계정을 닫기 전에 메일을 백업하는 방법

메일 계정을 닫는 일은 인터넷에서 정말로 되돌릴 수 없는 몇 안 되는 행동 중 하나입니다. 제공업체가 계정을 삭제하고 나면 — 직접 닫았든, 퇴사 후 회사가 업무 메일을 없앴든, 도메인이 만료되며 그 위의 메일함까지 함께 사라졌든 — 메일은 대개 영구히, 때로는 며칠 안에 사라집니다. 되돌리기 버튼은 없고, 닫힌 계정을 되살려 달라는 지원 요청은 거의 통하지 않습니다. 계정을 닫을까 생각만 하고 있더라도 먼저 백업하십시오. 제대로 하는 방법은 이렇습니다.

1단계: 계정에 아직 완전히 접근할 수 있는지 확인하십시오

권한 회수가 시작되기 전에 하십시오. 마지막 근무일에 묶인 회사 계정이라면 마지막 날 이후가 아니라 그 전에 백업하십시오 — IT 부서는 업무 종료 시각에, 때로는 그보다 먼저 접근을 끊습니다. 스스로 닫으려는 개인 계정이라면 폐쇄를 시작하기 전에 백업하십시오. 확인을 누르는 즉시 데이터를 지우기 시작하는 제공업체도 있기 때문입니다.

2단계: 받은편지함만이 아니라 모든 폴더를 내려받으십시오

사람들은 받은편지함은 챙기면서 보낸편지함, 임시보관함, 보관함, 직접 만든 폴더나 라벨을 잊습니다. 보낸 메일은 백업에서 가장 값진 부분인 경우가 많습니다 — 자신이 실제로 무엇을 말했고, 약속했고, 동의했는지에 대한 유일한 기록이기 때문입니다. 모든 폴더를 하나씩 의식적으로 확인하십시오.

3단계: 나중에 실제로 쓸 수 있는 백업 형식을 고르십시오

대부분의 제공업체는 나름의 내보내기 기능(Google Takeout, Outlook의 .pst 내보내기 등)을 제공해 커다란 보관 파일 하나를 만들어 줍니다. 날것의 보험용 사본으로는 괜찮지만, 어딘가로 가져오지 않고서는 검색하거나 살펴보기가 고통스럽습니다. 더 실용적인 방법은 메일 하나하나를 개별 파일로 저장하는 IMAP 기반 백업입니다 — 하나씩 읽을 수 있고, 일반 파일 검색으로 찾을 수 있으며, 특정 제공업체의 내보내기 형식에 묶이지 않습니다.

4단계: 무엇을 닫기 전에 검증하십시오

사람들이 건너뛰었다가 후회하는 단계입니다. "계정 삭제"를 누르거나 회사 노트북을 반납하기 전에, 보관된 메일 몇 통을 실제로 열어 보고, 첨부파일이 제대로 열리는지 확인하고, 기억하는 특정 메시지를 검색해 보십시오. 확인하지 않은 백업은 잘 되었다고 짐작만 하는 백업입니다.

5단계: 백업은 닫으려는 계정 밖에 두십시오

당연하지만 짚어 둘 만합니다. 백업은 곧 지울 계정에 딸린 Drive나 클라우드 저장소가 아니라, 사용자가 통제하는 기기나 저장소에 있어야 합니다. 자기 컴퓨터의 로컬 폴더에 두고 이를 외장 드라이브나 원하는 클라우드 저장소에 백업하는 것이 가장 안전합니다.

MailVault로 하기

MailVault는 바로 이런 상황을 위해 만든 macOS, Windows, Linux용 무료 데스크톱 앱입니다. 곧 닫을 계정을 IMAP으로 연결하고(Gmail과 Microsoft 계정은 OAuth, 나머지는 표준 연결), 보낸편지함과 임시보관함을 포함한 모든 폴더를 선택해, 전체를 개별 .eml 파일로 디스크에 보관하십시오. 메일 한 통 한 통이 표준적이고 옮길 수 있는 형식의 파일이므로, 나중에 보관본을 자유롭게 열고, 검색하고, 옮길 수 있습니다 — 독점 형식도, 업체 종속도 없습니다. 이런 수동 보관은 무료이고 무제한입니다. 여러 계정을 정기적으로 백업한다면(예를 들어 퇴사하는 직원마다), 예약 자동 백업은 월 $4의 Premium 기능입니다.

자주 묻는 질문

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