まだ返信していないメールを見つける方法

会議の合間に顧客のメールを開き、後で返信しようと思って別の作業に移ります。午後にはそのメールは未読ではなくなっています。未読数は落ち着いて見えますが、質問への回答はまだ済んでいません。

まだ返信していないメールを探すには、返信状況に基づくビューを使い、実際のやり取りを確認します。MailVaultに最初から用意されている要返信ビューは、自分宛ての最近のメールのうち、返信済みになっていないものを1か所にまとめます。コンピュータ上でインデックス化されたメールを使い、接続済みのアカウントを横断して表示します。

メールを開くことと返信することは別の操作です。未返信メール専用の確認リストを作れば、その違いが見えるようになります。

「要返信」ビューから始める

サイドバーでビュー → 要返信を開きます。初期ビューの名前を変更したり削除したりした場合は、設定 → ビューを確認します。そこで既存のビューを編集でき、保存した検索をビューにすることもできます。

結果を頼りにする前に、アカウントの同期とローカルインデックスの更新を待ちます。ビューが検索するのは、MailVaultで利用できる情報です。読み込んでいないアカウントやフォルダに未返信メールがないことまでは確認できません。

初期設定の一覧に含まれるもの

変更していない「要返信」の初期ビューでは、次の条件を満たすメールを選びます。

• 自分宛てのメールです。
• 自分から送ったメールではありません。
• 返信済みとしてマークされていません。
• 過去30日以内のメールです。
• ゴミ箱、迷惑メール、アーカイブと認識されたフォルダには入っていません。

ビューは編集できるため、結果が異なる場合は現在のフィルターを確認します。日付の範囲にも注意してください。6週間前の未返信の依頼は、まだ対応が必要でも初期設定のビューには表示されません。

「要返信」はメールの返信済みフラグを使います。会話全体が解決したかどうかを推測するものではありません。通知メールには返信が不要なこともあります。新規メールとして返信した場合や、元のメールのフラグを更新しない別のアプリから返信した場合、元のメールが一覧に残ることがあります。返信済みのメールにも、約束した作業が残っている場合があります。

結果を使って毎日短く確認する

1. 元のメールを開き、やり取りを読みます。後のやり取りで質問にすでに回答していないか確認します。
2. 回答できる内容が揃ったら返信します。同じ説明を繰り返す場合は、保存済みの返信テンプレートを使い、相手に合わせて調整します。
3. 作業が残っているメールにはスターを付けます。下書きの作成や受領の返信だけでは、作業が完了したとは限りません。対応が必要な項目に、自分用の目印を残します。
4. 「スター付き」ビューも確認します。既読・未読を完了・未完了の代わりにせず、対応が終わったらスターを外します。

スターの意味は「まだ自分の対応が必要」などに統一します。すでにお気に入りのメールにスターを使っている場合は、専用の手動タグを選びます。目印は、付けた意味がわかっていてこそ役立ちます。

30日の範囲を超える継続対応を管理する

仕入先からの返答や判断を待っていたり、先の日付まで待つ必要があったりする依頼もあります。そのような項目には初期ビューのスター付きを使います。「要返信」と異なり、初期設定には日付の制限がありません。代わりにフォローアップ用のタグを使う場合は、そのタグで絞り込んだ保存済みビューを作り、日付範囲は制限しないでください。

「設定 → ビュー」で「要返信」の日付範囲を広げることもできます。古い未返信メールを確認したいときに使いますが、一覧の件数は増えます。未返信メールをすべて義務と捉えるより、別の作業リストを作ったほうが管理しやすいことも多くあります。

保存済みビューは元のメールを移動したり複製したりしません。1通のメールが「要返信」「スター付き」「添付ファイル」に同時に表示されることもあります。別のビューを開くと表示対象が変わりますが、メールの保存場所は変わりません。

表示されるはずのメールが見つからない場合

アカウント、日付範囲、宛先、返信済みの状態、フォルダを確認します。メーリングリストだけに宛てた依頼や、MailVaultが自分のものと認識していないアドレス宛ての依頼は、「自分宛て」の条件を満たさない場合があります。アーカイブ済みのメールは、初期ビューのフォルダフィルターで除外されます。条件を広げるか、そのメールを個別に検索して、どの条件で除外されたかを調べます。

期限が決まっている依頼は、普段使うカレンダーやタスク管理ツールにも別途リマインダーを追加します。このビューは確認のための道具です。すべての約束を適切なタイミングで必ず表示するものではありません。

無料で使える範囲は？

MailVaultでは、初期ビューの「要返信」「スター付き」「添付ファイル」を含め、合計3つの保存済みビューを無料で使えます。編集や置き換えも可能です。すでに3つある場合は、使わないビューを削除してから独自のビューを追加するか、Premiumで数を増やします。ビューを削除しても消えるのは保存したフィルターだけで、表示されていたメールは削除されません。

さらに詳しい絞り込み方法は、保存済みビューの機能ページをご覧ください。毎日の確認では、「まだ回答していないものは何か」「回答済みでも作業が残っているものは何か」の2点から始めます。