Quels e-mails personnels devriez-vous conserver ?

Conservez les e-mails personnels qui contiennent quelque chose de difficile à remplacer : une conversation qui compte, un accord auquel vous vous référez encore ou une pièce jointe originale que vous souhaitez réutiliser. Vous pouvez commencer par quelques messages au lieu de trier toute votre boîte de réception.

Pensez à un e-mail que vous seriez heureux de retrouver dans dix ans. Peut-être le long récit de voyage d’un ami, le message à l’origine d’un projet commun ou quelques mots d’une personne qui écrivait rarement. Il ne semble probablement pas important aux yeux d’un filtre de boîte de réception.

C’est un bon point de départ. Votre boîte de réception mélange les éléments qui demandent votre attention et ceux qui méritent une place dans votre histoire. Ce sont des raisons différentes de conserver un message.

Trois questions pour décider quoi garder

• Aurais-je envie de relire ce message ? Des nouvelles personnelles, des encouragements et des échanges autour de moments importants peuvent compter longtemps après qu’il n’y a plus rien à répondre.
• Pourrais-je avoir besoin des informations originales ? Un message peut expliquer sur quelle version d’un document vous vous êtes mis d’accord, pourquoi vous avez pris une décision ou qui a envoyé un fichier précis.
• Pourrais-je facilement le remplacer ? Une promotion générique figure peut-être encore sur un site web. Un message personnel ou une pièce jointe originale n’existe peut-être que dans les copies conservées par vous et l’expéditeur.

Ces questions concernent une collection personnelle. Elles ne définissent pas de durées de conservation pour les documents fiscaux, professionnels ou soumis à d’autres obligations réglementaires. Séparez ces exigences des décisions sur ce qui a de la valeur pour vous personnellement.

Constituez une petite collection

Choisissez une personne, un événement ou un projet. Recherchez cet expéditeur et une période approximative. Lisez suffisamment la conversation pour savoir ce qui va ensemble, y compris vos propres réponses. Enregistrez les messages qui racontent l’histoire plutôt que le dernier « merci » uniquement.

Par exemple, une collection sur l’emménagement dans votre premier logement pourrait inclure les conseils d’un ami, les photos échangées et l’invitation envoyée ensuite. La valeur tient au lien entre ces messages. Un dossier nommé « Premier logement » vous parlera davantage plus tard qu’un dossier nommé « Vieux trucs ».

Donnez-vous une première petite tâche : trouver dix messages qui méritent d’être conservés. C’est un point de départ pour votre sélection, pas une limite. Une fois que vous savez retrouver ces dix messages, vous disposez d’une méthode que vous pouvez répéter.

Gardez le message avec son contexte

Une pièce jointe seule peut perdre l’explication qui l’accompagnait. Une capture d’écran peut omettre une partie de la conversation. Si possible, conservez le message original avec son expéditeur, sa date, son objet et ses pièces jointes, en plus des documents séparés que vous souhaitez ranger ailleurs.

Un lien dans un e-mail enregistré pointe toujours vers un autre service. Enregistrer l’e-mail ne sauvegarde pas tout ce qui se trouve à cette adresse. Si une photo ou un document partagé a sa place dans votre collection, téléchargez votre propre copie si vous en avez l’autorisation, et vérifiez qu’elle s’ouvre.

Un test utile consiste à imaginer ouvrir la collection plusieurs années plus tard : les noms, les dates et les réponses vous aideraient-ils à comprendre ce qui s’est passé ? Sinon, ajoutez le contexte manquant pendant que vous vous en souvenez encore.

Choisissez un endroit où vous pourrez revenir

Vous pouvez commencer par les outils d’export de votre fournisseur de messagerie ou les options d’export local de votre application de messagerie sur ordinateur. Vérifiez quels messages et pièces jointes sont inclus dans l’export et assurez-vous de disposer d’un logiciel capable d’ouvrir le résultat. Un fichier que vous ne savez pas encore lire signifie que l’archivage n’est pas terminé.

MailVault est une possibilité pour garder cette collection lisible. Il enregistre les messages archivés sous forme de fichiers .eml individuels et vous permet de rechercher vos e-mails locaux. Vous pouvez continuer à utiliser votre adresse e-mail actuelle tout en constituant la collection sur votre ordinateur. L’archivage manuel est gratuit.

Gardez aussi une sauvegarde séparée de la collection. Une copie sur votre ordinateur portable vous donne un accès indépendant ; une seconde copie sur un autre disque vous offre un autre endroit d’où la récupérer si cet ordinateur tombe en panne. Notre vérification de sauvegarde explique comment essayer d’ouvrir les e-mails enregistrés sans modifier les originaux.

Trouvez le premier message

Choisissez une personne dont le nom vous donne envie d’ouvrir une ancienne conversation. Recherchez-la, trouvez un message qui vous manquerait et enregistrez-le à un endroit que vous saurez retrouver.

Vous pourrez définir le reste du classement plus tard. La première décision utile est de reconnaître que certains de vos e-mails méritent autant de soin que les photos à côté.

À lire aussi : retrouver un e-mail précis dans une grande archive et choisir où conserver vos copies.