Caixa postal do Outlook.com / Hotmail cheia? Veja a solução

O Outlook.com (o nome atual do que antes era o Hotmail) dá às contas gratuitas 15 GB de armazenamento de e-mail, mais 5 GB de armazenamento na nuvem compartilhados pelo OneDrive, pelos anexos do Outlook.com e pelos apps do Microsoft 365. Quando qualquer um dos dois enche, você não consegue mais enviar nem receber e-mails, os e-mails recebidos voltam, e aparecem avisos de armazenamento na interface web e nos apps do Outlook para desktop ou celular. A solução da própria Microsoft é vender mais armazenamento por uma assinatura do Microsoft 365 — mas, se você prefere resolver o problema de fato em vez de alugar mais espaço indefinidamente, aqui está o quadro completo.

1. Veja para onde foi seu armazenamento

No Outlook.com, vá em Configurações → Conta → Armazenamento para ver a divisão entre e-mail e armazenamento na nuvem. Se o OneDrive é o que mais consome, limpar e-mails não vai ajudar muito — você vai precisar cuidar dos arquivos do OneDrive separadamente. Se o grosso é o E-mail, os anexos quase sempre são o motivo, e não o texto dos e-mails em si.

2. Esvazie os Itens Excluídos e o Lixo Eletrônico

Como a maioria dos provedores, o Outlook.com mantém as mensagens excluídas na pasta Itens Excluídos até você esvaziá-la, e elas continuam contando na sua cota até lá. Clique com o botão direito em Itens Excluídos e em Lixo Eletrônico na lista de pastas e escolha "Esvaziar pasta" para recuperar esse espaço. A Microsoft diz que o novo total pode levar até 24 horas para aparecer.

3. Ordene por tamanho e limpe os e-mails antigos com muitos anexos

Use a busca do Outlook.com com hasattachments:yes e ordene por tamanho para achar os seus maiores e-mails. Um punhado de e-mails de anos atrás com anexos grandes — PDFs, vídeos, imagens de disco — costuma ocupar muito mais espaço do que milhares de e-mails curtos de texto somados.

4. Pense se você precisa mesmo do Microsoft 365

O Microsoft 365 Basic começa em um valor mensal baixo e inclui 100 GB de armazenamento com os aplicativos do Office, o que pode valer a pena se você já quer os aplicativos. Mas, se você está comprando só para resolver uma caixa postal cheia, está pagando uma mensalidade para adiar um problema que volta quando a nova cota, maior, também encher.

5. Arquive localmente e depois apague do servidor

A abordagem que realmente quebra o ciclo: baixe para o seu computador uma cópia dos e-mails antigos que quer guardar, confirme que a cópia está completa e então apague essas mensagens do Outlook.com. Sua cota de caixa postal é liberada em definitivo, e você mantém cada mensagem, pesquisável e acessível offline, sem mensalidade nenhuma atrelada a guardar o seu histórico.

O Outlook.com e o Hotmail aceitam IMAP, então qualquer ferramenta de arquivamento baseada em IMAP pode fazer isso. O MailVault é uma opção gratuita para macOS, Windows e Linux: conecte sua conta do Outlook.com ou do Hotmail com o login da Microsoft (sem mexer com senhas; o MailVault usa o Microsoft Graph para contas pessoais do Outlook.com), selecione as pastas que quiser, e o MailVault baixa cada mensagem como um arquivo .eml individual no seu disco, organizado numa estrutura Maildir padrão. Depois de verificar o arquivo — abra alguns e-mails, confira os anexos, pesquise algo de que você se lembra — você pode excluir com segurança os originais do Outlook.com e recuperar sua cota.

O arquivamento manual é gratuito e sem limite no MailVault. Se você preferir que ele rode automaticamente com uma agenda, em vez de arquivar em lotes, isso é um recurso premium de $4/mês ou $25/ano — com 14 dias de teste grátis no plano anual.

Perguntas frequentes

Leitura relacionada: o que fazer quando o armazenamento do Gmail está cheio, como liberar espaço de e-mail e o que procurar em uma ferramenta de backup IMAP.