IMAP-Backup-Tool: Worauf du achten solltest

Es gibt viele Werkzeuge für IMAP-Backups und -Archivierung, von kostenlosen Open-Source-Programmen bis zu Enterprise-Archivsuiten für Tausende pro Jahr. Die meisten Marketingseiten sehen fast gleich aus — „sicher“, „zuverlässig“, „einfache Backups“. Die Unterschiede, auf die es wirklich ankommt, liegen unter dem Marketingtext, in Entscheidungen über Dateiformat und Datenhoheit, die du meist erst entdeckst, wenn du dich längst auf ein Werkzeug festgelegt hast. Hier steht, was du wirklich prüfen solltest.

1. In welchem Dateiformat speichert es tatsächlich?

Das ist die wichtigste Frage überhaupt, und die, die die meisten überspringen. Frag dich: Wenn ich dieses Werkzeug morgen nicht mehr nutze, könnte ich meine archivierten E-Mails dann mit etwas anderem öffnen?

• Einzelne .eml-Dateien (RFC 5322) — das beste Ergebnis. Jede E-Mail ist eine eigene Standarddatei, die jeder Mailclient und sogar ein Texteditor öffnen kann. Nichts ist eingesperrt.
• Mbox — eine einzige große Datei pro Ordner, in der jede Nachricht aneinandergehängt ist. Standardisiert und breit unterstützt, aber ohne Import nirgends direkt durchstöberbar.
• Proprietäres Datenbank- oder Containerformat — das schlechteste Ergebnis. Dein Archiv ist nur über genau dieses eine Werkzeug nutzbar. Wenn die Firma dichtmacht oder du aufhörst zu zahlen, verlierst du womöglich den praktischen Zugriff auf dein eigenes Backup.

2. Wo liegt das Archiv tatsächlich?

Local-first-Werkzeuge speichern Dateien direkt in einen Ordner auf deiner Festplatte, den du kontrollierst. Cloud-basierte Archivdienste legen deine Post stattdessen auf ihren Servern ab, das heißt, die Verfügbarkeit deines Backups hängt davon ab, dass diese Firma im Geschäft bleibt und dein Abo aktuell ist. Keiner der beiden Wege ist grundsätzlich falsch, aber du solltest wissen, welchen du bekommst — ein „Backup“, das verschwindet, wenn du aufhörst zu zahlen, ist kein Backup, sondern ein Abo.

3. Behandelt es die Anmeldung richtig?

Speziell für Gmail- und Microsoft-Konten sollte das Werkzeug OAuth2-Anmeldung unterstützen, statt nach deinem rohen Passwort oder einem App-Passwort zu fragen — beide Anbieter rücken aus Sicherheitsgründen vom passwortbasierten IMAP-Zugriff ab, und manche Konten unterstützen ihn gar nicht mehr. Bei Anbietern wie Yahoo, die keine App-Passwörter anbieten, muss das Werkzeug deren normalen Anmeldeweg unterstützen; wenn die einzige Yahoo-Option eines Werkzeugs „App-Passwort erzeugen“ lautet, ist es nicht auf dem Stand davon, wie Yahoos Anmeldung heute tatsächlich funktioniert.

4. Kannst du gezielt archivieren, oder ist es alles oder nichts?

Gute Werkzeuge lassen dich bestimmte Ordner, Labels oder Zeiträume auswählen. Das zählt mehr, als es klingt — wenn du nur Post archivieren und löschen willst, die älter als zwei Jahre ist, zwingt dich ein Alles-oder-nichts-Export dazu, alles herunterzuladen (und von Hand zu sortieren), auch Post, die du gar nicht anfassen wolltest.

5. Bewahrt es Anhänge und Formatierung getreu?

Prüf das, bevor du einem Werkzeug etwas Wichtiges anvertraust: Archiviere eine Handvoll E-Mails mit Anhängen und HTML-Formatierung und öffne sie danach wieder. Anhänge sollten intakt und zu öffnen sein, und HTML-E-Mails sollten nah an ihrem ursprünglichen Aussehen dargestellt werden, nicht auf reinen Text abgespeckt.

6. Ist der Quellcode prüfbar, oder vertraust du einer Blackbox?

E-Mail ist von Natur aus sensibel — Finanzunterlagen, private Korrespondenz, berufliche Kommunikation. Bei quelloffenen Werkzeugen kannst du (oder jemand, dem du vertraust) tatsächlich nachprüfen, was die Software mit deinen Daten macht, statt dem Wort eines Anbieters zu glauben. Bei einem Backup-Werkzeug zählt das mehr als bei fast jeder anderen Softwaregattung, weil du ihm gezielt deine privatesten Informationen übergibst.

7. Was kostet es, dein eigenes Backup weiter nutzen zu können?

Manche Archivdienste verlangen laufende Gebühren allein dafür, dein bestehendes Backup zugänglich zu halten, und vermieten dir damit deine eigenen Daten zurück. Ein Werkzeug, das in offene Standarddateien auf deiner eigenen Festplatte speichert, hat dieses Problem nicht — dein Archiv funktioniert nach dem Speichern mit oder ohne das Werkzeug weiter.

Wo MailVault hineinpasst

MailVault ist eine Option in dieser Kategorie, und du solltest es an der Checkliste oben messen, statt es einfach zu glauben: Es ist kostenlos, der Quellcode liegt auf GitHub, es speichert einzelne .eml-Dateien in einer normalen Maildir-Struktur auf deiner eigenen Festplatte (kein proprietäres Format, nicht auf dem Server von jemand anderem), es unterstützt OAuth für Gmail und Microsoft sowie Yahoos normale Anmeldung, und du kannst gezielt bestimmte Ordner archivieren. Manuelles Archivieren ist unbegrenzt und für immer kostenlos; geplante automatische Backups, kontoübergreifende Migration, Aufräumregeln und Momentaufnahmen zu einem bestimmten Zeitpunkt sind Premium-Funktionen für $4/Monat oder $25/Jahr, mit einer 14-tägigen kostenlosen Testphase beim Jahrestarif. Es läuft unter macOS, Windows und Linux.

Häufig gestellte Fragen

Weiterführend: wie du Yahoo Mail sicherst, wie lokales IMAP-Archivieren funktioniert und MailVault vs. Thunderbird. Sieh dir alle Funktionen an.