Come archiviare la posta su un Mac e conservarla per sempre

Archiviare la posta su Mac significa salvare una copia completa della tua posta come file sul tuo disco, in un formato aperto, così che resti leggibile dopo che il provider la elimina, l'account viene chiuso o l'app che usavi non c'è più. Questa guida spiega cos'è e cosa non è l'archiviazione, le opzioni che ti offre macOS, quale formato di file conservare e come creare e controllare un archivio di un account Gmail, Outlook.com, iCloud o IMAP. Se sai già tutto questo e vuoi solo scegliere uno strumento, leggi la nostra selezione dei migliori archiviatori di email per Mac.

Archivio, backup e sincronizzazione non sono la stessa cosa

Il pulsante Archivia della tua app di posta è uno spostamento, non una copia. La guida di Apple a Mail dice che l'archiviazione sposta il messaggio in una casella Archivio creata per quell'account email. L'aiuto di Gmail dice che un messaggio archiviato si trova ancora in Tutti i messaggi. L'aiuto di Outlook di Microsoft dice che il pulsante Archivia non riduce la dimensione della casella. In tutti e tre i casi la posta resta presso il provider.

La sincronizzazione rispecchia il server, quindi un messaggio eliminato sul telefono sparisce anche dal Mac. Un backup è una copia tenuta altrove per poterla ripristinare. Un archivio, nel senso usato in questa pagina, è un backup che tieni per anni e che puoi ancora leggere: completo, ricercabile e non legato a una sola app.

Le tue opzioni su un Mac

• Esporta casella di posta di Apple Mail. Seleziona una o più caselle, scegli Casella > Esporta casella di posta e indica una cartella. Apple dice che l'esportazione è in formato mbox e che Mail non sovrascrive un'esportazione precedente, ma crea un nuovo file .mbox accanto. Archivio > Importa caselle di posta la reimporta. È gratuito e integrato, ma è un'istantanea da ripetere a mano.
• Thunderbird. Gratuito e open source, con un download per macOS. Mozilla dice che Thunderbird conserva la posta come un file mbox per cartella per impostazione predefinita, con un archivio opzionale a un file per messaggio (Maildir) che Mozilla considera ancora sperimentale. Il componente aggiuntivo ImportExportTools NG esporta i messaggi in EML, PDF e altri formati, e le cartelle in mbox.
• Strumenti di backup a riga di comando. Got Your Back (GYB) è uno strumento open source che fa il backup degli account Gmail e Google Workspace in una cartella locale tramite l'API di Gmail, e può ripristinarli. È adatto a chi si trova a suo agio nel Terminale e copre solo gli account Google.
• Archiviatori dedicati. Mail Archiver X, MailSteward ed EagleFiler sono app a pagamento per Mac che raccolgono la posta in un archivio o in una libreria ricercabile, ciascuna conservata a modo suo. La nostra pagina sul miglior archiviatore di email per Mac li confronta per caso d'uso.
• MailVault. Un'app di posta gratuita per macOS, Windows e Linux che tiene una copia della tua posta sul computer come semplici file .eml in cartelle in stile Maildir, accede a Gmail, Microsoft 365, Outlook.com e qualsiasi account IMAP, e non mette alcun account o server MailVault sul percorso della tua posta. Il resto di questa guida la usa per la procedura passo per passo.

In che formato conservare la posta

Il formato conta più dello strumento, perché l'archivio dovrebbe sopravvivere allo strumento.

• File .eml. Un messaggio per file, nel formato dei messaggi internet (RFC 5322): intestazioni, corpo e allegati insieme. Molte app di posta li aprono direttamente, e un file danneggiato riguarda un solo messaggio. Maildir è la struttura di cartelle che li organizza.
• mbox. Un file per cartella con i messaggi uno dopo l'altro. È il formato di importazione più supportato, ed è per questo che Apple Mail lo usa per esportare. Di solito devi importarlo in un'app prima di poterlo sfogliare, e un file danneggiato coinvolge un'intera cartella.
• Il database di un'app. Gli archiviatori dedicati ne usano spesso uno, e può rendere veloce la ricerca. Il prezzo è che leggere l'archivio dipende da quell'app. Prima di impegnarti, controlla che possa esportare tutto in mbox o .eml.

Una regola pratica: tieni almeno una copia del tuo archivio in .eml o mbox, qualunque altra cosa usi. Per sapere cosa controllare prima di fidarti di uno strumento, vedi la nostra checklist per gli strumenti di backup IMAP.

Passo per passo: archiviare Gmail, Outlook.com, iCloud o IMAP sul Mac con MailVault

MailVault funziona su macOS 11 Big Sur o successivo, su Apple Silicon e Intel. Ogni passaggio è gratuito salvo dove indicato Premium.

