メールプロバイダーはバックアップではありません
多くの人は、受信トレイを書類棚のように扱っています。15年分の領収書、契約書、家族から送られてきた写真、今の仕事の内定通知 — そのすべてが、GmailやOutlookやYahooにただ置かれています。ずっとそこにあり、これまで何も起きなかったからです。その実績は、この仕組みが安全だという証拠のように感じられます。しかし違います。単に、リスクがまだ自分の上に落ちてきていないだけです。
受信トレイは、メールを受け取るための仕組みです。アーカイブとして設計されたことは一度もありませんし、何年も静かにその役を果たしてきたからといって、それが止まった日に起きることは変わりません。
実際にうまくいかなくなる経路
どれも、めったに起きない劇的な出来事ではありません。大手プロバイダーのサポートフォーラムを見れば日常的に起きていると分かる、ありふれた障害のかたちです — 誰か個人の物語ではなく、種類として正直に説明しています。
アカウントの締め出し。電話番号や認証アプリを使えなくなると、二要素認証が — アカウントを守っていたはずのものが — アカウントから締め出すものに変わります。復旧の手続きはありますが、機械に本人だと証明する形で組まれており、いつも速く、望むとおりに片づくとはかぎりません。片づくまでの間、これまで受け取ったすべてのメールに手が届きません。
誤って削除すること。クリックの誤り、行き過ぎた「受信トレイの片づけ」、ラベルではなくゴミ箱へ振り分けてしまう自動のフィルター。多くの提供元は、削除したメールを限られた期間 — たいてい30日ほど — 置いてから完全に消去します。その期間を逃せば、どれだけ長くそのアカウントを使っていようと、メールは消えます。
提供元の方針の変更。保存容量の区分が縮み、機能が新しい条件の向こうに移り、使われていないアカウントは回収されます。たとえばGoogleは、2年間使われていない個人のアカウントを — Gmail、Drive、Photos、そのすべてを — 丸ごと削除できます。2023年に告知された方針です（Googleのストレージ管理のページ）。より最近の保存容量の締め付けについては以前の記事で詳しく取り上げました。これはGoogleに限った話ではありません — どの提供元も、アーカイブが従う条件を変える権利を留保していますし、それを知るのは、前もってではなく後からです。
2FAの締め出しの悪循環。これは積み重なるので、別に一項を割く価値があります。復旧用のメールアドレスは、同じく入れない別のアカウントを指しています。復旧用の電話番号は使われていません。本人だと証明するのに必要な身分証明の書類は、処理に何週間もかかります。そもそも手続きの向こうに人がいればの話です。復旧の連なりが1つ切れるたびに次が直しにくくなり、その間ずっと、メールも — そしてメール経由で届くもの、パスワードの再設定、ほかのサービスの二要素認証のコードも — 手の届かないところにあります。
仕事や組織にまつわるリスク。職を離れれば、IT部門はその日のうちにアカウントを無効にします。会社がたたまれてドメインが失効すれば、そこにあったメールボックスもすべて消えます。家族やチームで共有していたアカウントの持ち主が変わることもあります。いずれの場合も、そのメールは初めから自分のものとして保てるものではありませんでした — 誰かが管理する仕組みの上にあり、その関係が終わった時点でアクセスも終わったのです。
本当のバックアップとは何か
大事なものをバックアップする古典的な決まりは3-2-1です。データを3つのコピーに、2種類の異なる保存先に、そのうち1つは別の場所に置きます。ほとんどの人のメールに3-2-1をそのまま当てはめるのは大げさですが、その下にある考え方はまさに正しいものです。元と同じ条件のもとにあるコピーはバックアップではなく、ただの複製です。
メールについては、この原則の軽い版で十分です。
コピーその1: サーバー。どこにあれ、実際に使っている受信トレイです。日々使っているのはこれで、すでに用意されています — このコピーのために何かをする必要はありません。
コピーその2: 自分が管理する端末の上、ローカルに。すべてのフォルダ — Inbox、Sent、Drafts、Archive、独自のラベル — を丸ごと自分のディスクへダウンロードしたもので、提供元のログイン、パスワード、2FA、利用規約とは無関係です。締め出しにも、削除にも、方針の変更にも耐えるのがこのコピーです。自分のコンピューターにあるフォルダには、そのどれも触れられないからです。
さらに進めたいなら、外付けドライブや、保護したいのとは別のクラウドストレージに3つ目のコピーを置くと万全です。ただし、リスクの姿を実際に変えるのはコピー2です。ほとんどの人はメールのバックアップコピーを1つも持っていません。1つにたどり着くことが、すべてです。
どのクライアントでも、手作業でやる方法
ローカルにコピーを作るのに、特別なソフトは要りません。IMAPに対応したメールクライアントならどれでもできます。
ThunderbirdやApple MailやOutlookに、IMAPでアカウントを追加します（POPは使わないでください。サーバー側にメールを中途半端に残すことがあります）。接続してすべてのフォルダの同期が終わると、たいていのクライアントはメッセージの保管庫をディスク上にまるごとキャッシュします — たとえばThunderbirdなら、プロファイルのディレクトリの下にある素のファイルのフォルダです。そこからそのフォルダを外付けドライブにコピーするか、ドラッグ・アンド・ドロップや書き出しのメニューで、1通ずつ手作業で.emlファイルにアーカイブできます。
これでも機能します。ただし時間がかかり、気づかないうちに一部だけになりやすく（送信済みや下書きを飛ばしてしまうのが典型的な失敗です）、しかも自分で繰り返すことを覚えておかなければなりません。2年前に一度取ったバックアップは、今日の受信トレイのバックアップではないからです。
MailVaultが埋めるところ
MailVault はまさにこの隙間を埋めるために作られています。macOS・Windows・Linux 向けの無料のデスクトップアプリで、既存の IMAP または OAuth のメールアカウントに接続し、すべてのフォルダを個別の .eml ファイルとして自分のディスクにアーカイブします — どのクライアントでも読める、オープンで汎用的な形式で、アーカイブを 1 つのアプリに縛りつける独自のデータベースはありません。手動のバックアップは無制限で無料、それだけです。ローカルのデータが有料の壁の向こうに閉じ込められることはありません。
「思い出したときに」ではなく自動で実行してほしい場合、自動で走る定期バックアップは $4/月 または $25/年 のPremium機能です。年額プランには14日間のトライアルが付くので、支払う前に価値があるかどうかを確かめられます。
受信トレイはバックアップではありません。自分でひとつ用意しましょう。
MailVaultは、すべてのフォルダを検索できて持ち運べる.emlファイルとして、お使いのディスクにアーカイブします — 手動バックアップは無料で無制限です。
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