アカウントを閉じる前にメールをバックアップする方法
メールのアカウントを閉じることは、インターネット上でも数少ない、本当に取り返しのつかない行為の一つです。プロバイダーがアカウントを削除してしまえば — 自分で閉じた場合でも、退職後に会社が業務用メールを止めた場合でも、ドメインが失効してその上のメールボックスごと消えた場合でも — メールはたいてい恒久的に、ときには数日のうちに失われます。取り消しのボタンはありませんし、閉じたアカウントの復元を求める問い合わせはほとんど通りません。アカウントを閉じることを少しでも考えているなら、まずバックアップしてください。以下が、正しく行うための手順です。
手順1: アカウントにまだ完全にアクセスできることを確かめる
これは、アクセス権の停止が始まる前に行ってください。最終出社日に紐づく業務用のアカウントなら、最終日のあとではなく前にバックアップしてください — 情報システム部門は終業時に、ときにはそれより前にアクセスを取り消します。自分の意思で閉じる個人のアカウントなら、閉鎖の手続きを始める前にバックアップしてください。確定した時点でデータの消去を始めるプロバイダーもあるからです。
手順2: 受信トレイだけでなく、すべてのフォルダをダウンロードする
人は受信トレイのバックアップは思い出しても、送信済み、下書き、アーカイブ、そして独自のフォルダやラベルを忘れがちです。送信済みのメールは、バックアップの中でもっとも価値のある部分であることが少なくありません — 自分が実際に何を言い、何を約束し、何に同意したかの唯一の記録だからです。すべてのフォルダを意識して確認してください。
手順3: あとで実際に使えるバックアップの形式を選ぶ
多くのプロバイダーは、何らかの書き出し機能（Google Takeout、Outlookの.pstの書き出しなど）を用意していて、1つの大きなアーカイブのファイルができます。生の保険のコピーとしてはそれで構いませんが、どこかに取り込まなければ検索も閲覧も面倒です。より実用的なのは、1通ごとにファイルとして保存するIMAPベースのバックアップです — 1通ずつ読め、通常のファイル検索で探せて、特定のプロバイダーの書き出し形式に縛られません。
手順4: 何かを閉じる前に検証する
これは、人が飛ばして後悔する手順です。「アカウントを削除」をクリックしたり、会社のノートパソコンを返却したりする前に、アーカイブしたメールを実際にいくつか開き、添付ファイルが正しく開くことを確かめ、受け取った覚えのある特定のメッセージを検索してみてください。検証していないバックアップは、動くと思い込んでいるだけのバックアップです。
手順5: 閉じるアカウントの外にバックアップを置く
当たり前ですが、書いておく価値があります。バックアップは、これから削除するアカウントに紐づいたDriveやクラウドストレージではなく、自分が管理する端末やストレージに置く必要があります。自分のコンピューター上のローカルのフォルダに置き、外付けドライブや自分で選んだクラウドストレージへバックアップするのが、いちばん安全です。
MailVaultで行う場合
MailVault は、まさにこの状況のために作られた macOS・Windows・Linux 向けの無料のデスクトップアプリです。閉じようとしているアカウントに IMAP で接続し（Gmail と Microsoft のアカウントは OAuth、それ以外は標準の接続）、送信済みや下書きを含むすべてのフォルダを選んで、全体を個別の .eml ファイルとしてディスクにアーカイブします。各メールが標準的で持ち運べる形式の独立したファイルなので、後からアーカイブを自由に開き、検索し、移動できます — 独自形式も、特定のベンダーへの縛りもありません。このような手動のアーカイブは無料で無制限です。複数のアカウントを定期的にバックアップするなら（たとえば会社を辞めるすべての従業員の分）、スケジュール自動バックアップは $4/月の Premium の機能です。
本当のバックアップなしにアカウントを閉じないでください
MailVault は、何かを削除する前に、すべてのフォルダを検索可能な個別の .eml ファイルとしてアーカイブします。無料、ソースコードは GitHub で公開、確定する前に確認できます。
よくある質問
恒久的に削除されたメールアカウントから、あとでメールを取り戻せますか？
ほぼ不可能です。多くのプロバイダーは、閉鎖から数日から数週間のうちにアカウントのデータを恒久的に消去しますし、閉じたアカウントの復元を求める問い合わせが通ることはまれです。無料の個人向けアカウントでは特にそうです。閉じたあとではなく、閉じる前にバックアップしてください。
送信済みや下書きもバックアップすべきですか。それとも受信トレイだけでよいですか？
すべてのフォルダをバックアップしてください。送信済みのメールは、自分が実際に何を書いたかの唯一の記録であることが多く、下書きには書きかけでも重要なメッセージが入っていることがあります。受信トレイだけのバックアップでは、本当のメールの履歴の大部分が抜け落ちます。
メールのバックアップを置く場所として、いちばん安全なのはどこですか？
自分が管理する端末上のローカルのフォルダで、できればそれを外付けドライブか、閉じるアカウントとは別のクラウドストレージにもコピーしておくのが安全です。これから削除するアカウントに紐づいたストレージには、決して頼らないでください。
アカウントを閉じる前に、バックアップが本当にうまくいったとどう確かめればよいですか？
アーカイブしたメールをいくつか開いて正しく表示されることを確かめ、添付ファイルが開くことを確認し、覚えている特定のメッセージを検索して存在することを確かめてください。これは、アカウントの閉鎖を始める前に行ってください。
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