何千通ものメールをすばやく検索する方法
何年分ものメールから 1 枚の請求書を探すとき、入力を速くするだけで解決することはほとんどありません。役立つ検索には、特徴的な手がかりと適切な検索範囲の組み合わせが必要です。アプリを変える前に、存在すると分かっているメールで次の手順を試しましょう。問題が検索語句、フォルダの絞り込み、ローカルの履歴不足のどれにあるかが分かります。
最もよく覚えている手がかりから始める
「会議」のような広い意味の単語より先に、請求書番号、プロジェクト名、特徴的な言い回しを使います。人しか覚えていなければ、名前やアドレスから始めます。考えられるすべてのフィルターを一度に追加しないでください。日付やフォルダが違うだけで、正しい結果が隠れてしまいます。
たとえば、スタジオのプロジェクトの最終請求書が必要だとします。プロジェクト名で検索し、取引先で絞り込み、日付範囲を納品時期に限定します。請求書が PDF で届いた場合は、まず添付ファイル付きメールに絞り込み、候補のメールを調べます。
繰り返し使える 5 段階の手順
- 特徴的な語句で検索します。参照番号、会社名、件名の一部を試してください。
- 差出人で絞り込みます。相手が複数のアドレスを使っている場合は、別のアドレスも確認します。
- 日付範囲を指定します。覚えている日付の前後に余裕を持たせます。返信が後から届いている可能性があります。
- フォルダとアカウントを確認します。現在の受信トレイだけでなく、送信済みやアーカイブしたプロジェクトフォルダも探します。
- 一致したやり取りを読みます。最初の結果を最終版と判断する前に、添付ファイル、差出人、日付を確認します。
添付ファイル検索の意味を理解する
添付ファイル付きメールを探すことと、添付ファイル内の語句を検索することは別です。MailVault の無料検索は、ローカルにインデックスを作成したメールを対象とします。Premium では、対応する PDF や Office の添付ファイル内のテキストも検索できます。スキャンした文書には検索可能なテキストが含まれない場合があるため、差出人、件名、添付元のメールにある言葉でも試してください。
あるはずのメールが見つからないとき
まず最も狭く絞り込んでいるフィルターを解除します。次に別のフォルダやアカウントを確認し、検索語句を短くして、違う手がかりで検索します。ローカルにダウンロードする期間より古いメールなら、アーカイブ済みか、まだサーバーに残っているか確認します。一度もダウンロードしておらず、すでに取得できなくなったメールをインデックスから復元することはできません。
大きなアーカイブを追加したら、最初のインデックス作成が完了するまで待ちます。最近のキャッシュ、検索可能なヘッダー、全体が保存されたメールは、それぞれ異なる状態です。旅行中に古いメールを使う予定がある場合は、オフライン検索のチェックリストを使ってください。
ベンチマークだけでなく、役立つ結果を測る
実用的な試し方として、古い請求書を探す、送信済みのやり取りを見つける、オフラインで添付ファイルを開く、という 3 つの作業を選びます。自分のメールボックスで繰り返し試してください。正しい元のメールを見つけられたか、何段階の操作が必要だったかを記録します。
実装や性能の詳細を知りたい方のために、MailVault は50,000 通のメール検索テストを別途公開しています。結果は Mac、検索語句、アーカイブによって変わります。日常の目的はもっとシンプルです。何年分ものメールをスクロールせずに、必要なメールにたどり着くことです。
自分のメールの 1 つのフォルダで試してみましょう。
無料の手動アーカイブ、ローカルメール検索、手動バックアップから始めましょう。自動化が必要になったらプランを比較してください。