顧客への返信に使えるメールテンプレート：繰り返し使える3つの例
MailVault 著 · 読了まで 4 分
見積もりを出すには何が必要か、顧客から質問が届きます。昨日もほぼ同じメールを書いたので、答えはわかっています。送信済みメールからその文章を探してコピーし、名前を変え、前の案件の期限が残っていないことを願いながら送ることになります。
メールテンプレートに返信の定型部分を保存しておけば、毎回変わる内容に時間を使えます。MailVaultでは「設定 → テンプレート」で名前を付けて保存し、「テンプレート」メニューから下書きに挿入して、送信前に編集します。テンプレートは無料版で利用できます。
目的は、役に立つ文面を毎回記憶から組み立て直す手間をなくすことです。使うかわからないメールを大量に用意するよりも、普段からよく送る3つの返信から始めます。
自分に合わせて使える3つの顧客返信テンプレート
以下の角括弧で囲んだ部分は、手動で置き換えるための目印です。MailVaultは保存した文章を挿入します。これらの例では、名前、案件名、日付は自動で置き換わりません。
1. 見積もりに必要な情報を尋ねる
[お名前]様
[案件名]についてお問い合わせいただき、ありがとうございます。適切なお見積もりを作成するため、作業範囲、参考資料、ご希望の納期をお送りいただけますでしょうか。
予算が決まっている場合や、必要な成果物に指定がある場合は、あわせてお知らせください。詳細を確認でき次第、次の進め方をご案内します。
見積もり — 詳細の確認という名前で保存します。送信前に、顧客がすでに答えた質問を削除してください。前のメールで回答済みの質問を繰り返すと、定型文を使った返信が不注意な印象を与えます。
2. 未確認の納期を約束せずにファイルの受領を伝える
[お名前]様
[ファイルまたは資料]を受領しました。ありがとうございます。[合意済みの作業範囲]と照らし合わせて確認し、不足があればご連絡します。
[日時とタイムゾーン]までに進捗をご連絡します。
ファイル — 受領という名前で保存します。添付ファイルや共有リンクが実際に開けることを確認してから、守れる期限を選びます。まだすべて受け取っていない場合は、何が不足しているかを具体的に伝えてください。
3. 具体的な判断を1つ確認する
[お名前]様
[日付]にお送りした[提案または質問]について確認のご連絡です。[必要な判断]についてご回答いただけますでしょうか。
ご予定に変更がありましたらお知らせください。次の進め方を調整します。
フォローアップ — 判断の確認という名前で保存します。校正の承認、選択肢の決定、不足ファイルの送付など、相手に求める判断を明確にします。「進展はありますか？」と聞くよりも、具体的な質問のほうが答えやすくなります。
文面を一度MailVaultに保存する
- 設定 → テンプレートを開き、テンプレートを追加を選択します。
- 使う場面がわかる短い名前を入力します。
- テンプレートの本文に繰り返し使う文面を貼り付けます。毎回変わる内容は、わかりやすく角括弧で囲んでおきます。
- 保存を選択します。文面を更新するときは、テンプレートの横にある編集ボタンを使います。
保存されるテンプレートには名前と本文が含まれます。宛先、件名、添付ファイルはメール作成時に選ぶ前提で使います。誰にでも使うテンプレートに、特定の顧客の個人情報を保存しないでください。
返信の必要な位置に挿入する
新規メールまたは返信を開き、文章を入れたい位置にカーソルを置いて、テンプレートからテンプレートを選びます。MailVaultが下書きに本文を挿入します。保存済みのテンプレートを書き換えずに、挿入した文面だけを変更できます。
たとえば顧客がすでに納期を伝えている場合は、見積もりテンプレートから納期の質問を削除し、作業範囲と参考資料だけを尋ねます。相手のメール内容に応じた一文も加えましょう。テンプレートは出発点です。最終的な返信は、やり取りの内容に合ったものにします。
送信前に毎回行う短い確認
- 角括弧の箇所をすべて置き換えます。名前、日付、案件名の仮の記載が残っていないか確認します。
- アカウントと宛先を確認します。差出人アドレスと、全員に返信したときの受信者を確認します。
- 約束する内容を確認します。以前の文面からコピーした期限や金額も、改めて自分で確認する必要があります。
- 文面で触れたファイルを添付します。テンプレートの文章を挿入しても、ファイルは自動で添付されません。
- 下書き全体を読みます。重複した挨拶や署名、挿入位置より上ですでに書いた内容を削除します。
使いこなせる数に絞る
1週間後に、実際に挿入したテンプレートを残し、毎回編集していた箇所を見直します。2つの場面で常に異なる文面が必要になる場合にだけ、テンプレートを分けます。顧客を待たせているときは、明確な名前の少数のテンプレートから選ぶほうが簡単です。
テンプレートの保存済みテキストを挿入するのにAIは必要ありません。個別の下書きを書き直したい場合は、別機能のAI文章作成支援を使えます。対応が必要なメールを忘れないことのほうが課題なら、まず毎日の返信確認を習慣にしましょう。
次に同じ返信を2度書きそうになったら、保存しておきましょう。
この手順をMailVaultで試せます。macOS、Windows、Linuxに対応しています。