如何在 Mac 上归档你的邮件并长久保存

Mac 上的邮件归档，是指把一份完整的邮件副本以开放格式保存为你自己磁盘上的文件，这样在服务商删除邮件、账户关闭或你用过的应用消失之后，它依然可读。本指南解释归档是什么、不是什么，macOS 提供了哪些选择，应该保留哪种文件格式，以及如何为 Gmail、Outlook.com、iCloud 或 IMAP 账户建立并检查归档。如果你已经了解这些，只想挑一款工具，请阅读我们的 Mac 最佳邮件归档工具精选。

归档、备份和同步不是一回事

邮件应用里的「归档」按钮是移动，而不是复制。Apple 的「邮件」使用手册说，归档会把邮件移到为该邮箱账户创建的「归档」邮箱中。Gmail 的帮助说，已归档的邮件仍然可以在「所有邮件」中找到。Microsoft 的 Outlook 帮助说，「存档」按钮不会减小你的邮箱大小。这三种情况下，邮件都留在服务商那里。

同步会镜像服务器，所以在手机上删除的邮件也会从你的 Mac 上消失。备份是存放在别处的一份副本，让你可以恢复。而本页所说的归档，是一份你会保存多年、并且依然可以阅读的备份：完整、可搜索，而且不绑定于某一个应用。

Mac 上的选择

• Apple Mail 的「导出邮箱」。选中一个或多个邮箱，选择 邮箱 > 导出邮箱，然后选择一个文件夹。Apple 表示导出为 mbox 格式，而且「邮件」不会覆盖之前的导出，而是在旁边新建一个 .mbox 文件。通过 文件 > 导入邮箱 可以把它导回来。它免费且系统内置，但它是一份需要你手动重复的快照。
• Thunderbird。免费且开源，提供 macOS 版下载。Mozilla 表示，Thunderbird 默认把邮件存为每个文件夹一个 mbox 文件，也可以选择每封邮件一个文件（Maildir）的存储方式，但 Mozilla 仍将其视为实验性功能。ImportExportTools NG 附加组件可以把邮件导出为 EML、PDF 和其他格式，把文件夹导出为 mbox。
• 命令行备份工具。Got Your Back（GYB）是一款开源工具，通过 Gmail 的 API 把 Gmail 和 Google Workspace 账户备份到本地文件夹，并能恢复它们。它适合习惯使用终端的人，只支持 Google 账户。
• 专门的归档工具。Mail Archiver X、MailSteward 和 EagleFiler 都是付费的 Mac 应用，把邮件汇集到一个可搜索的归档或资料库中，各有各的存储方式。我们的 Mac 最佳邮件归档工具页面按使用场景对它们进行了比较。
• MailVault。一款适用于 macOS、Windows 和 Linux 的免费邮件应用，以普通 .eml 文件的形式，在 Maildir 风格的文件夹中把一份邮件副本保存在你的电脑上，可登录 Gmail、Microsoft 365、Outlook.com 和任何 IMAP 账户，你的邮件传输路径上没有 MailVault 账户或服务器。本指南其余部分的分步说明都以它为例。

该用哪种格式保存你的邮件

格式比工具更重要，因为归档应该比工具活得更久。

• .eml 文件。每个文件一封邮件，采用互联网邮件格式（RFC 5322）：邮件头、正文和附件都在一起。很多邮件应用可以直接打开它们，一个文件损坏只影响一封邮件。Maildir 是组织这些文件的文件夹结构。
• mbox。每个文件夹一个文件，邮件一封接一封地存放。它是受支持最广泛的导入格式，这也是 Apple Mail 导出它的原因。通常你得先把它导入某个应用才能浏览，而且一个文件损坏会影响整个文件夹。
• 应用自己的数据库。专门的归档工具常常使用数据库，它能让搜索变快。代价是，读取归档要依赖那个应用。在决定使用之前，先确认它能把所有内容导出为 mbox 或 .eml。

一条实用的原则：无论你还用了什么，都至少以 .eml 或 mbox 格式保留一份归档。想进一步了解在信任一款工具之前要检查什么，请参阅我们的 IMAP 备份工具检查清单。

