必要になる前にメールバックアップを確認する方法

メールバックアップを確認するには、保存したコピーを開き、異なるフォルダーや日付のメールを読み、添付ファイルも試します。続いて、別のバックアップ保存先からサンプルを復元してみてください。ダウンロードの完了は出発点です。必要なのは、保存したものを使えるという結果です。

明日、古い添付ファイルが必要になったと想像してください。メールをエクスポートしたことは覚えていますが、どのドライブにあるのか、どのアプリでファイルを開けるのか思い出せません。メール自体は無事かもしれません。それでも、復元のために解決すべき問題が残っています。

元のメールボックスを比較に使える今なら、それらを確かめられます。確認中は、元のメールをすべてそのまま残してください。

1. バックアップに含まれるはずの内容を書き留める

アカウント、フォルダー、日付の範囲、コピーを作成した日時を記録します。保存するつもりだった送信済みメールや独自のフォルダーも含めてください。最近の期間や一部のフォルダーだけを選んだ場合は、後からアカウント全体のコピーと間違えないよう、その範囲が分かる名前を付けてください。

対象範囲をエクスポートやバックアップのレポートと照合します。スキップされたメール、エラー、抜けている期間を調べてください。メールの合計数は、ツールによるフォルダー、ラベル、重複の扱い方で変わることがあるため、数が一致するだけでは必要なものがすべてある証拠になりません。

2. 保存したメールを開く

復元に使う予定のソフトウェアで、アーカイブまたはエクスポートしたファイルを開きます。古いメール、最近のメール、自分が送った返信を探してください。複数のフォルダーから例を選びます。本文を読み、送信者、件名、日付を元のメールと照合してください。

メールボックスのファイルをエクスポートした場合は、そのコピーを独立したローカルのテスト用プロファイルにインポートするか、対応する閲覧ソフトで開いてみてください。元のエクスポートには手を加えません。普段使っているアカウントにすべてをインポートして復元を試さないでください。重複ができたり、メールボックスが変わったりする可能性があります。

3. 添付ファイルを試す

保存したメールから、文書と画像を開きます。添付ファイルが複数あるメールも確認してください。添付ファイル名が見えるだけでは不十分で、ファイル自体が存在し、使える必要があります。

添付ファイルとリンクを区別してください。共有ドライブへのリンクを含むメールを保存しても、リンク先の文書まで含まれるとは限りません。別途保存する必要のある重要なファイルを書き留めてください。

4. オフラインで何が使えるか確認する

ネットワーク接続を切り、直前に表示していない保存済みメールを開きます。本文を読み、添付ファイルを開いてみてください。これで、アプリがサーバーからの取得に頼っているのか、実際にメールの内容を保持しているのかを確かめやすくなります。

オフラインでの確認が証明するのは、試したメールにアクセスできることです。すべてのメールが保存されたことや、同期キャッシュが後のサーバー上の削除にも耐えて残ることは証明できません。そのコピーが、独立して保持される明示的なエクスポートまたはアーカイブであることを確認してください。その動作を試す必要がある場合は、テスト用アカウントで使い捨てのメールを使ってください。

5. バックアップ保存先からコピーを取り出して読む

バックアップ用ドライブなどの保存先から、少量のサンプルを別の一時フォルダーにコピーします。そのコピーしたファイルを開いてください。バックアップが暗号化されている場合は、通常の復元手順でロックを解除できることを確認してください。

これは、コンピューター上で普段使っているアーカイブを読むのとは別の確認です。そのコンピューターが使えなくなったときに頼る場所から、使えるメールを取り戻せるでしょうか。試す間も、普段使うアーカイブとバックアップはそのまま維持してください。

6. 未来の自分のためにメモを残す

バックアップの場所、対象範囲、開くのに必要なアプリ、確認した日付、未解決の不足を記録します。復元に必要な認証情報は、そのメモではなくパスワードマネージャーに保存してください。バックアップ方法を変更した後や、重要な新しい内容を追加したときに、もう一度確認します。

サンプルの確認は問題の発見に役立ちますが、すべてのファイルを保証することはできません。利用できる場合は、ツールの完了レポートや整合性チェックも合わせて確認してください。不足が見つかったら、メールの整理やアカウントの閉鎖でそのコピーを頼りにする前に修復してください。

MailVault のアーカイブを確認する

MailVault では、明示的にアーカイブしたメールは標準の .eml ファイルとして保存されます。メールが一覧に表示されるだけでは、内容全体がアーカイブ済みである証拠にはなりません。ダウンロードモードによって保持されるメールの内容の範囲が異なるためです。保存状態を確認し、保存された内容を試してください。

手動のアーカイブと手動のバックアップは無料です。Premium では、予約バックアップとバックアップの健全性チェックが加わります。どちらの場合も、自分でサンプルを開くことで、保存したメールの探し方と使い方が分かっているかを確認できます。MailVault のバックアップ方法をご覧ください。

次にサーバーからメールを削除するなら、サーバーから削除した後もメールを残すためのガイドに沿って進めてください。何を残すかまだ考えている場合は、個人的なメールを少し集めることから始めましょう。