Quali email personali dovresti conservare?

Conserva le email personali che contengono qualcosa di difficile da sostituire: una conversazione significativa, un accordo che consulti ancora o un allegato originale che vuoi riutilizzare. Puoi iniziare con pochi messaggi invece di riordinare tutta la posta in arrivo.

Pensa a un'email che saresti felice di ritrovare tra dieci anni. Magari il lungo racconto di un viaggio fatto da un amico, il messaggio che ha dato inizio a un progetto condiviso o poche righe da qualcuno che scriveva raramente. Probabilmente non sembra importante a un filtro della posta in arrivo.

È un buon punto di partenza. La posta in arrivo mescola cose che richiedono attenzione e cose che meritano un posto nella tua storia. Sono motivi diversi per conservare un messaggio.

Tre domande per decidere cosa conservare

• Vorrei rileggere questo messaggio? Novità personali, parole di incoraggiamento e conversazioni legate a momenti importanti possono contare molto tempo dopo che non c'è più nulla a cui rispondere.
• Mi servirebbero i dettagli originali? Un messaggio può spiegare quale versione di un documento avete concordato, perché hai preso una decisione o chi ha inviato un determinato file.
• Potrei sostituirlo facilmente? Un'offerta generica potrebbe essere ancora su un sito. Un messaggio personale o un allegato originale potrebbero esistere solo nelle copie conservate da te e dal mittente.

Queste domande riguardano una raccolta personale. Non stabiliscono i tempi di conservazione per documenti fiscali, di lavoro o soggetti ad altre norme. Tieni questi obblighi separati dalle decisioni su ciò a cui attribuisci un valore personale.

Crea una piccola raccolta

Scegli una persona, un evento o un progetto. Cerca quel mittente e un intervallo di date approssimativo. Leggi quanto basta della conversazione per capire quali messaggi vanno insieme, incluse le tue risposte. Salva i messaggi che raccontano la storia, non soltanto l'ultimo “grazie”.

Per esempio, una raccolta sul trasloco nella tua prima casa potrebbe includere i consigli di un amico, le foto che vi siete scambiati e l'invito che hai mandato dopo. Il valore sta nel legame tra questi messaggi. Una cartella chiamata “Prima casa” avrà più significato in futuro di una cartella chiamata “Cose vecchie”.

Datti un piccolo primo compito: trova dieci messaggi che vale la pena conservare. È un punto di partenza per la selezione, non un limite. Quando saprai ritrovare quei dieci, avrai un metodo da ripetere.

Conserva il messaggio con il suo contesto

Un allegato da solo può perdere la spiegazione che lo accompagnava. Uno screenshot può omettere parte della conversazione. Quando possibile, conserva il messaggio originale con mittente, data, oggetto e allegati, insieme agli eventuali documenti separati che vuoi organizzare altrove.

Un link in un'email salvata rimanda comunque a un altro servizio. Salvare l'email non salva tutto ciò che si trova a quel link. Se una foto o un documento condiviso fa parte della tua raccolta, scaricane una copia che hai il permesso di conservare e verifica che si apra.

Una prova utile è immaginare di aprire la raccolta tra diversi anni: nomi, date e risposte ti aiuterebbero a capire cosa è successo? Se la risposta è no, aggiungi il contesto mancante finché lo ricordi ancora.

Scegli un posto in cui poter tornare

Puoi iniziare con gli strumenti di esportazione del tuo provider di posta o con le opzioni di esportazione locale dell'app di posta sul computer. Controlla quali messaggi e allegati sono inclusi nell'esportazione e assicurati di avere un programma in grado di aprire il risultato. Un file che non sai ancora leggere è un'attività di archiviazione incompiuta.

MailVault è una possibilità per mantenere leggibile questa raccolta. Salva i messaggi archiviati come singoli file .eml e ti permette di cercare nella posta locale. Puoi continuare a usare il tuo indirizzo email mentre costruisci la raccolta sul computer. L'archiviazione manuale è gratuita.

Conserva anche un backup separato della raccolta. Una copia sul portatile ti dà accesso indipendente; una seconda copia su un altro disco ti offre un altro posto da cui recuperarla se il portatile si guasta. La nostra verifica del backup spiega come provare ad aprire la posta salvata senza modificare gli originali.

Trova il primo messaggio

Scegli qualcuno il cui nome ti faccia venire voglia di aprire una vecchia conversazione. Cerca quella persona, trova un messaggio che ti mancherebbe e salvalo in un posto in cui saprai ritrovarlo.

Potrai definire il resto dell'organizzazione più avanti. La prima decisione utile è riconoscere che alcune email meritano la stessa cura delle foto che le accompagnano.

Letture correlate: trovare un'email specifica in un grande archivio e scegliere dove conservare le copie.