分步操作：用 MailVault 把 Gmail、Outlook.com、iCloud 或 IMAP 邮件归档到你的 Mac

MailVault 可在 macOS 11 Big Sur 或更高版本上运行，支持 Apple Silicon 和 Intel。除标明 Premium 的步骤外，每一步都是免费的。

1. 从下载页面安装 MailVault。
2. 添加你的账户。Gmail 和 Microsoft 365 在 Google 或 Microsoft 自己的页面上登录。个人 Outlook.com、Hotmail 和 Live.com 账户通过 Microsoft Graph 连接，所以无需填写任何 IMAP 设置。iCloud 邮件和其他服务商使用 IMAP。对于 iCloud，MailVault 使用你在 Apple 账户中创建的应用专用密码登录；我们的 iCloud 邮件导出指南会一步步带你完成。你的密码由系统钥匙串保管，而不是由 MailVault 保管。
3. 让 MailVault 备份所有内容。打开 设置 > 备份与恢复 > 备份设置。在备份内容下，默认是仅归档邮件（已保存在本地）。把它切换为全部邮件（从服务器下载），这样仍然只在服务器上的邮件也会包括在内。你也可以在这里为外置硬盘或 NAS 选择第二份副本的位置。

4. 运行备份。打开备份计划标签页，点击立即备份所有账户，或者在某个账户的卡片上点击立即备份。它会覆盖该账户的每个文件夹。手动备份免费，我们不设额度；占用的是你自己的磁盘空间。

5. 给大邮箱一些时间。Google 把每个账户每天的 IMAP 下载量限制在 2,500 MB，超出后访问会被暂停，通常为一小时，最长 24 小时。这适用于所有 IMAP 工具。MailVault 会在达到上限时干净地停下来，下次运行时从停下的地方继续。一个大的 Gmail 账户可能需要好几天。
6. 或者只归档其中一部分。如果只想保留部分邮件，选中邮件（或者一个年份，或者整个文件夹），然后选择归档。这会把它们复制进你的保险库，服务器副本保持不变。它是免费的。

有一项设置需要了解：设置 > 存储 > 下载模式 决定有多少普通缓存邮件留在 Mac 上。默认的「保留近期」会保留最近几个月的邮件。它从不删除备份或已归档的邮件，所以不会缩小你的归档。

如何检查归档是否完整

在服务器上删除任何内容之前，先检查副本。

• 看懂每一行的图标。每封邮件都会显示它是仅在服务器上、在你的保险库中、是你唯一的副本，还是也在你的备份盘上。文件夹列表上方的「保险库」开关只显示保存在你 Mac 上的内容。
• 断网检查。关闭 Wi-Fi，然后打开几封带附件的旧邮件，再做一次搜索。此时能打开的一切，都在你的磁盘上。
• 在别处打开这些文件。设置 > 备份与恢复 > 备份设置 > 打开文件夹 会在访达中显示保险库。在 Apple Mail 中打开几个 .eml 文件。如果它们在那里能正常显示，这份归档就不依赖 MailVault。
• 比较数量（Premium）。备份健康监测会按文件夹显示服务器、应用和外部副本的数量，让你看出哪些文件夹已经完整保存。

当你准备清理服务器时，MailVault 的归档并删除（Premium）会把每封邮件复制进你的保险库，检查副本，然后才删除服务器副本。单独从服务器删除是免费的，但检查就要靠你自己了。

如何让归档持续更新

• 手动，免费。随时运行立即备份所有账户。备份是增量的，所以之后的运行只下载上次以来的新邮件。参阅手动备份。
• 定时，Premium。定时备份可以每小时、每天一次、每周一次或在你选定的时间运行，并且只在应用空闲时运行。Premium 前 100 位订阅者按当前抢先体验价为每月 $4 或每年 $25（之后的标准价格为每月 $6 或每年 $39）。

无论哪种方式，都要在 Mac 之外保留第二份副本：保险库就是普通文件，所以外置硬盘或 NAS 都可以存放一份。想了解本地副本更全面的理由，请阅读如何在本地归档 IMAP 邮件。

常见问题

下一步做什么

挑出你最不想失去的那个账户，本周就做出第一份归档，并按上面的步骤检查它。如果用 MailVault 来做，它可以免费下载，无需注册账户。