So archivierst du deine E-Mails auf dem Mac und behältst sie für immer

E-Mail-Archivierung auf dem Mac heißt, eine vollständige Kopie deiner E-Mails als Dateien auf deiner eigenen Festplatte zu speichern, in einem offenen Format, damit sie lesbar bleibt, wenn der Anbieter sie löscht, das Konto geschlossen wird oder die App, die du benutzt hast, verschwunden ist. Diese Anleitung erklärt, was Archivieren ist und was nicht, welche Möglichkeiten macOS dir bietet, welches Dateiformat du behalten solltest und wie du ein Archiv eines Gmail-, Outlook.com-, iCloud- oder IMAP-Kontos anlegst und prüfst. Wenn du das alles schon weißt und nur ein Werkzeug auswählen willst, lies unsere Auswahl der besten E-Mail-Archivierer für den Mac.

Archiv, Backup und Synchronisierung sind nicht dasselbe

Der Archivieren-Button in deiner Mail-App verschiebt, er kopiert nicht. Laut Apples Anleitung zu Mail verschiebt das Archivieren die Nachricht in ein Archiv-Postfach, das für diesen E-Mail-Account angelegt wurde. Laut Gmail-Hilfe ist eine archivierte Nachricht weiterhin unter Alle Nachrichten zu finden. Laut Microsofts Outlook-Hilfe verkleinert der Archivieren-Button dein Postfach nicht. In allen drei Fällen bleiben die E-Mails beim Anbieter.

Synchronisierung spiegelt den Server, eine auf dem Handy gelöschte Nachricht verschwindet also auch von deinem Mac. Ein Backup ist eine Kopie an einem anderen Ort, aus der du wiederherstellen kannst. Ein Archiv im Sinne dieser Seite ist ein Backup, das du jahrelang behältst und dann noch lesen kannst: vollständig, durchsuchbar und an keine App gebunden.

Deine Möglichkeiten auf dem Mac

• Postfach exportieren in Apple Mail. Wähle ein oder mehrere Postfächer aus, dann Postfach > Postfach exportieren, und wähle einen Ordner. Laut Apple ist der Export im mbox-Format, und Mail überschreibt keinen früheren Export, sondern legt eine neue .mbox-Datei daneben an. Mit Ablage > Postfächer importieren holst du ihn zurück. Es ist kostenlos und eingebaut, aber eine Momentaufnahme, die du von Hand wiederholst.
• Thunderbird. Kostenlos und quelloffen, mit einem Download für macOS. Laut Mozilla speichert Thunderbird E-Mails standardmäßig als eine mbox-Datei pro Ordner, mit einem optionalen Speicher mit einer Datei pro Nachricht (Maildir), den Mozilla noch als experimentell betrachtet. Das Add-on ImportExportTools NG exportiert Nachrichten als EML, PDF und in andere Formate und Ordner als mbox.
• Backup-Werkzeuge für die Kommandozeile. Got Your Back (GYB) ist ein quelloffenes Werkzeug, das Gmail- und Google-Workspace-Konten über die Gmail-API in einen lokalen Ordner sichert und sie wiederherstellen kann. Es passt zu allen, die sich im Terminal wohlfühlen, und deckt nur Google-Konten ab.
• Eigene Archivierer. Mail Archiver X, MailSteward und EagleFiler sind kostenpflichtige Mac-Apps, die E-Mails in ein durchsuchbares Archiv oder eine Bibliothek holen, jede auf ihre eigene Art gespeichert. Unsere Seite Bester E-Mail-Archivierer für den Mac vergleicht sie nach Einsatzzweck.
• MailVault. Eine kostenlose Mail-App für macOS, Windows und Linux, die eine Kopie deiner E-Mails auf deinem Computer als einfache .eml-Dateien in Ordnern im Maildir-Stil behält, sich bei Gmail, Microsoft 365, Outlook.com und jedem IMAP-Konto anmeldet und kein MailVault-Konto und keinen MailVault-Server auf dem Weg deiner E-Mails hat. Der Rest dieser Anleitung nutzt es für die einzelnen Schritte.

In welchem Format du deine E-Mails aufbewahrst

Das Format zählt mehr als das Werkzeug, denn das Archiv sollte das Werkzeug überdauern.

• .eml-Dateien. Eine Nachricht pro Datei, im Internet Message Format (RFC 5322): Kopfzeilen, Text und Anhänge zusammen. Viele Mail-Apps öffnen sie direkt, und eine beschädigte Datei betrifft nur eine Nachricht. Maildir ist die Ordnerstruktur, die sie ordnet.
• mbox. Eine Datei pro Ordner mit den Nachrichten hintereinander. Es ist das am breitesten unterstützte Importformat, weshalb Apple Mail es exportiert. Meist musst du es erst in eine App importieren, bevor du es durchsehen kannst, und eine beschädigte Datei betrifft einen ganzen Ordner.
• Die eigene Datenbank einer App. Eigene Archivierer nutzen oft eine, und sie kann die Suche schnell machen. Der Preis: Um das Archiv zu lesen, brauchst du diese App. Prüfe, bevor du dich festlegst, ob sie alles nach mbox oder .eml exportieren kann.

Eine praktische Regel: Behalte mindestens eine Kopie deines Archivs als .eml oder mbox, egal, was du sonst nutzt. Mehr dazu, was du prüfen solltest, bevor du einem Werkzeug vertraust, findest du in unserer Checkliste für IMAP-Backup-Werkzeuge.

Schritt für Schritt: Gmail, Outlook.com, iCloud oder IMAP mit MailVault auf deinem Mac archivieren

MailVault läuft unter macOS 11 Big Sur oder neuer, auf Apple Silicon und Intel. Jeder Schritt ist kostenlos, sofern nicht als Premium gekennzeichnet.

