Dein E-Mail-Anbieter ist kein Backup

Die meisten Menschen behandeln ihren Posteingang wie einen Aktenschrank. Fünfzehn Jahre Belege, Verträge, Fotos von der Familie, das Angebotsschreiben für den Job, den du jetzt hast — alles liegt einfach in Gmail oder Outlook oder Yahoo, weil es immer da war und nie etwas schiefgegangen ist. Diese Bilanz fühlt sich wie ein Beweis an, dass das System sicher ist. Ist es nicht. Sie heißt nur, dass dich das Risiko noch nicht getroffen hat.

Ein Posteingang ist Infrastruktur zum Empfangen von Post. Als Archiv war er nie gedacht, und dass er jahrelang klaglos als eines funktioniert, ändert nichts daran, was an dem Tag passiert, an dem er es nicht mehr tut.

Wie das in der Praxis schiefgeht

Nichts davon setzt ein seltenes, dramatisches Ereignis voraus. Das sind gewöhnliche Fehlerfälle, die die Support-Foren jedes großen Anbieters als regelmäßig bestätigen — wir beschreiben die Kategorien ehrlich, nicht die Geschichte einer bestimmten Person.

Kontosperren. Du verlierst den Zugriff auf deine Telefonnummer oder deine Authenticator-App, und die Zwei-Faktor-Authentifizierung — das, was dein Konto schützt — wird zu dem, was dich daraus aussperrt. Es gibt Wiederherstellungsabläufe, aber sie sind darauf gebaut, einer Maschine die eigene Identität nachzuweisen, und sie gehen nicht immer schnell oder zu deinen Gunsten aus. Bis dahin ist jede E-Mail, die du je bekommen hast, unerreichbar.

Versehentliches Löschen. Ein falscher Klick, ein zu forsches „Posteingang aufräumen“, ein automatischer Filter, der etwas in den Papierkorb schiebt statt an ein Label. Die meisten Anbieter halten gelöschte Post nur eine begrenzte Zeit vor — typischerweise rund 30 Tage —, bevor sie endgültig entfernt wird. Verpasst du dieses Fenster, ist sie weg, egal wie lange du das Konto schon hast.

Richtlinienänderungen beim Anbieter. Speicherstufen schrumpfen, Funktionen wandern hinter neue Bedingungen, ruhende Konten werden eingezogen. Google kann zum Beispiel ein ganzes Privatkonto löschen — Gmail, Drive, Photos, alles — nach zwei Jahren ohne Nutzung, eine Richtlinie, die 2023 angekündigt wurde (Googles Seite zur Speicherverwaltung). Die jüngere Verknappung beim Speicher haben wir in einem früheren Beitrag ausführlich behandelt. Nichts davon ist eine Google-Eigenheit — jeder Anbieter behält sich vor, die Bedingungen zu ändern, unter denen dein Archiv liegt, und du erfährst es hinterher, nicht vorher.

Die Abwärtsspirale der 2FA-Aussperrung. Die verdient eine eigene Zeile, weil sie sich aufschaukelt. Die Wiederherstellungsadresse zeigt auf ein anderes Konto, auf das du ebenfalls nicht zugreifen kannst. Die Wiederherstellungsnummer ist abgeschaltet. Die Ausweisdokumente, mit denen du nachweisen müsstest, dass du es wirklich bist, brauchen Wochen zur Bearbeitung, falls am anderen Ende überhaupt ein Mensch sitzt. Jedes gerissene Glied in der Wiederherstellungskette macht das nächste schwerer zu reparieren, und die ganze Zeit ist deine E-Mail — und alles, was über sie läuft, Passwort-Zurücksetzungen, Zwei-Faktor-Codes für andere Dienste — außer Reichweite.

Risiken bei Firmen und Institutionen. Du verlässt einen Job, und die IT entzieht dir das Konto noch am selben Tag. Ein Unternehmen macht dicht und seine Domain läuft aus, und jedes Postfach darauf geht mit. Ein gemeinsames Familien- oder Teamkonto wechselt den Besitzer. In jedem dieser Fälle waren die E-Mails nie wirklich „deine“ zum Behalten — sie lagen auf einer Infrastruktur, die jemand anderes kontrollierte, und der Zugang endete mit der Beziehung.

