il tuo archivio, e lo scopri dopo, non prima.

La spirale del blocco da 2FA. Questa merita una riga a parte perché si autoalimenta. L'email di recupero punta a un altro account a cui neanche riesci ad accedere. Il numero di telefono di recupero non è più attivo. I documenti d'identità che ti servirebbero per dimostrare che sei davvero tu richiedono settimane per essere esaminati, ammesso che dall'altra parte ci sia una persona. Ogni anello rotto nella catena del recupero rende più difficile sistemare il successivo e, per tutto questo tempo, la tua posta — e tutto ciò che ci passa attraverso, i reset delle password, i codici a due fattori di altri servizi — resta fuori portata.

Rischio aziendale e istituzionale. Lasci un lavoro e l'IT revoca il tuo account lo stesso giorno. Un'azienda chiude e il suo dominio scade, portandosi via tutte le caselle di posta che ci stavano sopra. Un account condiviso di famiglia o di gruppo cambia di mano. In ogni caso, quelle email non sono mai state davvero "tue" da conservare — vivevano su un'infrastruttura controllata da qualcun altro, e l'accesso è finito quando è finito il rapporto.

Che cosa significa un backup vero

La regola classica per salvare qualsiasi cosa importante è 3-2-1: tre copie dei tuoi dati, su due tipi di supporto diversi, con una copia fuori sede. Il 3-2-1 completo è esagerato per la posta della maggior parte delle persone, ma il principio che ci sta sotto è esattamente giusto: una copia che vive alle stesse condizioni dell'originale non è un backup, è un duplicato.

Per la posta basta una versione leggera di quella regola:

Copia uno: il server. La tua posta in arrivo attiva, ovunque sia. È quella che usi tutti i giorni ed è già coperta — non devi fare nulla perché questa copia esista.

Copia due: locale, su un dispositivo che controlli tu. Uno scaricamento completo di ogni cartella — Posta in arrivo, Posta inviata, Bozze, Archivio, etichette personalizzate — salvato sul tuo disco, indipendente dall'accesso, dalla password, dalla 2FA e dalle condizioni d'uso del provider. È la copia che sopravvive a un blocco dell'account, a un'eliminazione o a un cambio di policy, perché nessuno di questi eventi tocca una cartella che sta sul tuo computer.

Se vuoi spingerti oltre, una terza copia su un disco esterno o su uno spazio cloud diverso da quello che stai proteggendo completa il quadro. Ma è la copia due quella che cambia davvero il tuo profilo di rischio. Quasi tutti hanno zero copie di backup della propria posta. Arrivare a una è tutto il gioco.

Farlo a mano, con un client qualsiasi

Non ti serve un software speciale per avere una copia locale. Qualsiasi client di posta che supporti IMAP può farlo:

Aggiungi il tuo account a Thunderbird, Apple Mail o Outlook usando IMAP (non POP, che può lasciare la posta sul server in modo incoerente). Una volta collegato e sincronizzate tutte le cartelle, la maggior parte dei client tiene in cache su disco l'intero archivio dei messaggi — quello di Thunderbird, per esempio, è una semplice cartella di file dentro la sua directory di profilo. Da lì puoi copiare quella cartella su un disco esterno oppure archiviarla a mano, messaggio per messaggio, in file .eml, trascinandoli o usando un menu di esportazione.

Funziona. È anche lento, facile da fare a metà senza accorgersene (saltare Inviata o Bozze è l'errore classico) e una cosa che devi ricordarti di rifare, perché un backup fatto una volta due anni fa non è un backup di quello che c'è nella tua casella oggi.

Dove si inserisce MailVault

È proprio la lacuna che MailVault è nato per colmare. È un'app desktop gratuita per macOS, Windows e Linux che si collega al tuo account email IMAP o OAuth esistente e archivia ogni cartella come singoli file .eml sul tuo disco — lo stesso formato aperto e universale che qualsiasi client sa leggere, senza un database proprietario che vincoli il tuo archivio a una sola app. I backup manuali e illimitati sono gratuiti, senza condizioni; i tuoi dati locali non finiscono mai dietro un paywall.

Se vuoi che succeda automaticamente invece che "quando ti ricordi", i backup programmati che partono da soli sono una funzione premium da $4/mese o $25/anno — il piano annuale ha una prova di 14 giorni, così puoi vedere se ne vale la pena prima di pagare qualcosa.

Da leggere anche: come fare il backup della posta prima di chiudere un account, come conservare le email dopo averle eliminate dal server e che cosa guardare davvero in uno strumento di backup IMAP.