Cómo archivar tu correo en un Mac y conservarlo para siempre

Archivar el correo en un Mac significa guardar una copia completa de tu correo como archivos en tu propio disco, en un formato abierto, para que siga siendo legible cuando el proveedor lo borre, la cuenta se cierre o la app que usabas desaparezca. Esta guía explica qué es archivar y qué no, las opciones que te da macOS, qué formato de archivo conservar y cómo crear y comprobar un archivo de una cuenta de Gmail, Outlook.com, iCloud o IMAP. Si ya sabes todo eso y solo quieres elegir una herramienta, lee nuestra selección de los mejores archivadores de correo para Mac.

Archivar, hacer copia de seguridad y sincronizar no son lo mismo

El botón Archivar de tu app de correo es un traslado, no una copia. La guía de Mail de Apple dice que archivar mueve el mensaje a un buzón Archivo creado para esa cuenta de correo. La ayuda de Gmail dice que un mensaje archivado se sigue encontrando en Todos. La ayuda de Outlook de Microsoft dice que el botón Archivar no reduce el tamaño de tu buzón. En los tres casos, el correo se queda en el proveedor.

La sincronización refleja el servidor, así que un mensaje que eliminas en el móvil también desaparece de tu Mac. Una copia de seguridad es una copia guardada en otro sitio para poder restaurarla. Un archivo, en el sentido que usa esta página, es una copia de seguridad que guardas durante años y que sigues pudiendo leer: completa, con búsqueda y no atada a una sola app.

Tus opciones en un Mac

• Exportar buzón de Apple Mail. Selecciona uno o varios buzones, elige Buzón > Exportar buzón y escoge una carpeta. Apple dice que la exportación está en formato mbox, y que Mail no sobrescribe una exportación anterior, sino que crea un archivo .mbox nuevo a su lado. Archivo > Importar buzones la recupera. Es gratis e integrado, pero es una instantánea que repites a mano.
• Thunderbird. Gratuito y de código abierto, con descarga para macOS. Mozilla dice que Thunderbird guarda el correo como un archivo mbox por carpeta de forma predeterminada, con un almacenamiento opcional de un archivo por mensaje (Maildir) que Mozilla todavía considera experimental. El complemento ImportExportTools NG exporta mensajes como EML, PDF y otros formatos, y carpetas como mbox.
• Herramientas de copia de línea de comandos. Got Your Back (GYB) es una herramienta de código abierto que hace copia de las cuentas de Gmail y Google Workspace en una carpeta local mediante la API de Gmail, y puede restaurarlas. Va bien a quien se maneja con soltura en el Terminal y solo cubre cuentas de Google.
• Archivadores dedicados. Mail Archiver X, MailSteward y EagleFiler son apps de pago para Mac que reúnen el correo en un archivo o una biblioteca con búsqueda, cada una guardada a su manera. Nuestra página sobre el mejor archivador de correo para Mac las compara por caso de uso.
• MailVault. Una app de correo gratuita para macOS, Windows y Linux que guarda una copia de tu correo en tu ordenador como archivos .eml normales en carpetas al estilo Maildir, inicia sesión en Gmail, Microsoft 365, Outlook.com y cualquier cuenta IMAP, y no pone ninguna cuenta ni servidor de MailVault en el camino de tu correo. El resto de esta guía la usa para el paso a paso.

En qué formato guardar tu correo

El formato importa más que la herramienta, porque el archivo debería durar más que la herramienta.

• Archivos .eml. Un mensaje por archivo, en el formato de mensajes de internet (RFC 5322): cabeceras, cuerpo y adjuntos juntos. Muchas apps de correo los abren directamente, y un archivo dañado afecta a un solo mensaje. Maildir es la estructura de carpetas que los organiza.
• mbox. Un archivo por carpeta con los mensajes uno detrás de otro. Es el formato de importación más compatible, y por eso Apple Mail exporta en él. Normalmente tienes que importarlo en una app antes de poder recorrerlo, y un archivo dañado afecta a toda una carpeta.
• La base de datos propia de una app. Los archivadores dedicados suelen usar una, y puede hacer que la búsqueda sea rápida. La contrapartida es que leer el archivo depende de esa app. Antes de comprometerte, comprueba que puede exportarlo todo a mbox o .eml.

Una regla práctica: guarda al menos una copia de tu archivo en .eml o mbox, uses lo que uses además. Para saber qué comprobar antes de fiarte de una herramienta, consulta nuestra lista de comprobación de herramientas de copia IMAP.

Paso a paso: archiva Gmail, Outlook.com, iCloud o IMAP en tu Mac con MailVault

MailVault funciona en macOS 11 Big Sur o posterior, en Apple Silicon e Intel. Todos los pasos son gratis salvo los marcados como Premium.

