Quais e-mails pessoais você deve guardar?

Guarde e-mails pessoais que contenham algo difícil de substituir: uma conversa significativa, um acordo que você ainda consulta ou um anexo original que quer usar de novo. Você pode começar com algumas mensagens em vez de organizar a caixa de entrada inteira.

Pense em um e-mail que você ficaria feliz de encontrar daqui a dez anos. Talvez seja o relato longo de uma viagem de um amigo, a mensagem que deu início a um projeto em conjunto ou um recado de alguém que raramente escrevia. Provavelmente ele não parece importante para um filtro da caixa de entrada.

Esse é um ponto de partida útil. Sua caixa de entrada mistura coisas que precisam de atenção com coisas que merecem um lugar na sua história. São motivos diferentes para guardar uma mensagem.

Três perguntas para decidir o que fica

• Eu gostaria de ler isto de novo? Notícias pessoais, palavras de incentivo e conversas sobre momentos importantes podem continuar tendo valor muito depois de não haver mais nada a responder.
• Eu precisaria dos detalhes originais? Uma mensagem pode explicar qual versão de um documento vocês combinaram, por que você tomou uma decisão ou quem enviou determinado arquivo.
• Eu conseguiria substituir isto facilmente? Uma promoção genérica pode continuar em um site. Uma mensagem pessoal ou um anexo original pode existir apenas nas cópias que você e o remetente guardaram.

Estas perguntas servem para uma coleção pessoal. Elas não definem prazos de retenção de documentos fiscais, trabalhistas ou de outros registros sujeitos a normas. Mantenha essas exigências separadas das decisões sobre o que tem valor pessoal para você.

Monte uma pequena coleção

Escolha uma pessoa, um evento ou um projeto. Pesquise esse remetente e um intervalo aproximado de datas. Leia o suficiente da conversa para saber quais mensagens fazem parte do mesmo contexto, incluindo suas próprias respostas. Salve as mensagens que contam a história, não apenas o último “obrigado”.

Por exemplo, uma coleção sobre a mudança para sua primeira casa pode incluir os conselhos de um amigo, as fotos que vocês trocaram e o convite que você enviou depois. O valor está na ligação entre essas mensagens. Uma pasta chamada “Primeira casa” vai fazer mais sentido depois do que uma chamada “Coisas antigas”.

Defina uma primeira tarefa pequena: encontre dez mensagens que valem a pena guardar. Isso é um ponto de partida para a seleção, não um limite. Quando você conseguir recuperar essas dez, terá um método que pode repetir.

Guarde a mensagem com seu contexto

Um anexo sozinho pode perder a explicação que veio com ele. Uma captura de tela pode deixar de fora parte da conversa. Quando possível, guarde a mensagem original com remetente, data, assunto e anexos, junto com os documentos separados que você queira organizar em outro lugar.

Um link em um e-mail salvo continua apontando para outro serviço. Salvar o e-mail não salva tudo o que está nesse link. Se uma foto ou um documento compartilhado faz parte da sua coleção, baixe uma cópia que você tenha permissão para guardar e verifique se ela abre.

Um teste útil é imaginar abrir a coleção daqui a vários anos: os nomes, as datas e as respostas ajudariam você a entender o que aconteceu? Se não, acrescente o contexto que falta enquanto ainda se lembra dele.

Escolha um lugar ao qual você possa voltar

Você pode começar com as ferramentas de exportação do seu provedor de e-mail ou com as opções de exportação local do seu aplicativo de e-mail para computador. Confira quais mensagens e anexos a exportação inclui e verifique se você tem um programa capaz de abrir o resultado. Um arquivo que você ainda não consegue ler é uma tarefa de arquivamento inacabada.

O MailVault é uma opção para manter essa coleção legível. Ele salva as mensagens arquivadas como arquivos .eml individuais e permite pesquisar seus e-mails locais. Você pode continuar usando seu endereço de e-mail enquanto monta a coleção no computador. O arquivamento manual é gratuito.

Mantenha também um backup separado da coleção. Uma cópia no notebook dá acesso independente; uma segunda cópia em outra unidade oferece outro lugar de onde recuperá-la se o notebook falhar. Nossa verificação de backup explica como tentar abrir os e-mails salvos sem alterar os originais.

Encontre a primeira mensagem

Escolha alguém cujo nome faça você querer abrir uma conversa antiga. Pesquise essa pessoa, encontre uma mensagem que faria falta e salve-a em um lugar onde você consiga encontrá-la de novo.

Você pode definir o restante da organização depois. A primeira decisão útil é reconhecer que alguns dos seus e-mails merecem o mesmo cuidado que as fotos ao lado deles.

Leituras relacionadas: encontrar um e-mail específico em um arquivo grande e escolher onde guardar suas cópias.