Mac でオフラインメール検索：接続なしでメールを探す
オフラインメール検索は、飛行機の中、インターネットの障害時、古いアカウントが使えなくなったときに役立ちます。条件はシンプルです。必要なデータが、すでに Mac にあることです。検索結果に表示されても、メール本体をサーバーから取得する必要があれば、接続を切った状態では役立ちません。
インターネットなしで検索できるもの
MailVault は、コンピュータ上でローカルにインデックスを作成したメールを検索します。確実に使えるオフラインアーカイブにするには、残したいメールを添付ファイルも含めて全体ごと保存し、インデックス作成が終わるまで待ちます。保存済みメールのテキスト検索は無料です。対応する PDF や Office の添付ファイル内の検索は Premium の機能です。
新着メール、サーバー上にしかないメール、外部の画像には、引き続き接続が必要です。ローカルアーカイブがあっても、外部のウェブリンクをオフラインで開けるようにはなりません。旅行書類やプロジェクトの引き継ぎを準備するときは、この違いを意識してください。
オフラインになる前に Mac を準備する
- 必要な履歴を選びます。受信トレイだけでなく、送信済み、アーカイブ、必要な独自フォルダも含めます。
- 接続中に対象のメールをアーカイブします。処理が完了するまで待ち、ダウンロードエラーがあれば解決します。
- ローカルで使えるか確認します。重要な各フォルダから、古いメール、最近のメール、添付ファイル付きメールを開きます。
- 実際に検索します。後で必要になりそうな顧客名、請求書番号、語句を使います。
- 接続を切って繰り返します。ネットワークを切断し、メールを開き直して、添付ファイルも開きます。この確認が重要です。
インデックスとアーカイブを混同しない
MailVault には複数のダウンロードモードがあります。「オンデマンド」はメールを開くときに取得します。「最近分を保持」は、選択した最近の期間を保持します。「インデックスのみ」は、すべてのメール全体を保持せずに検索用の情報を残せます。Premium の「すべて保存」モードは、全期間の履歴をバックグラウンドでダウンロードします。これらのダウンロードモードによって、明示的にアーカイブしたメールやバックアップが削除されることはありません。
日常の保存用にモードを選び、必ず使える状態で残したい履歴はアーカイブします。検索で見つけたメールの本文をオフラインで開けない場合は、接続し直してメール全体を保存してから利用してください。
スクロールする代わりに検索を絞る
特徴的な単語や名前の一部から始めます。結果が多すぎる場合は、差出人や日付のフィルターを追加します。あるはずのメールが見つからない場合は選択中のフォルダを確認し、自分の返信は送信済みにあるかもしれないことも覚えておきましょう。添付ファイルのフィルターは、添付ファイル付きメールを探すものです。文書内のテキスト検索とは異なります。
詳しくは、何千通ものメールを検索する手順をご覧ください。オフラインで時々取り出すだけなら、まず無料のローカル検索と手動アーカイブを試しましょう。自動での保存や添付ファイルの内容検索が日常の作業に必要なら、Premium を検討してください。
自分のメールの 1 つのフォルダで試してみましょう。
無料の手動アーカイブ、ローカルメール検索、手動バックアップから始めましょう。自動化が必要になったらプランを比較してください。