Mac 向けメールアーカイブアプリの選び方
あなたの Mac に最適なメールアーカイブアプリは、元のアカウントを使えなくなっても古いメールを取り出せるものです。まずはそれを試しましょう。使い慣れた受信トレイ、大きな保存容量、アーカイブボタンがあるだけでは、独立したコピーを持っている証拠にはなりません。
このガイドは MailVault の開発者が執筆しています。アーカイブを選ぶ前に私たちが確認する項目と、MailVault が適する用途を説明します。候補を幅広く見たい方は、Mac 向けメールアーカイブアプリの比較をご覧ください。
実際の用途に合わせて選ぶ
一度きりの引き継ぎなら、メールボックスの書き出しで足りるかもしれません。顧客との決定事項、請求書、何年分ものやり取りを日常的に取り出すなら、毎日検索して読めるアーカイブを選びましょう。チームで保持方針の一括適用や法的保全が必要なら、その要件に照らして組織向けの専用アーカイブを評価してください。
Apple Mail はメールボックスを MBOX パッケージとして書き出せます。手動コピーの出発点として便利ですが、更新、保存、検証の計画も必要です。手順は Apple のメールボックスの書き出しガイドに記載されています。
導入前に確認したい 5 つのこと
- 独立した保持。保存したメールがサーバーから消えた後も残るか確認します。同期キャッシュと保持用アーカイブは目的が異なります。
- メール全体の保存。古いメールとその添付ファイルをオフラインで開きます。検索インデックスに件名があるだけでは、メール全体を保存したことにはなりません。
- 移行しやすい保存形式。サブスクリプションを更新しなくてもメールを読んだり書き出したりできるか確認します。
- 実用的な検索。差出人、日付、覚えている語句を使って、送信済みや独自のフォルダも含めた検索を試します。
- もう 1 つのコピー。バックアップの保存場所と、Mac を紛失した場合の復元方法を確認します。
MailVaultはどこに当てはまるか
MailVault はデスクトップのメールクライアントとローカルアーカイブを組み合わせています。アーカイブしたメールは、ヘッダー、本文、添付ファイルとともに、標準の .eml ファイルとして Maildir ツリーに保存されます。保存したメールはオフラインで閲覧・検索でき、別のツールに移る際には MBOX として書き出せます。
アカウントの接続は最初の一歩にすぎません。ローカルに何を残すかはダウンロードモードで決まります。最近のキャッシュは、過去のメールすべてを含むアーカイブではありません。必要なフォルダと年のメールを明示的にアーカイブし、サーバーから何かを削除する前に、メールごとの状態を確認してください。
無料で使える機能と、有料にするタイミング
MailVault では、手動アーカイブ、回数無制限の手動バックアップ、ローカルメール検索を無料で使えます。Premium では、スケジュールバックアップ、添付ファイルの内容検索、アーカイブと削除をまとめた操作が加わります。まずアーカイブが自分の作業に合うか確かめ、必要に応じて自動化を選びましょう。
最初は、1 つのフォルダの 1 年分のメールで試すのがよい方法です。アーカイブしたらネットワークを切断し、いくつかのメールと添付ファイルを開いて、サンプルを書き出します。別のドライブにもバックアップを作ります。問題がなければ、残りの履歴にも広げましょう。
自分のメールの 1 つのフォルダで試してみましょう。
無料の手動アーカイブ、ローカルメール検索、手動バックアップから始めましょう。自動化が必要になったらプランを比較してください。