Como encontrar e-mails que você não respondeu

Você abre o e-mail de um cliente entre reuniões, decide responder depois e segue em frente. À tarde, ele já não está mais como não lido. A contagem de mensagens não lidas parece controlada, mas a pergunta continua esperando.

Para encontrar e-mails que você não respondeu, use uma visão baseada no status de resposta e depois confira as conversas. A visão inicial Precisa de resposta do MailVault reúne mensagens recentes destinadas a você que não estão marcadas como respondidas. Ela funciona em todas as contas conectadas, usando os e-mails indexados no seu computador.

Abrir uma mensagem e respondê-la são ações diferentes. Dar às mensagens sem resposta sua própria lista de revisão torna essa diferença visível.

Comece pela visão Precisa de resposta

Na barra lateral, abra Visões → Precisa de resposta. Se você renomeou ou removeu a visão inicial, confira Configurações → Visões. As visões existentes podem ser editadas ali, e uma busca salva também pode virar uma visão.

Deixe as contas sincronizarem e o índice local atualizar antes de confiar nos resultados. Uma visão busca nas informações disponíveis para o MailVault; ela não pode comprovar que uma conta ou pasta que você não carregou não contém e-mails sem resposta.

O que a lista padrão inclui

A visão inicial Precisa de resposta, sem alterações, seleciona mensagens que atendem a estas condições:

• São destinadas a você.
• Não foram enviadas por você.
• Não estão marcadas como respondidas.
• São dos últimos 30 dias.
• Estão fora de pastas identificadas como Lixeira, Lixo eletrônico ou Arquivo.

Você pode editar a visão, então confira os filtros atuais se os resultados forem diferentes. O período importa: uma solicitação sem resposta de seis semanas atrás fica fora da visão padrão, mesmo que ainda precise da sua atenção.

Precisa de resposta usa a marcação de respondida da mensagem. Ela não deduz se toda a conversa foi resolvida. Uma notificação pode nunca precisar de resposta. Uma resposta enviada como nova mensagem, ou por outro aplicativo que não atualizou a marcação da original, pode deixar a mensagem original na lista. Uma mensagem marcada como respondida ainda pode conter trabalho que você prometeu fazer.

Transforme os resultados em uma revisão diária curta

1. Abra a mensagem original e leia a conversa. Confira se uma troca posterior já respondeu à pergunta.
2. Responda quando tiver a resposta. Se a mesma explicação se repetir, use um modelo de resposta salvo e adapte à pessoa.
3. Marque a mensagem com estrela quando ainda houver trabalho a fazer. Um rascunho ou uma confirmação de recebimento não necessariamente conclui a tarefa. Mantenha um sinal próprio para os itens que ainda precisam de ação.
4. Revise também a visão Com estrela. Remova a estrela quando concluir sua ação, em vez de usar lida/não lida como substituto de feito/pendente.

Use a estrela sempre com o mesmo significado, como “Ainda tenho uma ação pendente”. Se você já usa estrelas para mensagens favoritas, escolha uma etiqueta manual específica. Uma marcação só ajuda quando você sabe o que quis indicar com ela.

Mantenha acompanhamentos mais longos fora do período de 30 dias

Algumas solicitações dependem de um fornecedor, de uma decisão ou de uma data mais distante. Use a visão inicial Com estrela para esses itens: ao contrário de Precisa de resposta, a definição padrão dela não tem limite de datas. Se preferir uma etiqueta de acompanhamento, crie uma visão salva filtrada por essa etiqueta e deixe o período sem restrições.

Você também pode ampliar o período de Precisa de resposta em Configurações → Visões. Faça isso quando quiser revisar e-mails mais antigos sem resposta e espere que a lista cresça. Uma lista de tarefas separada costuma ser mais fácil de manter do que tratar toda mensagem sem resposta como uma obrigação.

As visões salvas não movem nem duplicam as mensagens originais. Um e-mail pode aparecer em Precisa de resposta, Com estrela e Anexos ao mesmo tempo. Abrir outra visão muda a seleção que você vê, não o local onde o e-mail está armazenado.

Se uma mensagem esperada estiver faltando

Confira a conta, o período, os destinatários, o status de resposta e a pasta. Uma solicitação destinada apenas a uma lista de e-mails ou a um endereço que o MailVault não reconhece como seu pode não atender à condição “para mim”. Uma mensagem arquivada é excluída pelo filtro de pastas da visão inicial. Amplie os filtros ou busque essa mensagem específica para entender qual condição a excluiu.

Para uma solicitação com prazo definido, adicione um lembrete separado ao calendário ou sistema de tarefas que você costuma usar. Esta visão é uma ferramenta de revisão, não uma garantia de que todo compromisso aparecerá no momento certo.

O que está incluído gratuitamente?

O MailVault inclui três visões salvas gratuitas, contando as iniciais: Precisa de resposta, Com estrela e Anexos. Você pode editar ou substituir essas visões. Se já tiver três, remova uma que não usa antes de adicionar uma personalizada, ou use o Premium para ter mais. Excluir uma visão remove seu filtro salvo, não as mensagens que ela exibia.

Veja a página do recurso de visões salvas para conhecer outras opções de filtro. Para uma rotina diária, comece com duas perguntas: o que ainda não respondi e o que já respondi, mas ainda preciso fazer?