1. Installa MailVault dalla pagina di download.
2. Aggiungi il tuo account. Gmail e Microsoft 365 accedono sulla pagina di Google o di Microsoft. Gli account personali Outlook.com, Hotmail e Live.com si collegano tramite Microsoft Graph, quindi non ci sono impostazioni IMAP da inserire. iCloud Mail e gli altri provider usano IMAP. Per iCloud, MailVault accede con una password specifica per l'app che crei nel tuo Account Apple; la nostra guida all'esportazione di iCloud Mail spiega come fare. La tua password è custodita dal portachiavi di sistema, non da MailVault.
3. Di' a MailVault di salvare tutto. Apri Impostazioni > Backup e ripristino > Impostazioni backup. In Cosa salvare, l'impostazione predefinita è Solo email archiviate (salvate in locale). Passa a Tutte le email (scarica dal server) così da includere anche la posta che è ancora solo sul server. Qui puoi anche scegliere una seconda copia su un disco esterno o un NAS.

4. Esegui il backup. Apri la scheda Pianificazione backup e premi Esegui ora il backup di tutti gli account, oppure Esegui il backup ora sulla scheda di un singolo account. Copre ogni cartella dell'account. I backup manuali sono gratuiti e senza limiti da parte nostra; lo spazio usato è quello del tuo disco.

5. Dai tempo a una casella grande. Google limita i download IMAP a 2.500 MB al giorno per account, e superarli sospende l'accesso di solito per un'ora e fino a 24. Vale per ogni strumento IMAP. MailVault si ferma in modo pulito al limite, e l'esecuzione successiva riprende da dove si era fermata. Un account Gmail grande può richiedere diversi giorni.
6. Oppure archiviane solo una parte. Per conservare solo una parte della posta, seleziona i messaggi (o un anno, o un'intera cartella) e scegli Archivia. Li copia nel tuo vault e lascia stare la copia sul server. È gratuito.

Un'impostazione da conoscere: Impostazioni > Archiviazione > Modalità di download decide quanta posta normale in cache resta sul Mac. L'impostazione predefinita, Tieni i recenti, conserva gli ultimi mesi. Non rimuove mai i backup né la posta archiviata, quindi non riduce il tuo archivio.

Come controllare che l'archivio sia completo

Controlla la copia prima di eliminare qualsiasi cosa sul server.

• Leggi le icone delle righe. Ogni messaggio mostra se è solo sul server, nel tuo vault, se è la tua unica copia o se è anche sul disco di backup. L'interruttore Cassaforte sopra l'elenco delle cartelle mostra solo ciò che è salvato sul tuo Mac.
• Vai offline. Spegni il Wi-Fi, poi apri qualche messaggio vecchio con allegati e fai una ricerca. Tutto ciò che si apre adesso è sul tuo disco.
• Apri i file altrove. Impostazioni > Backup e ripristino > Impostazioni backup > Apri cartella mostra il vault nel Finder. Apri qualche file .eml in Apple Mail. Se lì si leggono correttamente, l'archivio non dipende da MailVault.
• Confronta i conteggi (Premium). Il monitoraggio dei backup mostra i conteggi del server, dell'app e della copia esterna per ogni cartella, così vedi quali cartelle sono salvate per intero.

Quando sei pronto a svuotare il server, Archivia ed elimina di MailVault (Premium) copia ogni messaggio nel tuo vault, controlla la copia e solo allora elimina la copia sul server. Eliminare dal server da solo è gratuito, ma in quel caso il controllo spetta a te.

Come mantenere aggiornato l'archivio

• A mano, gratis. Esegui Esegui ora il backup di tutti gli account quando vuoi. I backup sono incrementali, quindi le esecuzioni successive scaricano solo la posta arrivata dopo l'ultima. Vedi backup manuali.
• Programmato, Premium. I backup programmati partono ogni ora, una volta al giorno, una volta alla settimana o agli orari che scegli, e solo quando l'app è inattiva. Premium costa $4 al mese o $25 all'anno al prezzo di accesso anticipato attuale per i primi 100 abbonati (dopo, il prezzo standard è $6 al mese o $39 all'anno).

In ogni caso, tieni una seconda copia lontano dal Mac: il vault è fatto di normali file, quindi un disco esterno o un NAS può ospitarne una. Per le ragioni più generali a favore di una copia locale, leggi come archiviare in locale le email IMAP.

Domande frequenti

Cosa fare adesso

Scegli l'account che ti dispiacerebbe di più perdere, crea un primo archivio questa settimana e controllalo con i passaggi qui sopra. Per farlo con MailVault basta un download gratuito, senza account da creare.