수천 통의 이메일을 빠르게 검색하는 방법
여러 해의 이메일 중 청구서 하나를 찾아야 할 때, 더 빨리 입력하는 것이 답인 경우는 드뭅니다. 유용한 검색은 특징적인 단서와 올바른 범위를 결합합니다. 앱을 바꾸기 전에 존재하는 것이 확실한 메시지로 다음 절차를 시험합니다. 문제가 검색어인지, 폴더 필터인지, 빠진 로컬 기록인지 알 수 있습니다.
가장 잘 기억나는 단서부터 시작하기
‘회의’ 같은 광범위한 단어를 쓰기 전에 청구서 번호, 프로젝트 이름, 드문 표현을 사용합니다. 사람만 기억난다면 이름이나 주소로 시작합니다. 가능한 모든 필터를 한꺼번에 추가하지 않습니다. 잘못된 날짜나 폴더가 올바른 결과를 숨길 수 있습니다.
예를 들어 스튜디오 프로젝트의 최종 청구서가 필요하다고 가정합니다. 프로젝트 이름으로 검색하고 공급업체로 좁힌 다음, 날짜 범위를 납품 기간으로 제한합니다. 청구서가 PDF로 왔다면 먼저 첨부 파일이 있는 메시지로 필터링하고 유력한 메시지를 살펴봅니다.
반복해서 쓸 수 있는 다섯 단계 절차
- 특징적인 검색어로 검색합니다. 참조 번호, 회사 이름, 제목의 일부를 사용해 봅니다.
- 보낸 사람으로 범위를 좁힙니다. 상대가 주소를 여러 개 사용한다면 다른 주소도 확인합니다.
- 날짜 범위를 추가합니다. 기억하는 날짜 앞뒤로 여유를 둡니다. 답장이 나중에 도착했을 수 있습니다.
- 폴더와 계정을 확인합니다. 현재 받은 편지함뿐 아니라 보낸 편지함과 보관한 프로젝트 폴더도 살펴봅니다.
- 일치하는 대화를 읽습니다. 첫 번째 결과를 최종본으로 간주하기 전에 첨부 파일, 보낸 사람, 날짜를 확인합니다.
첨부 파일 검색의 의미 이해하기
첨부 파일이 있는 이메일을 찾는 것과 첨부된 파일 안의 단어를 검색하는 것은 다릅니다. MailVault의 무료 검색은 로컬에서 색인한 메시지를 대상으로 합니다. Premium에서는 지원되는 PDF 및 Office 첨부 파일 안의 텍스트 검색이 추가됩니다. 스캔한 문서에는 검색 가능한 텍스트가 없을 수 있으므로, 보낸 사람이나 제목, 함께 온 이메일의 표현으로도 검색해 봅니다.
있는 것을 아는 메시지가 안 보일 때
가장 좁은 필터부터 해제합니다. 그런 다음 다른 폴더나 계정을 확인하고, 검색어를 줄이고, 다른 단서로 검색합니다. 메시지가 로컬 다운로드 기간보다 오래되었다면 보관했는지, 또는 서버에서 여전히 사용할 수 있는지 확인합니다. 한 번도 다운로드하지 않았고 더 이상 접근할 수도 없는 메시지를 색인으로 복구할 수는 없습니다.
큰 보관함을 추가한 뒤에는 초기 색인 작업이 끝날 때까지 기다립니다. 최근 캐시, 검색 가능한 헤더, 완전히 저장된 메시지는 서로 다른 상태입니다. 여행 중 오래된 메일에 의존하기 전에는 오프라인 검색 점검 목록을 활용합니다.
벤치마크뿐 아니라 유용한 결과 측정하기
실용적인 시험을 위해 세 가지 작업을 선택합니다. 오래된 청구서 찾기, 보낸 편지함에서 대화 찾기, 오프라인에서 첨부 파일 열기입니다. 자신의 메일상자에서 반복합니다. 올바른 원본 메시지를 찾았는지와 몇 단계가 걸렸는지 기록합니다.
MailVault는 구현과 성능에 관한 세부 사항을 원하는 독자를 위해 별도의 50,000개 메시지 검색 시험을 공개합니다. 결과는 Mac, 검색어, 보관함에 따라 달라집니다. 일상의 목표는 더 단순합니다. 여러 해의 메일을 스크롤하지 않고 올바른 메시지에 도달하는 것입니다.