サーバーから削除してもメールを残す方法

サーバーからメールを削除してローカルコピーを残す：安全な順序

同期フォルダはサーバーの内容を表示しています。そこでメールを削除する前に、独立して開ける保存用アーカイブを作成してください。MailVaultの表示元で保管庫を選ぶと保存済みのコピーが、サーバーを選ぶとプロバイダーのメールが表示されます。「すべて」にメールがあるだけでは、ローカルコピーがある証拠にはなりません。

1. まず少量のメールをアーカイブで保存します。処理が終わるまで待ってください。
2. 保管庫に切り替え、選んだメールと添付ファイルをオフラインで確認します。
3. 別のドライブにバックアップを書き出します。サーバーにしかないメールは書き出しに含まれないので、先にアーカイブを完了してください。
4. 選択した範囲にアーカイブして削除（Premium）を使うか、バックアップ先を設定してアーカイブ・バックアップして削除を使います。確定する前に概要を確認してください。
5. サーバーから削除した後も、保管庫のメールを読めることを確認します。保存したコピーとバックアップを検証してから、プロバイダーのゴミ箱を空にしてください。

保存する前にプロバイダーからメールが消えていた場合、ローカルアプリで失われた本文を再作成することはできません。まずプロバイダーのゴミ箱や復旧方法を確認してください。ローカルアーカイブが保護するのは保存済みのメールであり、一度もダウンロードしていないメールではありません。

短いデモ：保管庫のメールを残してサーバーから削除する

既存のmacOSデモ録画を編集した、架空のメールによるデモです。アカウントへのログインと一部の準備は録画外で行っています。実際のプロバイダーへのライブ接続ではありません。

デモの説明を読む

架空のメールボックスで、「アーカイブして削除」が選択したメールを保存してからサーバーから削除します。サーバーの件数は減りますが、保管庫にはアーカイブ済みのメールが残ります。このPremiumの操作は、設定を録画外で行ってから撮影しています。

サーバーからメールを削除するのは、取り返しがつかないことのように感じられます — そして多くの人にとって、実際そのとおりです。GmailやOutlookでゴミ箱を空にすれば、そのメッセージは消えます。サーバーにはもうありません。保持期間が過ぎれば、取り消しもできません。だから人は、必要のないメールもサーバーに抱え込み、いつか必要になるかもしれないと恐れて何も消せなくなります。

しかし、サーバーからメールを削除するもっともな理由もあります。容量がいっぱいで、追加の費用は払いたくない。メールプロバイダーを離れるので、去る前に整理したい。会社の方針で古いメッセージをサーバーから消す必要がある。あるいは単に、データを失う不安なしにすっきりした受信トレイが欲しい。

やり方は単純です。サーバーから削除する前に、メールをローカルにアーカイブしておくことです。自分のディスクにファイルとして存在すれば、サーバーの控えは余分なものになります。安心して削除できます。

人が削除を怖がる理由

その恐れには理由があります。メールは、重要なやりとり、合意、領収書、書類の唯一の記録であることが少なくありません。人が心配するのは次のことです。

• あとで古いメールが必要になること — 契約の細かな条件、荷物の追跡番号、何か月あるいは何年か経ってから意味を持つやり取りなど。
• 法務やコンプライアンスの要件 — 業種によっては、メールを3年、5年、あるいは7年と保管する義務があります。
• 添付ファイル — PDFの請求書、署名済みの書類、メールでしか送られなかった案件のファイルなど。
• まともなバックアップがないこと — ローカルにコピーがなければ、そのメールが存在する場所はサーバーだけです。削除するというのは、もう二度と必要にならないと信じることです。

この恐れが、メールボックスの肥大を招きます。人はすべてのメールを残し、容量はいっぱいになり、何も消さずに済ませるためだけに毎月の料金を払うようになります。ローカルへのアーカイブは、この循環を完全に断ち切ります。

アーカイブしてから削除する手順

MailVaultでの手順は、サーバーからの削除を安全にするために設計されています。何かを取り除く前に、データが保存されているという確信が一段ずつ積み上がります。

