아직 답장하지 않은 이메일을 찾는 방법

회의 사이에 고객의 이메일을 열었다가 나중에 답하기로 하고 다른 일을 합니다. 오후에는 더 이상 읽지 않은 메일이 아닙니다. 읽지 않은 메일 수는 감당할 만해 보이지만 질문은 여전히 답을 기다립니다.

아직 답장하지 않은 이메일을 찾으려면 답장 상태를 기준으로 한 보기를 사용한 다음 실제 대화를 확인합니다. MailVault의 기본 답장 필요 보기는 최근에 나에게 온 메시지 중 답장한 것으로 표시되지 않은 메시지를 한곳에 모읍니다. 컴퓨터에서 색인한 메일을 사용해 연결된 여러 계정의 메시지를 함께 보여 줍니다.

메시지를 여는 것과 답장하는 것은 서로 다른 행동입니다. 답장하지 않은 메시지에 별도의 확인 목록을 만들면 그 차이가 보입니다.

답장 필요 보기부터 시작하기

사이드바에서 보기 → 답장 필요를 엽니다. 기본 보기의 이름을 바꾸거나 삭제했다면 설정 → 보기를 확인합니다. 여기에서 기존 보기를 편집할 수 있으며 저장된 검색을 보기로 만들 수도 있습니다.

결과를 활용하기 전에 계정 동기화와 로컬 색인 업데이트가 끝나도록 기다립니다. 보기는 MailVault에서 사용할 수 있는 정보를 검색합니다. 불러오지 않은 계정이나 폴더에 답장하지 않은 메일이 없다는 것을 입증하지는 못합니다.

기본 목록에 포함되는 항목

수정하지 않은 답장 필요 기본 보기는 다음 조건을 충족하는 메시지를 선택합니다.

• 나에게 온 메시지입니다.
• 내가 보낸 메시지가 아닙니다.
• 답장한 것으로 표시되지 않았습니다.
• 최근 30일 이내의 메시지입니다.
• 휴지통, 정크 또는 보관함으로 식별된 폴더에 있지 않습니다.

보기를 편집할 수 있으므로 결과가 다르면 현재 필터를 확인합니다. 날짜 범위는 중요합니다. 6주 전에 받은 미답장 요청은 아직 살펴봐야 하더라도 기본 보기에 나타나지 않습니다.

답장 필요는 메시지의 답장 완료 플래그를 사용합니다. 대화 전체가 해결되었는지 추론하지 않습니다. 알림 메일은 답장이 전혀 필요하지 않을 수 있습니다. 새 메시지로 답장을 보내거나 원본의 플래그를 업데이트하지 않는 다른 앱에서 답장했다면 원본이 목록에 남을 수 있습니다. 답장한 것으로 표시된 메시지에도 약속한 작업이 남아 있을 수 있습니다.

결과를 활용해 매일 짧게 확인하기

1. 원본 메시지를 열고 대화를 읽습니다. 이후의 대화에서 질문에 이미 답했는지 확인합니다.
2. 답할 수 있을 때 답장합니다. 같은 설명을 반복한다면 저장된 답장 템플릿을 사용하고 상대에 맞게 수정합니다.
3. 작업이 남아 있는 메시지에 별표를 표시합니다. 초안을 쓰거나 수신 확인을 보냈다고 작업이 끝난 것은 아닙니다. 아직 조치가 필요한 항목에 나만의 표시를 남깁니다.
4. 별표 보기도 확인합니다. 읽음/읽지 않음을 완료/미완료 대신 사용하지 말고, 조치가 끝나면 별표를 해제합니다.

별표에는 “내가 아직 할 일이 있음”과 같이 일관된 의미를 부여합니다. 이미 별표를 즐겨찾는 메시지에 쓰고 있다면 전용 수동 태그를 선택합니다. 표시는 어떤 의미로 붙였는지 알고 있을 때만 도움이 됩니다.

30일 범위를 넘는 장기 후속 조치 관리하기

공급업체의 응답이나 결정, 더 먼 날짜를 기다려야 하는 요청도 있습니다. 이런 항목에는 기본 별표 보기를 사용합니다. 답장 필요 기본 보기와 달리 기본 조건에 날짜 제한이 없습니다. 후속 조치 태그를 사용한다면 해당 태그로 필터링한 저장된 보기를 만들고 날짜 범위에는 제한을 두지 않습니다.

설정 → 보기에서 답장 필요의 날짜 범위를 넓힐 수도 있습니다. 오래된 미답장 메일을 확인하려는 경우 사용하며, 목록이 길어질 수 있음을 예상해야 합니다. 답장하지 않은 모든 메시지를 의무로 여기기보다 별도의 작업 목록을 관리하는 편이 쉬운 경우가 많습니다.

저장된 보기는 원본 메시지를 이동하거나 복제하지 않습니다. 한 이메일이 답장 필요, 별표, 첨부 파일에 동시에 표시될 수 있습니다. 다른 보기를 열면 표시되는 항목이 바뀌지만 메일의 저장 위치는 바뀌지 않습니다.

예상한 메시지가 보이지 않는 경우

계정, 날짜 범위, 받는 사람, 답장 상태, 폴더를 확인합니다. 메일링 리스트에만 보냈거나 MailVault가 내 주소로 인식하지 못하는 주소에 보낸 요청은 “나에게” 조건을 충족하지 않을 수 있습니다. 보관된 메시지는 기본 보기의 폴더 필터에서 제외됩니다. 필터 범위를 넓히거나 해당 메시지를 직접 검색해 어떤 조건 때문에 제외되었는지 확인합니다.

기한이 정해진 요청은 평소 사용하는 캘린더나 작업 관리 도구에도 별도 알림을 추가합니다. 이 보기는 확인을 위한 도구이며, 모든 약속을 적절한 시점에 반드시 보여 준다는 보장은 아닙니다.

무료로 제공되는 범위는?

MailVault에서는 기본 보기인 답장 필요, 별표, 첨부 파일을 포함해 총 3개의 저장된 보기를 무료로 사용할 수 있습니다. 편집하거나 교체할 수도 있습니다. 이미 3개가 있다면 사용하지 않는 보기를 삭제한 후 사용자 지정 보기를 추가하거나, Premium으로 더 많은 보기를 사용합니다. 보기를 삭제하면 저장된 필터만 제거되며 표시되던 메시지는 삭제되지 않습니다.

더 다양한 필터 옵션은 저장된 보기 기능 페이지에서 확인할 수 있습니다. 매일 확인할 때는 두 가지 질문부터 시작합니다. 아직 답하지 않은 것은 무엇이며, 이미 답했지만 아직 해야 할 일은 무엇입니까?