Was ein echtes Backup bedeutet

Die klassische Regel zum Sichern von allem Wichtigen heißt 3-2-1: drei Kopien deiner Daten, auf zwei verschiedenen Speicherarten, davon eine außer Haus. Volles 3-2-1 ist für die E-Mail der meisten Menschen übertrieben, aber das Prinzip dahinter stimmt genau: eine Kopie, die unter denselben Bedingungen liegt wie das Original, ist kein Backup, sondern ein Duplikat.

Für E-Mail reicht eine leichte Fassung dieser Regel:

Kopie eins: der Server. Dein aktiver Posteingang, wo auch immer er liegt. Den nutzt du täglich, und er ist ohnehin schon da — du musst nichts tun, damit diese Kopie existiert.

Kopie zwei: lokal, auf einem Gerät, das dir gehört. Ein vollständiger Download jedes Ordners — Posteingang, Gesendet, Entwürfe, Archiv, eigene Labels — auf deine eigene Festplatte, unabhängig von Anmeldung, Passwort, 2FA oder Nutzungsbedingungen des Anbieters. Das ist die Kopie, die eine Sperre, ein Löschen oder eine Richtlinienänderung übersteht, denn keines dieser Ereignisse rührt an einen Ordner auf deinem Computer.

Wenn du weiter gehen willst, rundet eine dritte Kopie auf einer externen Festplatte oder in einem Cloud-Speicher, der nicht der ist, den du gerade absicherst, die Sache ab. Aber Kopie zwei ist die, die dein Risikoprofil tatsächlich verändert. Die meisten Menschen haben null Backup-Kopien ihrer E-Mails. Von null auf eins zu kommen ist das ganze Spiel.

Von Hand, mit jedem Client

Für eine lokale Kopie brauchst du keine besondere Software. Jeder IMAP-fähige Mailclient kann das:

Füge dein Konto per IMAP zu Thunderbird, Apple Mail oder Outlook hinzu (nicht per POP, das Post uneinheitlich auf dem Server zurücklassen kann). Sobald es verbunden ist und jeder Ordner abgeglichen wurde, halten die meisten Clients den vollständigen Nachrichtenbestand auf der Festplatte vor — bei Thunderbird ist das etwa ein schlichter Ordner mit Dateien unter dem Profilverzeichnis. Von dort kannst du diesen Ordner auf eine externe Festplatte kopieren oder ihn von Hand archivieren, Nachricht für Nachricht, als .eml-Dateien per Drag-and-drop oder über ein Exportmenü.

Das funktioniert. Es ist aber auch langsam, leicht unbemerkt unvollständig (Gesendet oder Entwürfe zu überspringen ist der Klassiker) und etwas, an das du immer wieder denken musst, denn ein Backup, das du einmal vor zwei Jahren gemacht hast, ist kein Backup dessen, was heute in deinem Posteingang liegt.

Wo MailVault hineinpasst

Genau diese Lücke soll MailVault schließen. Es ist eine kostenlose Desktop-App für macOS, Windows und Linux, die sich mit deinem bestehenden IMAP- oder OAuth-E-Mail-Konto verbindet und jeden Ordner als einzelne .eml-Dateien auf deiner eigenen Festplatte archiviert — im selben offenen, universellen Format, das jedes Programm lesen kann, ohne proprietäre Datenbank, die dein Archiv an eine App bindet. Manuelle, unbegrenzte Backups sind kostenlos, ohne Wenn und Aber; deine lokalen Daten stehen nie hinter einer Bezahlschranke.

Wenn es automatisch statt „wann immer du dran denkst“ passieren soll, sind geplante Backups, die von selbst laufen, eine Premium-Funktion für $4/Monat oder $25/Jahr — der Jahresplan hat 14 Tage zum Testen, damit du sehen kannst, ob es das wert ist, bevor du etwas bezahlst.

Weiterführend: wie du E-Mails sicherst, bevor du ein Konto schließt, wie du E-Mails behältst, nachdem du sie vom Server gelöscht hast und worauf man bei einem IMAP-Backup-Werkzeug wirklich achten sollte.