1. Instala MailVault desde la página de descarga.
2. Añade tu cuenta. Gmail y Microsoft 365 inician sesión en la propia página de Google o de Microsoft. Las cuentas personales de Outlook.com, Hotmail y Live.com se conectan mediante Microsoft Graph, así que no hay ajustes IMAP que introducir. iCloud Mail y otros proveedores usan IMAP. Para iCloud, MailVault inicia sesión con una contraseña específica para apps que creas en tu cuenta de Apple; nuestra guía para exportar iCloud Mail explica cómo. Tu contraseña la guarda el llavero del sistema, no MailVault.
3. Dile a MailVault que lo copie todo. Abre Ajustes > Copia y restauración > Ajustes de copia. En Qué copiar, la opción predeterminada es Solo correos archivados (guardados en local). Cámbiala a Todos los correos (descargar del servidor) para incluir el correo que todavía solo está en el servidor. Aquí también puedes elegir una segunda copia en un disco externo o un NAS.

4. Ejecuta la copia. Abre la pestaña Programación de copias y pulsa Copiar todas las cuentas ahora, o Copiar ahora en la tarjeta de una cuenta. Abarca todas las carpetas de la cuenta. Las copias manuales son gratis y no tienen cupo por nuestra parte; el espacio que ocupan es de tu propio disco.

5. Dale tiempo a un buzón grande. Google limita las descargas IMAP a 2500 MB al día por cuenta, y si lo superas suspende el acceso normalmente una hora y hasta 24. Eso se aplica a cualquier herramienta IMAP. MailVault se detiene limpiamente al llegar al límite, y la siguiente ejecución sigue donde se quedó. Una cuenta de Gmail grande puede tardar varios días.
6. O archiva solo una parte. Para conservar solo parte del correo, selecciona mensajes (o un año, o una carpeta entera) y elige Archivar. Eso los copia en tu bóveda y deja la copia del servidor como está. Es gratis.

Un ajuste que conviene conocer: Ajustes > Almacenamiento > Modo de descarga decide cuánto correo normal en caché se queda en el Mac. La opción predeterminada, Guardar recientes, conserva los últimos meses. Nunca quita las copias ni el correo archivado, así que no reduce tu archivo.

Cómo comprobar que el archivo está completo

Comprueba la copia antes de eliminar nada en el servidor.

• Lee los iconos de las filas. Cada mensaje muestra si está solo en el servidor, en tu bóveda, si es tu única copia o si también está en tu disco de copia de seguridad. El selector Bóveda sobre la lista de carpetas muestra solo lo que está guardado en tu Mac.
• Desconéctate. Apaga el Wi-Fi, abre algunos mensajes antiguos con adjuntos y haz una búsqueda. Todo lo que se abre ahora está en tu disco.
• Abre los archivos en otro sitio. Ajustes > Copia y restauración > Ajustes de copia > Abrir carpeta muestra la bóveda en el Finder. Abre algunos archivos .eml en Apple Mail. Si ahí se leen bien, el archivo no depende de MailVault.
• Compara los recuentos (Premium). El estado de las copias muestra los recuentos del servidor, de la app y externos por carpeta, para que veas qué carpetas están guardadas por completo.

Cuando estés listo para vaciar el servidor, Archivar y eliminar de MailVault (Premium) copia cada mensaje en tu bóveda, comprueba la copia y solo entonces elimina la copia del servidor. Eliminar del servidor por sí solo es gratis, pero entonces la comprobación corre de tu cuenta.

Cómo mantener el archivo al día

• A mano, gratis. Ejecuta Copiar todas las cuentas ahora cuando quieras. Las copias son incrementales, así que las siguientes ejecuciones solo descargan el correo nuevo desde la anterior. Consulta copias manuales.
• Programadas, Premium. Las copias programadas se ejecutan cada hora, una vez al día, una vez a la semana o a las horas que elijas, y solo mientras la app está inactiva. Premium cuesta $4 al mes o $25 al año con el precio actual de acceso anticipado para los 100 primeros suscriptores (después, el precio estándar es de $6 al mes o $39 al año).

En cualquier caso, guarda una segunda copia fuera del Mac: la bóveda son archivos normales, así que un disco externo o un NAS puede guardar una. Para ver en general por qué tener una copia local, lee cómo archivar correos IMAP en local.

Preguntas frecuentes

Qué hacer a continuación

Elige la cuenta que menos te gustaría perder, haz un primer archivo esta semana y compruébalo con los pasos de arriba. Para hacerlo con MailVault, es una descarga gratuita sin cuenta que crear.