MailVaultと容量の追加購入 — 費用を抑え、すべてを残す
受信トレイがいっぱいです。メールの提供元はアップグレードを勧めてきます。GmailはGoogle Oneに$2.99/月を求めます。Microsoft 365は$6.99/月からです。仕事用のIMAPのホストはギガバイト単位で課金します。分かりやすい解決は、もっと払うことです。しかしそれがいちばん良い解決でしょうか。
いっぱいのメールボックスの容量の大半を占めているのは、めったに開かない古いメールです — 何年も前のニュースレター、終わった案件の添付ファイル、2019年の注文確認。ほとんど開かないメッセージを置いておくために、継続的な料金を払っているのです。もっと良いやり方があります。
メールの保存容量の本当の費用
容量のアップグレードは月ごとに見れば安く思えますが、年を重ねると積み上がります。
- Google One（100 GB）: $2.99/月 = $36/年、5年で$180
- Microsoft 365 Personal: $6.99/月 = $84/年、5年で$420
- Microsoft 365 Business Basic: 1ユーザーあたり$6/月 = 1ユーザーあたり$72/年 — 10人のチームなら$720/年です
- 仕事用のIMAPのホスティング: 多くは1 GBあたり月$1–5 — 50 GBのメールボックスなら月$50–250にもなります
しかも容量は増える一方です。来年、今より少ない容量で足りることはありません。アップグレードのたびに、より高い定期の費用に際限なく縛られます。
代わりのやり方: ローカルにアーカイブして、サーバーの容量を空ける
古いメールを誰かのサーバーに置くために払う代わりに、自分のマシンへアーカイブしましょう。MailVaultはIMAPでメールのアカウントに接続し、メールを標準的な.emlファイルとしてダウンロードして、Maildirの形式でローカルに保存します。アーカイブしたあとは、元をサーバーから削除して容量を取り戻し — より安いプランに落とせます。
メールはすべて手元に残ります。積極的に使っていないメールを預けるための支払いを、やめるだけです。
並べての比較
| 容量を追加購入する | MailVaultでアーカイブする | |
|---|---|---|
| 費用 | 毎月の継続的な料金が、ずっと続く | 無料 — 最初に設定するだけ |
| データの置き場所 | プロバイダーのサーバー上（ベンダーロックイン） | 自分のマシン上、標準の.emlファイル |
| オフラインでのアクセス | インターネットが必要 | 常に利用可能、接続は不要 |
| 容量の増え方 | 増え続け、減ることはない | 古いメールを退避し、サーバーを軽く保つ |
| プロバイダーの乗り換え | 移行が面倒で、データを失う恐れもある | アーカイブはどのプロバイダーからも独立 |
| プライバシー | 広告のためにメールが解析される（Gmail） | ローカルに保存され、マシンの外に出ない |
実際の進め方
典型的な流れは次のとおりです。
- MailVaultでアカウントを接続します（Gmail、Outlook、Yahoo、そのほかどのIMAPの提供元でも）。
- MailVaultに背後でメールをキャッシュさせます。まずヘッダーを、続いて添付ファイルを含むメールの全体をダウンロードします。
- サーバー上にもう必要のない古いメールを選びます — 1年より古いもの、終わった案件、古いニュースレターなどです。
- ローカルにアーカイブします。MailVaultがそれぞれのメールを標準的な.emlファイルとしてディスクに保存します。
- 容量を空けるために元をサーバーから削除します。
- 保存容量のプランを下げて、払いすぎをやめます。
アーカイブしたメールは、インターネット接続がなくてもMailVaultの中で完全に検索でき、読めます。古い請求書ややりとりを探したくなっても、自分のマシンの上にあります。
容量を買うほうが妥当な場合
公平に言えば、容量のプランを上げるほうが正しい場面もあります。
- 複数の端末からサーバー側のアクセスが必要な場合。スマートフォン、タブレット、ノートパソコンでメールを読み、どこでもすべて同期されている必要があるなら、サーバーに置くのがいちばん簡単です。
- サーバー側の検索に頼っている場合。Gmailの検索は優秀です。絶えずメールを検索し、履歴の全体から即座に結果が欲しいなら、すべてをGoogleのサーバーに置いておくことには価値があります。
- 組織がそう求める場合。コンプライアンスの枠組みによっては、決まった保管の方針のもと、管理されたサーバーにメールを置くことが求められます。
ローカルにアーカイブするほうが賢い場合
- ほとんど使わない容量に払っている場合。メールボックスの8割が1年より古いメールなら、デジタルの物置に保管料を払っていることになります。
- ベンダーへの依存を減らしたい場合。.emlの形式のメールは、GoogleやMicrosoftのものではなく、自分のものです。
- 費用に気を配っている場合。とくに小規模な事業やフリーランスでは、複数のアカウントにまたがる定期の保管の費用はすぐに積み上がります。
- いずれにせよバックアップが欲しい場合。メールをサーバーに置いたままにするとしても、自分の保管庫を持っておくことは、締め出し、提供元の障害、うっかりした削除に対する良い備えになります。
MailVaultはメールプロバイダーの代わりにはなりません
MailVaultはメールのホスティングのサービスではありません。日々のメールには、これまでどおりGmailやOutlook、あるいは好みのプロバイダーを使います。MailVaultは、古いメッセージを自分のストレージへ退避できるようにするだけで、そのおかげで現役のメールには、より小さく（そして安い）プランを使えます。高いクラウドドライブから、古いファイルを手元のハードディスクへ移すようなものです — ファイルは同じで、毎月の料金はなくなります。
読まないメールのために容量を借り続けるのをやめる
MailVault は無料で、ソースコードは GitHub で公開されており、どの IMAP メールアカウントでも使えます。ダウンロードして古いメールをアーカイブし、節約を始めましょう。
全機能を見る、FAQを読む、あるいはMailVaultとApple Mail、Thunderbirdを比較し、メールクライアント vs メール保管庫も読んでください。