1. Installiere MailVault von der Download-Seite.
2. Füge dein Konto hinzu. Gmail und Microsoft 365 melden sich auf der eigenen Seite von Google bzw. Microsoft an. Private Konten von Outlook.com, Hotmail und Live.com verbinden sich über Microsoft Graph, du musst also keine IMAP-Einstellungen eingeben. iCloud Mail und andere Anbieter nutzen IMAP. Für iCloud meldet sich MailVault mit einem App-spezifischen Passwort an, das du in deinem Apple Account erstellst; unsere Anleitung zum Export von iCloud Mail führt durch die Schritte. Dein Passwort liegt im System-Schlüsselbund, nicht bei MailVault.
3. Sag MailVault, dass es alles sichern soll. Öffne Einstellungen > Sichern & Wiederherstellen > Sicherungseinstellungen. Unter Was gesichert wird ist standardmäßig Nur archivierte E-Mails (lokal gespeichert) eingestellt. Stelle es auf Alle E-Mails (vom Server laden) um, damit auch E-Mails dabei sind, die bisher nur auf dem Server liegen. Hier kannst du auch eine zweite Kopie auf einem externen Laufwerk oder NAS wählen.

4. Starte das Backup. Öffne den Tab Sicherungszeitplan und drücke Jetzt alle Konten sichern oder Jetzt sichern auf der Karte eines Kontos. Das umfasst jeden Ordner des Kontos. Manuelle Backups sind kostenlos und haben von unserer Seite kein Kontingent; der belegte Platz ist deine eigene Festplatte.

5. Gib einem großen Postfach Zeit. Google begrenzt IMAP-Downloads auf 2.500 MB pro Tag und Konto, und wer darüber geht, wird meist für eine Stunde, höchstens für 24 Stunden gesperrt. Das gilt für jedes IMAP-Werkzeug. MailVault hält am Limit sauber an, und der nächste Durchlauf macht dort weiter, wo er aufgehört hat. Ein großes Gmail-Konto kann mehrere Tage dauern.
6. Oder archiviere nur einen Teil. Um nur einige E-Mails zu behalten, wähle Nachrichten (oder ein Jahr oder einen ganzen Ordner) aus und dann Archivieren. Das kopiert sie in deinen Tresor und lässt die Kopie auf dem Server unberührt. Es ist kostenlos.

Eine Einstellung solltest du kennen: Einstellungen > Speicher > Download-Modus legt fest, wie viele normal zwischengespeicherte E-Mails auf dem Mac bleiben. Der Standard, Aktuelle behalten, behält die letzten paar Monate. Er entfernt nie Backups oder archivierte E-Mails und verkleinert dein Archiv also nicht.

So prüfst du, ob das Archiv vollständig ist

Prüfe die Kopie, bevor du auf dem Server etwas löschst.

• Lies die Symbole in den Zeilen. Jede Nachricht zeigt, ob sie nur auf dem Server liegt, in deinem Tresor, ob sie deine einzige Kopie ist oder auch auf deinem Sicherungslaufwerk liegt. Der Schalter Tresor über der Ordnerliste zeigt nur, was auf deinem Mac gespeichert ist.
• Geh offline. Schalte das WLAN aus, öffne dann ein paar alte Nachrichten mit Anhängen und starte eine Suche. Alles, was sich jetzt öffnet, liegt auf deiner Festplatte.
• Öffne die Dateien woanders. Einstellungen > Sichern & Wiederherstellen > Sicherungseinstellungen > Ordner öffnen zeigt den Tresor im Finder. Öffne ein paar .eml-Dateien in Apple Mail. Werden sie dort richtig angezeigt, hängt das Archiv nicht von MailVault ab.
• Vergleiche die Zahlen (Premium). Die Überwachung der Sicherungen zeigt pro Ordner die Zahlen auf dem Server, in der App und extern, damit du siehst, welche Ordner vollständig gespeichert sind.

Wenn du bereit bist, den Server zu leeren, kopiert Archivieren & löschen (Premium) von MailVault jede Nachricht in deinen Tresor, prüft die Kopie und löscht erst dann die Kopie auf dem Server. Das Löschen vom Server für sich allein ist kostenlos, aber dann liegt das Prüfen bei dir.

So hältst du das Archiv aktuell

• Von Hand, kostenlos. Starte Jetzt alle Konten sichern, wann immer du willst. Backups sind inkrementell, spätere Durchläufe laden also nur E-Mails, die seit dem letzten neu sind. Siehe manuelle Backups.
• Nach Zeitplan, Premium. Geplante Backups laufen stündlich, einmal am Tag, einmal pro Woche oder zu Uhrzeiten deiner Wahl, und nur, während die App nichts zu tun hat. Premium kostet zum aktuellen Early-Access-Preis für die ersten 100 Abonnenten $4 im Monat oder $25 im Jahr (danach regulär $6 im Monat oder $39 im Jahr).

So oder so: Bewahre eine zweite Kopie getrennt vom Mac auf. Der Tresor besteht aus normalen Dateien, ein externes Laufwerk oder NAS kann also eine halten. Warum eine lokale Kopie generell sinnvoll ist, liest du in So archivierst du IMAP-E-Mails lokal.

Häufige Fragen

Wie es weitergeht

Nimm das Konto, das du am wenigsten verlieren willst, leg diese Woche ein erstes Archiv an und prüfe es mit den Schritten oben. Wenn du es mit MailVault machen willst: Es ist ein kostenloser Download, ohne dass du ein Konto anlegen musst.