¿Qué correos personales deberías conservar?

Conserva los correos personales que contengan algo difícil de reemplazar: una conversación importante para ti, un acuerdo que aún consultas o un archivo adjunto original que quieras volver a usar. Puedes empezar con unos pocos mensajes en vez de ordenar toda tu bandeja de entrada.

Piensa en un correo que te alegraría encontrar dentro de diez años. Quizá sea el largo relato de un viaje de un amigo, el mensaje que dio comienzo a un proyecto compartido o unas líneas de alguien que escribía poco. Probablemente no le parezca importante a un filtro de la bandeja de entrada.

Es un buen punto de partida. Tu bandeja de entrada mezcla cosas que necesitan atención con cosas que merecen un lugar en tu historia. Son motivos distintos para conservar un mensaje.

Tres preguntas para decidir qué guardar

• ¿Me gustaría volver a leerlo? Las novedades personales, las palabras de ánimo y las conversaciones sobre momentos importantes pueden seguir teniendo valor mucho después de que ya no quede nada que responder.
• ¿Podría necesitar los datos originales? Un mensaje puede explicar qué versión de un documento acordasteis, por qué tomaste una decisión o quién envió un archivo concreto.
• ¿Podría reemplazarlo fácilmente? Una promoción genérica quizá siga en una web. Un mensaje personal o un archivo adjunto original puede existir solo en las copias que tú y el remitente conservasteis.

Estas preguntas son para una colección personal. No establecen plazos de conservación para documentos fiscales, laborales u otros sujetos a normativa. Separa esos requisitos de las decisiones sobre lo que valoras personalmente.

Crea una pequeña colección

Elige una persona, un evento o un proyecto. Busca ese remitente y un intervalo de fechas aproximado. Lee suficiente de la conversación para saber qué mensajes van juntos, incluidas tus propias respuestas. Guarda los mensajes que cuentan la historia en vez de quedarte solo con el último «gracias».

Por ejemplo, una colección sobre la mudanza a tu primera casa podría incluir los consejos de un amigo, las fotos que intercambiasteis y la invitación que enviaste después. El valor está en la conexión entre esos mensajes. Una carpeta llamada «Primera casa» tendrá más sentido después que una llamada «Cosas viejas».

Ponte una primera tarea pequeña: encontrar diez mensajes que merezca la pena guardar. Es un punto de partida para seleccionar, no un límite. Cuando puedas recuperar esos diez, tendrás un método que podrás repetir.

Guarda el mensaje con su contexto

Un archivo adjunto por sí solo puede perder la explicación con la que llegó. Una captura de pantalla puede omitir parte de la conversación. Siempre que sea posible, guarda el mensaje original con su remitente, fecha, asunto y adjuntos, además de los documentos separados que quieras organizar en otro lugar.

Un enlace en un correo guardado sigue apuntando a otro servicio. Guardar el correo no guarda todo lo que hay en ese enlace. Si una foto o un documento compartido pertenece a tu colección, descarga tu propia copia si tienes permiso para hacerlo y comprueba que se abre.

Una prueba útil es imaginar que abres la colección varios años después: ¿te ayudarían los nombres, las fechas y las respuestas a entender lo que ocurrió? Si no es así, añade el contexto que falta mientras aún lo recuerdas.

Elige un lugar al que puedas volver

Puedes empezar con las herramientas de exportación de tu proveedor de correo o las opciones de exportación local de tu aplicación de correo de escritorio. Comprueba qué mensajes y adjuntos incluye la exportación y asegúrate de tener un programa que pueda abrir el resultado. Un archivo que aún no puedes leer es una tarea de archivado sin terminar.

MailVault es una opción para mantener esa colección legible. Guarda los mensajes archivados como archivos .eml individuales y te permite buscar en tu correo local. Puedes seguir usando tu dirección de correo actual mientras creas la colección en tu ordenador. El archivado manual es gratuito.

Conserva también una copia de seguridad aparte de la colección. Una copia en tu portátil te da acceso independiente; una segunda copia en otra unidad te ofrece otro lugar desde el que recuperarla si el portátil falla. Nuestra comprobación de copias de seguridad explica cómo probar a abrir el correo guardado sin modificar los originales.

Encuentra el primer mensaje

Elige a alguien cuyo nombre te dé ganas de abrir una conversación antigua. Busca a esa persona, encuentra un mensaje que echarías de menos y guárdalo en un lugar que puedas volver a encontrar.

Puedes definir el resto del sistema de organización más adelante. La primera decisión útil es reconocer que parte de tu correo merece el mismo cuidado que las fotos que lo acompañan.

Lecturas relacionadas: encontrar un correo concreto en un archivo grande y elegir dónde guardar tus copias.