Lokale E-Mail-Speicherung oder Cloud-E-Mail: Welche Kopie kontrollierst du?

Lokale E-Mail-Speicherung und Cloud-E-Mail lösen unterschiedliche Teile desselben Problems. Dein Anbieter empfängt Nachrichten und stellt das aktuelle Postfach auf verschiedenen Geräten bereit. Ein lokales Archiv gibt dir eine Kopie, die du auf deinem eigenen Computer aufbewahren und prüfen kannst. Viele Menschen brauchen beides.

Unterscheide Zustellung, Synchronisierung und Aufbewahrung

Die Zustellung bringt eine Nachricht in dein Konto. Die Synchronisierung gleicht Änderungen zwischen Client und Server ab. Die Aufbewahrung erhält eine Kopie für später. Eine Nachricht in einen Serverordner namens Archiv zu verschieben ändert ihren Ort im Postfach; dadurch entsteht nicht automatisch eine separate Kopie auf deinem Mac.

In MailVault liegen ausdrücklich archivierte Nachrichten als .eml-Dateien in einer lokalen Maildir-Struktur. Die gespeicherte Kopie kann erhalten bleiben, nachdem die Nachricht beim Anbieter entfernt wurde. Prüfe vor dem Löschen von Server-E-Mails, ob die Archivierung abgeschlossen ist und ob sich Nachrichten und Anhänge öffnen lassen.

Vergleiche die praktischen Vor- und Nachteile

Zugriff. Cloud-E-Mail ist auf verbundenen Geräten bequem verfügbar. Ein lokales Archiv steht auf dem Computer bereit, auf dem es liegt, bei vollständig gespeicherten Nachrichten auch offline.
Kontrolle. Der Anbieter verwaltet die Serverkopie. Du entscheidest, wo lokale Archivdateien und Backups liegen.
Wiederherstellung. Eine aufbewahrte lokale Kopie kann helfen, wenn das Konto nicht mehr verfügbar ist. Ein separates Backup schützt vor dem Verlust des Computers selbst.
Speicherplatz. Serverkontingente und lokaler Speicherplatz sind getrennte Grenzen. E-Mails herunterzuladen schafft keinen Platz auf dem Server; erst das Löschen geprüfter Serverkopien tut das.
Pflege. Ein Anbieter betreibt seinen Dienst. Du musst dafür sorgen, dass dein lokaler Speicher funktioniert, ihn schützen und deine Backups prüfen.

MailVault zeigt neben Nachrichten deren Status auf dem Server und im lokalen Archiv. · MailVault version 2.16.0 — Der Status jeder Nachricht hilft, die Kopie beim Anbieter von der Kopie auf deinem Laufwerk zu unterscheiden.

Datenschutz hängt von der gesamten Einrichtung ab

Mit der lokalen Suche bleibt das Abrufen aus dem Archiv auf deinem Computer. Das macht gewöhnliche E-Mails nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt und hindert den Anbieter nicht daran, neue E-Mails zu verarbeiten. Auch lokale Dateien brauchen Schutz vor unbefugtem Zugriff. Legst du den Tresor in einen mit der Cloud synchronisierten Ordner, wird dessen Dienst zu einem weiteren Speicherort deines Archivs.

Cloud-Dienste unterscheiden sich bei Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und Aufbewahrung. Prüfe den konkreten Dienst und seine Einstellungen, statt davon auszugehen, dass jeder gehostete Speicher gleich funktioniert. Für die Entscheidung auf dem Mac hilft unsere Checkliste für ein privates Archiv.

Eine Einrichtung, die beides verbindet

Behalte deinen bisherigen Anbieter für eingehende und ausgehende E-Mails.
Archiviere die Ordner und Jahre, die du behalten möchtest, in MailVault.
Teste gespeicherte Nachrichten und Anhänge ohne Verbindung.
Sichere das Archiv auf einem separaten Laufwerk und prüfe auch diese Kopie.
Entscheide erst dann, welche Servernachrichten du nicht mehr online brauchst.

MailVault-Einstellungen für das verwendete Archiv und einen zweiten Speicherort. · MailVault version 2.16.0 — Eine zweite Kopie auf einem separaten Laufwerk schützt vor einem anderen Risiko als dem Verlust des Zugangs zum Anbieter.

Entscheide danach, was erhalten bleiben muss

Wenn dir bequemer Zugriff von mehreren Geräten am wichtigsten ist, behalte dafür genügend E-Mails beim Anbieter. Wenn alte Unterlagen eine Kontoschließung überstehen müssen, bewahre ein geprüftes unabhängiges Archiv auf. Falls dein Mac morgen ausfällt, hilft ein getestetes Backup zusätzlich zum Archiv.

Manuelles Archivieren und manuelle Backups sind in MailVault kostenlos. Premium ergänzt geplante Backups und kombinierte Abläufe zum Archivieren und Löschen. Beginne damit, die Korrespondenz eines Projekts aufzubewahren. Plane dann mithilfe des Leitfadens zur Backup-Auswahl die Wiederherstellung des gesamten Archivs.

Probiere es mit einem Ordner deiner eigenen E-Mails aus.

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