如何快速搜索数千封邮件
需要从多年邮件中找到一张发票时，打字更快通常不是解决办法。有效的搜索需要把独特线索和正确范围结合起来。在更换应用之前，先用一封确定存在的邮件尝试下面的流程。它能帮助判断问题出在查询词、文件夹筛选，还是本地缺少历史邮件。
从记得最清楚的线索开始
先用发票编号、项目名称或不常见的短语，再考虑“会议”之类宽泛的词。如果只记得某个人，就从姓名或地址开始。不要一次加入所有可能的筛选条件：错误的日期或文件夹可能会隐藏正确结果。
例如，假设你要找一个工作室项目的最终发票。先搜索项目名称，再限定供应商，然后将日期范围缩小到交付期间。如果发票是以 PDF 形式发来的，先筛选带附件的邮件，再检查可能匹配的邮件。
可重复使用的五步流程
- 搜索有辨识度的词。试试参考编号、公司名称或主题的一部分。
- 按发件人缩小范围。如果对方使用多个地址，也检查其他地址。
- 添加日期范围。在记得的日期前后留些余量；回复可能更晚才到。
- 检查文件夹和账户。不仅查看当前收件箱，也查看已发送邮件和已归档的项目文件夹。
- 阅读匹配的对话。在把首条结果当作最终版本之前，先确认附件、发件人和日期。
理解附件搜索的含义
查找带附件的邮件，与搜索附件文件内部的文字，是两回事。MailVault 的免费搜索覆盖已在本地建立索引的邮件。Premium 增加对受支持的 PDF 和 Office 附件内部文本的搜索。扫描文档可能不包含可搜索文字，因此也可以尝试发件人、主题，或随附邮件中的用词。
已知邮件找不到时
先清除限制最严的筛选条件。然后检查其他文件夹或账户，缩短查询词，换一个线索搜索。如果邮件早于本地下载时间范围，请确认它已归档，或仍能从服务器获取。索引无法恢复从未下载过且已无法获取的邮件。
添加大型归档后，请等待首次索引完成。近期缓存、可搜索的邮件头和完整保存的邮件是不同的状态。出行时需要依靠旧邮件之前，请使用我们的离线搜索检查清单。
衡量实际结果，而不只是基准测试
做实际试用时，选择三项任务：找到一张旧发票、在已发送邮件中找到一段对话，以及离线打开一个附件。在自己的邮箱中重复执行。记录是否找到正确的原始邮件，以及用了多少步骤。
对于想了解实现和性能细节的读者，MailVault 单独发布了50,000 封邮件搜索测试。实际结果取决于 Mac、查询内容和归档。日常目标更简单：不用滚动浏览多年的邮件，也能找到正确的那一封。