Outlook.com-/Hotmail-Postfach voll? Hier ist die Lösung

Outlook.com (der heutige Name für das, was früher Hotmail hieß) gibt kostenlosen Konten 15 GB E-Mail-Speicher plus 5 GB Cloud-Speicher, den sich OneDrive, Outlook.com-Anhänge und Microsoft-365-Apps teilen. Ist einer von beiden voll, kannst du keine E-Mails mehr senden oder empfangen, eingehende E-Mails kommen zurück, und du siehst Speicherwarnungen in der Weboberfläche und in den Outlook-Apps für Desktop und Handy. Microsofts eigene Lösung ist, dir über ein Microsoft-365-Abo mehr Speicher zu verkaufen — wenn du das Problem aber lieber wirklich lösen willst, statt auf unbestimmte Zeit mehr Platz zu mieten, hier das ganze Bild.

1. Prüfe, wohin dein Speicher tatsächlich gegangen ist

Geh in Outlook.com zu Einstellungen → Konto → Speicher, um die Aufteilung zwischen E-Mail- und Cloud-Speicher zu sehen. Wenn OneDrive mehr verbraucht, hilft das Aufräumen von E-Mails kaum — dann musst du dich gesondert um die OneDrive-Dateien kümmern. Machen E-Mails den Großteil aus, sind fast immer die Anhänge der Grund, nicht der Text der E-Mails selbst.

2. Gelöschte Elemente und Junk-E-Mail leeren

Wie die meisten Anbieter behält Outlook.com gelöschte Nachrichten im Ordner Gelöschte Elemente, bis du ihn leerst, und bis dahin zählen sie weiter für dein Kontingent. Klicke in der Ordnerliste mit der rechten Maustaste auf Gelöschte Elemente und Junk-E-Mail und wähle „Ordner leeren“, um diesen Platz zurückzuholen. Laut Microsoft kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis die neue Summe angezeigt wird.

3. Nach Größe sortieren und alte, anhangslastige Post entfernen

Nutze die Suche von Outlook.com mit hasattachments:yes und sortiere nach Größe, um deine größten E-Mails zu finden. Eine Handvoll jahrealter E-Mails mit großen Anhängen — PDFs, Videos, Festplatten-Images — belegt typischerweise weit mehr Platz als Tausende kurzer Text-E-Mails zusammen.

4. Überleg, ob du Microsoft 365 wirklich brauchst

Microsoft 365 Basic beginnt bei einem niedrigen Monatspreis und bündelt 100 GB Speicher mit den Office-Apps, was sich lohnen kann, wenn du die Apps ohnehin willst. Kaufst du es aber nur, um ein volles Postfach zu reparieren, zahlst du eine laufende Gebühr dafür, ein Problem aufzuschieben, das zurückkommt, sobald auch das neue, größere Kontingent voll ist.

5. Lokal archivieren, dann vom Server löschen

Der Weg, der den Kreislauf wirklich durchbricht: Lade eine Kopie der alten E-Mails, die du behalten willst, auf deinen eigenen Computer, bestätige, dass die Kopie vollständig ist, und lösche diese E-Mails dann in Outlook.com. Dein Postfachkontingent wird dauerhaft frei, und du behältst jede Nachricht, durchsuchbar und offline verfügbar, ohne laufende Speichergebühr fürs Behalten deiner Historie.

Outlook.com und Hotmail unterstützen beide IMAP, also kann das jedes IMAP-basierte Archivierungswerkzeug. MailVault ist eine kostenlose Möglichkeit für macOS, Windows und Linux: Verbinde dein Outlook.com- oder Hotmail-Konto über die Anmeldung von Microsoft (kein Gefummel mit Passwörtern; für private Outlook.com-Konten nutzt MailVault Microsoft Graph), wähle die Ordner aus, die du willst, und MailVault lädt jede Nachricht als einzelne .eml-Datei auf deine Festplatte, organisiert in einer normalen Maildir-Struktur. Sobald du das Archiv geprüft hast — ein paar E-Mails öffnen, Anhänge prüfen, nach etwas suchen, an das du dich erinnerst —, kannst du die Originale gefahrlos aus Outlook.com löschen und bekommst dein Kontingent zurück.

Manuelles Archivieren ist in MailVault kostenlos und unbegrenzt. Wenn es lieber automatisch nach Zeitplan laufen soll, statt in Schüben zu archivieren, ist das eine Premium-Funktion für $4/Monat oder $25/Jahr — 14 Tage kostenlos im Jahresplan.

Häufig gestellte Fragen

Weiterführend: was zu tun ist, wenn der Gmail-Speicher voll ist, wie du E-Mail-Speicher freimachst und worauf du bei einem IMAP-Backup-Werkzeug achten solltest.