Come fare il backup della posta prima di chiudere un account

Chiudere un account di posta è una delle poche azioni davvero irreversibili di internet. Una volta che un provider elimina un account — che lo chiuda tu, che un'azienda disattivi una casella di lavoro dopo la tua uscita, o che un dominio scada portandosi via le sue caselle — le email di solito spariscono per sempre, a volte nel giro di giorni. Non c'è un pulsante per annullare, e i ticket di assistenza per ripristinare un account chiuso non funzionano quasi mai. Se stai anche solo pensando di chiudere un account, fanne prima il backup. Ecco come farlo per bene.

Passo 1: verifica di avere ancora accesso completo all'account

Fallo prima che inizi qualsiasi disattivazione. Se è un account di lavoro legato al tuo ultimo giorno, fai il backup prima dell'ultimo giorno, non dopo — l'IT spesso revoca l'accesso a fine giornata, a volte anche prima. Se è un account personale che stai chiudendo volontariamente, fai il backup prima di avviare la chiusura, perché alcuni provider iniziano a cancellare i dati subito dopo la conferma.

Passo 2: scarica tutte le cartelle, non solo la posta in arrivo

Ci si ricorda della Posta in arrivo e ci si dimentica di Inviata, Bozze, Archivio e di tutte le cartelle o etichette personalizzate. La posta inviata è spesso la parte più preziosa di un backup — è l'unico documento di quello che hai davvero detto, promesso o accettato. Passa in rassegna ogni cartella con attenzione.

Passo 3: scegli un formato di backup che poi potrai davvero usare

Quasi tutti i provider offrono una qualche esportazione integrata (Google Takeout, l'esportazione .pst di Outlook, ecc.), che produce un unico grande file di archivio. Va bene come copia grezza di sicurezza, ma è scomodo da consultare o da cercare senza prima importarlo da qualche parte. L'approccio più pratico è un backup via IMAP che salva ogni email come file a sé — leggibile singolarmente, cercabile con la normale ricerca dei file e non chiuso nel formato di esportazione di un provider.

Passo 4: verifica prima di chiudere qualsiasi cosa

È il passo che si salta e di cui poi ci si pente. Prima di fare clic su "elimina account" o di restituire il portatile aziendale, apri davvero diverse email archiviate, controlla che gli allegati si aprano correttamente e cerca un messaggio preciso che ricordi di aver ricevuto. Un backup che non hai verificato è un backup che stai solo dando per funzionante.

Passo 5: conserva il backup fuori dall'account che stai chiudendo

Ovvio, ma vale la pena dirlo: il tuo backup deve vivere su un dispositivo o su uno spazio che controlli tu, non in un Drive o in uno spazio cloud legato allo stesso account che stai per eliminare. Una cartella locale sul tuo computer, copiata su un disco esterno o su uno spazio cloud a tua scelta, è la soluzione più sicura.

Farlo con MailVault

MailVault è un'app desktop gratuita per macOS, Windows e Linux pensata proprio per questa situazione. Collega l'account che stai per chiudere tramite IMAP (OAuth per gli account Gmail e Microsoft, connessione standard per tutto il resto), seleziona ogni cartella, compresi Inviati e Bozze, e archivia tutto come singoli file .eml sul tuo disco. Poiché ogni email è un file a sé in un formato standard e portatile, in seguito puoi aprire, cercare o spostare l'archivio liberamente — nessun formato proprietario, nessun vincolo a un fornitore. Un'archiviazione manuale come questa è gratuita e illimitata. Se fai il backup di diversi account in modo ricorrente (per esempio, di ogni dipendente che lascia un'azienda), i backup automatici programmati sono una funzione Premium da $4/mese.

Domande frequenti

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