Alternativen zu MailStore Server: Wähle danach, für wen das Archiv ist

Diese Seite ist für alle, die eine Alternative zu MailStore Server suchen. MailStore Server ist die kostenpflichtige Version für Unternehmen: ein zentrales Archiv für viele Postfächer, mit Aufbewahrungsregeln, Legal Hold und Prüfprotokollen. Wenn du das brauchst, lautet die ehrliche Antwort: ein anderes Serverprodukt wie Piler, Mail-Archiver oder Open Archiver oder die Aufbewahrungswerkzeuge, die in Microsoft 365 und Google Workspace schon eingebaut sind. MailVault gehört nicht dazu. Es ist eine Desktop-App für die eigenen E-Mails einer Person. Wenn du stattdessen die kostenlose Home-Version vergleichst, lies MailVault vs. MailStore Home. Alle Möglichkeiten nebeneinander findest du in MailStore-Alternativen im Vergleich.

Was MailStore Server macht

MailStore beschreibt Server als Software zur E-Mail-Archivierung für kleine und mittlere Unternehmen. Das listet die Produktseite heute auf:

• Plattform: Windows 11 und Windows Server 2016 bis 2025.
• Preis: ab 295 EUR zzgl. MwSt. für ein Starterpaket mit fünf Nutzern, mit einem Jahr Standard Update & Support. Die Mindestbestellung sind fünf Nutzer, und eine Installation unterstützt bis zu 2.000 Nutzer. Es gibt eine 30-tägige Testversion.
• Quellen: Microsoft 365, Exchange Server, Google Workspace, jeder IMAP- oder POP3-Server, PST- und EML-Dateien sowie Journaling, sodass E-Mails archiviert werden können, bevor sie ein Postfach erreichen.
• Compliance: Aufbewahrungsrichtlinien, Legal Hold, ein Prüfprotokoll und ein Nutzertyp Auditor für externe Prüfer. Es speichert SHA-Hashwerte der Inhalte und verschlüsselt das Archiv mit AES-256.
• Zugriff: Mitarbeitende durchsuchen das Archiv über ein Outlook-Add-in oder eine Weboberfläche, die auch auf dem Handy funktioniert.

MailStore ist eine Tochtergesellschaft von OpenText. Diese Funktionen sind der Grund, warum Firmen es kaufen, und jeder echte Ersatz braucht die meisten davon.

Alternativen zu MailStore Server für eine Organisation

Zuletzt geprüft: Oktober 2026. Funktionen und Preise ändern sich, prüfe sie also auf der Website des jeweiligen Herstellers.

Piler

Piler ist die quelloffene Lösung, die der Compliance-Seite von MailStore Server am nächsten kommt. Seine Open Source Edition ist kostenlos. Sie nimmt E-Mails per SMTP an, übernimmt Office-365- und Google-Konten, liest EML-, Maildir- und Postfachdateien und enthält Archivierungs- und Aufbewahrungsregeln, Legal Hold, Prüfprotokolle, Deduplizierung und Nachrichtenverschlüsselung. Die Enterprise Edition ist kostenpflichtig, mit veröffentlichten Preisstufen, und bringt eDiscovery, Mandantenfähigkeit und optionalen bezahlten Support dazu.

Mail-Archiver

Mail-Archiver (nicht die Mac-App Mail Archiver X) passt zu einem kleinen Büro, das eine Webseite will, auf der mehrere Leute archivierte E-Mails durchsuchen. Es synchronisiert IMAP-Konten und Microsoft 365 über Microsoft Graph, importiert MBOX und gezippte EML-Dateien und exportiert in dieselben Formate. Nutzer bekommen Berechtigungen pro Konto, und die Anmeldung kann über OpenID Connect laufen. Es kann E-Mails nach einer Frist, die du pro Konto festlegst, vom Server löschen, und eine Einstellung sperrt das manuelle Löschen aus dem Archiv. Es liefert selbst kein HTTPS aus und braucht deshalb einen Reverse Proxy davor.

Open Archiver

Open Archiver übernimmt Google Workspace, Microsoft 365, IMAP sowie PST-, MBOX- und EML-Dateien. Es indexiert den Text von Nachrichten und Anhängen wie PDF und DOCX, speichert beim Übernehmen einen Hash jeder E-Mail, damit Änderungen erkannt werden, und führt ein Prüfprotokoll. Sein README führt Legal Hold noch als offen, prüfe also den aktuellen Stand, bevor du dich in einem Streitfall darauf verlässt.

Die Werkzeuge, die dein Anbieter schon hat

Wenn deine Firma schon für Microsoft 365 oder Google Workspace bezahlt, sieh zuerst dort nach. Aufbewahrungsrichtlinien von Microsoft Purview behalten eine Kopie von Postfachelementen, nachdem Nutzer sie gelöscht haben, im Ordner „Wiederherstellbare Elemente“ des Postfachs, wo eDiscovery sie weiterhin findet. Prüfe, welcher Microsoft-365-Tarif die Teile enthält, die du brauchst. Google Vault übernimmt Aufbewahrung, Holds, Suche und Export für Gmail und andere Workspace-Daten. Google sagt deutlich, dass Vault kein Datenarchiv ist: Es bewahrt nichts auf, bis du Regeln festlegst, und abgelaufene Daten ohne Hold werden wie üblich gelöscht.