• 手順1: 同期 — IMAPのアカウントをMailVaultに接続します。アプリがメールのヘッダーを読み込み、ほかのメールクライアントと同じようにメールボックスの中身を表示します。
• 手順2: ローカルにアーカイブ — 残しておきたいメールを選んでアーカイブします。MailVaultはそれぞれのメールを丸ごと — ヘッダー、本文、HTMLの書式、すべての添付ファイルを — ダウンロードし、ディスクに標準的な.emlファイルとして保存します。
• 手順3: 確認 — アーカイブしたメールをいくつかMailVaultで開き、欠けがないことを確かめます。添付ファイルも確認します。特定のメッセージを検索します。必要なものがすべてローカルのアーカイブにあることを確かめてください。
• 手順4: サーバーから削除 — 確認済みのローカルのコピーができたので、サーバーからメールを削除します。MailVaultはRFC 4315のUID EXPUNGEを使い、対象のメッセージだけを正確に消します — 誤って別のメールを削除する心配はありません。
• 手順5: いつでもアクセス — アーカイブしたメールはディスクに残り、そのまま検索して読めます。インターネットの接続は不要です。サーバーへの依存もありません。

何が保存されるのか

MailVaultがメールをアーカイブするとき、メッセージの全体を.emlの形式で保存します。これには次のものが含まれます。

• すべてのヘッダー — From、To、CC、BCC、Date、Subject、Message-ID、In-Reply-To、References、そのほかのヘッダーもすべてです。スレッドの関係も保たれます。
• 本文の内容 — プレーンテキスト版とHTML版の両方です。書式、リンク、埋め込みの画像もすべて残ります。
• 添付ファイル — 種類や大きさにかかわらず、添付されたファイルはすべてです。PDF、画像、文書、表計算 — いずれも.emlファイルの中にMIMEのパートとして収まります。
• メタデータ — 既読と未読の状態、フラグ、フォルダの場所は、Maildirのファイル名に符号化されます。

.emlの形式は公開標準です（RFC 5322）。どのOSのどのメールクライアントでも、これらのファイルを開けます。アーカイブがMailVaultにも、ほかのどのソフトウェアにも縛られることはありません。

よくある場面

メールの提供元を離れるとき: GmailからOutlookへ（あるいはその逆へ）乗り換えるとします。古いアカウントを閉じる前に、MailVaultですべてをローカルにアーカイブします。そのうえで削除するか、アカウントを閉じます。メールの履歴は移行を越えて残ります。

会社のメールの整理: IT部門がサーバーの保管の費用を減らしたいとします。従業員の古いメールをローカルにアーカイブしてから、サーバー側を消します。メールはコンプライアンスや参照のために、引き続き使えます。

個人の受信トレイの衛生: 最近の必要なメールだけの、すっきりした受信トレイが欲しいとします。1年より古いものをすべてアーカイブし、サーバーのコピーを削除すれば、軽くて散らからないメールボックスになります。古いメールが必要になっても、ローカルのアーカイブの中にあります。

保存容量の上限に達したとき: 無料のGmailやOutlookの容量がいっぱいになったとします。追加の費用を払う代わりに、古いメールをアーカイブして削除すれば、何も失わずに容量を取り戻せます。

ローカルのアーカイブをバックアップする

メールがディスクに置かれれば、ほかのファイルと同じようにバックアップできます。アーカイブのフォルダを外付けドライブにコピーする、NASへ同期する、いつものバックアップの手順に含める、といった具合です。アーカイブは標準的な.emlファイルが入っただけのフォルダなので、どのバックアップのツールでも使えます。念のため、複数の場所にコピーを持っておくこともできます。

これは、サーバーの上にあるメールでは簡単にできないことです。サーバーは単一障害点です。バックアップを伴うローカルのアーカイブは、冗長性を与えてくれます。

安心して削除する

考え方は単純です。メールは、存在するためにサーバー上にある必要はありません。ローカルにコピーがあれば、サーバー側は便宜にすぎません。それを削除すれば容量が空き、受信トレイが簡素になり、何も失いません — メールはすでに自分のマシンの上で無事だからです。

ローカルでのメールのアーカイブは初めてですか。まずはIMAPのメールをローカルにアーカイブするガイドからどうぞ。Mac向けのメールのアーカイブのアプリをお探しなら、MailVaultとMailStoreの比較をご覧ください。ほかの答えはよくある質問にあります。