Como verificar seu backup de e-mails antes de precisar dele

Verifique um backup de e-mails abrindo a cópia salva, lendo mensagens de pastas e datas diferentes e testando os anexos. Depois, tente recuperar uma amostra do local separado de backup. Concluir o download é um ponto de partida; conseguir usar o que você salvou é o resultado de que você precisa.

Imagine precisar de um anexo antigo amanhã. Você sabe que exportou seus e-mails, mas não lembra em qual unidade eles estão nem qual aplicativo abre o arquivo. As mensagens podem estar intactas. Ainda assim, você tem um problema de recuperação para resolver.

Você pode responder a essas perguntas agora, enquanto a caixa de e-mail original está disponível para comparação. Deixe as mensagens originais onde estão durante todas essas verificações.

1. Anote o que o backup deve conter

Registre a conta, as pastas, o intervalo de datas e quando a cópia foi feita. Inclua Enviados e as pastas personalizadas que você pretendia preservar. Se selecionou apenas um período recente ou algumas pastas, identifique o backup dessa forma para não confundi-lo depois com uma cópia completa da conta.

Compare o conteúdo previsto com o relatório de exportação ou backup. Investigue mensagens ignoradas, erros e períodos ausentes. O total de mensagens pode ser afetado pela forma como a ferramenta trata pastas, marcadores ou duplicatas. Por isso, um número igual, por si só, não comprova que tudo de que você precisa está lá.

2. Abra as mensagens salvas

Abra o arquivo ou os arquivos exportados com o programa que você pretende usar para a recuperação. Encontre uma mensagem antiga, uma recente e uma resposta que você enviou. Escolha exemplos de várias pastas. Leia o corpo e compare remetente, assunto e data com os originais.

Se você exportou um arquivo de caixa de e-mail, tente importar uma cópia em um perfil local de teste separado ou abri-la em um leitor adequado. Mantenha a exportação original intacta. Não teste a recuperação importando tudo na conta que você usa no dia a dia, onde isso pode criar duplicatas ou alterar sua caixa de e-mail.

3. Teste os anexos

Abra um documento e uma imagem das mensagens salvas. Confira também uma mensagem com mais de um anexo. Ver o nome de um anexo não basta; o arquivo em si precisa estar presente e utilizável.

Diferencie anexos de links. Uma mensagem salva com um link para uma unidade compartilhada não inclui necessariamente o documento vinculado. Anote os arquivos importantes que você ainda precisa salvar separadamente.

4. Confira o que funciona offline

Desconecte-se da rede e abra mensagens salvas que você não acabou de visualizar. Tente ler o corpo e abrir um anexo. Isso ajuda a revelar se o aplicativo depende de buscar os dados no servidor ou se realmente manteve o conteúdo das mensagens.

Uma verificação offline comprova o acesso às mensagens que você testou. Ela não comprova que todas as mensagens foram salvas, nem que um cache sincronizado sobreviverá a uma exclusão posterior no servidor. Confirme que a cópia é uma exportação ou um arquivo explícito com retenção independente. Se precisar testar esse comportamento, use e-mails descartáveis em uma conta de teste.

5. Leia uma cópia do local de backup

Copie uma pequena amostra da unidade de backup ou de outro destino de backup para uma pasta temporária separada. Abra esses arquivos copiados. Se o backup estiver criptografado, confirme que você consegue desbloqueá-lo usando seu processo normal de recuperação.

Isso testa uma questão diferente de ler o arquivo de trabalho no computador: você consegue recuperar e-mails utilizáveis do lugar em que confiaria se esse computador estivesse indisponível? Mantenha o arquivo de trabalho e o backup intactos durante o teste.

6. Deixe uma anotação para o futuro

Registre onde o backup fica, o que ele abrange, o aplicativo necessário para abri-lo, a data da verificação e quaisquer lacunas ainda não resolvidas. Guarde as credenciais de recuperação no seu gerenciador de senhas, não nessa anotação. Repita a verificação depois de mudar o processo de backup e quando adicionar material novo importante.

A amostragem encontra problemas; ela não pode certificar cada arquivo. Combine essas verificações com os relatórios de conclusão e as verificações de integridade da ferramenta, quando disponíveis. Se descobrir lacunas, corrija a cópia antes de confiar nela para uma limpeza ou o encerramento de uma conta.

Verificando um arquivo do MailVault

No MailVault, as mensagens arquivadas explicitamente são armazenadas como arquivos .eml padrão. Uma mensagem aparecer na lista não é, por si só, prova de que todo o seu conteúdo foi arquivado: os modos de download podem reter quantidades diferentes de e-mails. Confira o estado de armazenamento dela e teste o conteúdo salvo.

O arquivamento manual e os backups manuais são gratuitos. O Premium acrescenta backups agendados e verificação da integridade do backup. Em qualquer caso, abrir uma amostra por conta própria confirma que você sabe encontrar e usar seus e-mails salvos. Veja as opções de backup do MailVault.

Se o próximo passo for remover e-mails do servidor, siga o guia para guardar e-mails após a exclusão do servidor. Se ainda estiver decidindo o que preservar, comece com uma pequena coleção de e-mails pessoais.