Wann MailVault nicht die Antwort ist

Wir machen MailVault, deshalb ganz offen: MailVault ersetzt MailStore Server nicht. Es hat:

• Keinen zentralen Archivserver und kein gemeinsames Archiv für mehrere Nutzer.
• Keinen Admin-Zugriff auf die Postfächer anderer und kein Journaling.
• Keine Aufbewahrungsrichtlinien, kein Legal Hold, kein Prüfprotokoll und keine Prüferrolle.
• Keinen PST-Import.

Wenn ein Prüfer, eine Aufsichtsbehörde oder deine Rechtsabteilung Fragen zu den E-Mails deiner Firma stellen wird, wähle eine der Serverlösungen oben.

Für wen MailVault passt

Viele, die nach einer Alternative zu MailStore Server suchen, brauchen gar keinen Server. Es ist eine Person mit einem vollen Postfach, eine Freiberuflerin, die jeden Kunden-Thread behalten will, oder ein Dreierteam, in dem sich jeder um seinen eigenen Posteingang kümmert. Für sie ist ein Server zusätzliche Arbeit: ein Rechner, der laufen muss, Updates, die eingespielt werden müssen, und ein Backup des Archivs selbst.

MailVault ist eine kostenlose Desktop-App für macOS, Windows und Linux. Jede Person installiert sie, meldet sich bei ihrem eigenen Gmail-, Microsoft-365-, Outlook.com- oder IMAP-Konto an und behält eine Kopie ihrer E-Mails auf ihrem eigenen Computer. Es gibt kein MailVault-Konto und keinen MailVault-Server auf dem Weg der E-Mails, und der Quellcode liegt auf GitHub. Die Anleitung zur E-Mail-Archivierung für Freiberufler und kleine Unternehmen behandelt diesen Fall genauer.

Was MailVault macht

Ein lokales Archiv in einfachen Dateien

Jede Nachricht, die du behältst, ist eine normale .eml-Datei in Ordnern im Maildir-Stil, eine Datei pro E-Mail, andere Mail-Apps können sie also öffnen. Der Tresor kann auf ein externes Laufwerk oder ein eingebundenes NAS umziehen: MailVault kopiert alles, prüft, ob jede Datei angekommen ist, und entfernt erst dann die Originale. Dieser Umzug ist in der Mac-App-Store-Version nicht verfügbar. Ein Backup-Durchlauf kann außerdem eine zweite Kopie in einen Ordner deiner Wahl schreiben.

Suche auf deinem eigenen Computer

Ein lokaler Volltextindex durchsucht jede gespeicherte Nachricht, mit oder ohne Verbindung. Du kannst nach Absender, Datum, Ordner oder Tag eingrenzen. In unserem veröffentlichten Suchtest dauerte die langsamste Suche über 50.000 Nachrichten 14 Millisekunden. Die Suche in PDF- und Office-Anhängen ist eine Premium-Funktion.

Sicherungen

Manuelle Backups jedes Kontos sind kostenlos und unbegrenzt. Geplante Backups, mit den Zahlen auf dem Server, lokal und extern pro Ordner, gehören zu Premium.

Archivieren, dann löschen, mit einer Prüfung dazwischen

Archivieren kopiert E-Mails in deinen Tresor und lässt die Kopie auf dem Server unberührt. Vom Server löschen entfernt die Kopie auf dem Server. Beides ist kostenlos. Archivieren & löschen (Premium) macht beides in einem Schritt: Es kopiert jede Nachricht in deinen Tresor, prüft, ob die Kopie da ist, und löscht sie erst dann vom Server. Was die Prüfung nicht besteht, bleibt auf dem Server. Archivieren, sichern & löschen (Premium) schreibt zusätzlich eine Kopie in deinen Sicherungsordner und prüft beide Kopien, bevor etwas entfernt wird.

Eine Lösung für kleine Teams ohne Server

Für ein Team aus zwei bis fünf Leuten, in dem niemand die E-Mails von Kollegen durchsuchen muss, reicht das:

1. Jede Person installiert MailVault und fügt ihr eigenes Konto hinzu.
2. Jede Person wählt unter Einstellungen, Sichern & Wiederherstellen einen Ordner für die zweite Kopie auf einem Laufwerk, über das sie verfügt, etwa einer externen SSD oder einer NAS-Freigabe.
3. Starte ein Backup und archiviere dann die älteren Jahre. Lösche vom Server nur, was im Tresor liegt. Mit Premium übernimmt Archivieren & löschen diese Prüfung für dich.

Worauf du verzichtest: Niemand kann das Archiv einer anderen Person durchsuchen, und es gibt keine zentrale Aufzeichnung, wer was getan hat. Wenn du eines davon brauchst, brauchst du einen Server.

Häufige Fragen

Wie es weitergeht

Geht es um Compliance, starte eine Testversion eines Serverprodukts oder setze Piler oder Mail-Archiver auf einem Testrechner auf und archiviere ein Postfach. Geht es um ein Postfach pro Person, lade MailVault kostenlos herunter und probiere es zuerst mit einem Konto aus. Premium kostet zu Early-Access-Preisen $4 im Monat oder $25 im Jahr (siehe Preise), falls du später geplante Backups oder Archivieren & löschen in einem Schritt willst.

Siehe auch: eine MailStore-Alternative für den Mac, MailVault vs. MailStore Home und sieben MailStore-Alternativen im Vergleich.