Welche persönlichen E-Mails solltest du aufbewahren?

Bewahre persönliche E-Mails auf, die etwas schwer Ersetzbares enthalten: eine bedeutsame Unterhaltung, eine Vereinbarung, auf die du noch zurückkommst, oder einen ursprünglichen Anhang, den du wieder verwenden möchtest. Du kannst mit wenigen Nachrichten anfangen, statt deinen gesamten Posteingang zu sortieren.

Denk an eine E-Mail, über die du dich freuen würdest, wenn du sie in zehn Jahren wiederfindest. Vielleicht ist es der ausführliche Reisebericht eines Freundes, die Nachricht, mit der ein gemeinsames Projekt begann, oder ein paar Zeilen von jemandem, der selten schrieb. Für einen Posteingangsfilter sieht sie wahrscheinlich nicht wichtig aus.

Das ist ein guter Ausgangspunkt. In deinem Posteingang vermischen sich Dinge, die deine Aufmerksamkeit brauchen, mit Dingen, die einen Platz in deiner Geschichte verdienen. Das sind unterschiedliche Gründe, eine Nachricht aufzubewahren.

Drei Fragen, um zu entscheiden, was bleibt

• Möchte ich das noch einmal lesen? Persönliche Neuigkeiten, ermutigende Worte und Unterhaltungen über wichtige Momente können noch lange von Bedeutung sein, nachdem es nichts mehr zu beantworten gibt.
• Könnte ich die ursprünglichen Angaben brauchen? Eine Nachricht kann erklären, auf welche Dokumentversion ihr euch geeinigt habt, warum du eine Entscheidung getroffen hast oder wer eine bestimmte Datei geschickt hat.
• Könnte ich das leicht ersetzen? Ein allgemeines Werbeangebot steht vielleicht noch auf einer Website. Eine persönliche Nachricht oder ein ursprünglicher Anhang existiert womöglich nur noch in den Kopien, die du und der Absender aufbewahrt habt.

Diese Fragen gelten für eine persönliche Sammlung. Sie legen keine Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen, Arbeitsdokumente oder andere gesetzlich geregelte Unterlagen fest. Behandle solche Anforderungen getrennt von der Entscheidung, was dir persönlich wichtig ist.

Lege eine kleine Sammlung an

Wähle eine Person, ein Ereignis oder ein Projekt. Suche nach dem Absender und einem ungefähren Zeitraum. Lies genug von der Unterhaltung, um zu erkennen, was zusammengehört, auch deine eigenen Antworten. Speichere die Nachrichten, die die Geschichte erzählen, statt nur das letzte „Danke“.

Eine Sammlung über den Einzug in dein erstes Zuhause könnte zum Beispiel den Rat eines Freundes, eure ausgetauschten Fotos und die Einladung enthalten, die du danach verschickt hast. Der Wert liegt im Zusammenhang zwischen diesen Nachrichten. Ein Ordner namens „Erstes Zuhause“ wird dir später mehr sagen als ein Ordner namens „Altes Zeug“.

Setz dir eine kleine erste Aufgabe: Finde zehn Nachrichten, die du aufbewahren möchtest. Das ist ein Ausgangspunkt für deine Auswahl, keine Obergrenze. Sobald du diese zehn wiederfinden kannst, hast du eine Methode, die du wiederholen kannst.

Bewahre die Nachricht mit ihrem Zusammenhang auf

Einem einzeln gespeicherten Anhang fehlt womöglich die Erklärung, die mit ihm kam. Auf einem Screenshot fehlt vielleicht ein Teil der Unterhaltung. Bewahre nach Möglichkeit die ursprüngliche Nachricht mit Absender, Datum, Betreff und Anhängen auf, zusätzlich zu allen separaten Dokumenten, die du anderswo ordnen möchtest.

Ein Link in einer gespeicherten E-Mail verweist weiterhin auf einen anderen Dienst. Die E-Mail zu speichern bedeutet nicht, alles unter diesem Link zu speichern. Wenn ein geteiltes Foto oder Dokument in deine Sammlung gehört, lade eine eigene Kopie herunter, sofern du dazu berechtigt bist, und prüfe, ob sie sich öffnen lässt.

Ein hilfreicher Test: Stell dir vor, du öffnest die Sammlung mehrere Jahre später. Würden dir Namen, Daten und Antworten helfen, zu verstehen, was passiert ist? Falls nicht, ergänze den fehlenden Zusammenhang, solange du dich noch daran erinnerst.

Wähle einen Ort, an den du zurückkehren kannst

Du kannst mit den Exportwerkzeugen deines E-Mail-Anbieters oder den lokalen Exportoptionen deines Desktop-Mailprogramms beginnen. Prüfe, welche Nachrichten und Anhänge der Export enthält, und stelle sicher, dass du eine Software hast, die das Ergebnis öffnen kann. Eine Datei, die du noch nicht lesen kannst, bedeutet, dass die Archivierung noch nicht abgeschlossen ist.

MailVault ist eine Möglichkeit, diese Sammlung lesbar aufzubewahren. Es speichert archivierte Nachrichten als einzelne .eml-Dateien und lässt dich deine lokalen E-Mails durchsuchen. Du kannst deine bisherige E-Mail-Adresse weiter nutzen, während du die Sammlung auf deinem Computer aufbaust. Manuelles Archivieren ist kostenlos.

Bewahre außerdem ein separates Backup der Sammlung auf. Eine Kopie auf deinem Laptop gibt dir unabhängigen Zugriff; eine zweite Kopie auf einem anderen Laufwerk bietet dir eine weitere Quelle zur Wiederherstellung, falls der Laptop ausfällt. Unser Backup-Check erklärt, wie du das Öffnen der gespeicherten E-Mails ausprobieren kannst, ohne die Originale zu verändern.

Finde die erste Nachricht

Wähle jemanden, dessen Name dir Lust macht, eine alte Unterhaltung zu öffnen. Suche nach dieser Person, finde eine Nachricht, die dir fehlen würde, und speichere sie an einem Ort, den du wiederfindest.

Den Rest des Ablagesystems kannst du später festlegen. Die erste sinnvolle Entscheidung ist zu erkennen, dass manche deiner E-Mails dieselbe Sorgfalt verdienen wie die Fotos daneben.

Weitere Artikel: eine bestimmte E-Mail in einem großen Archiv finden und den Aufbewahrungsort für deine Kopien wählen.