이메일 제공업체는 백업이 아닙니다

대부분의 사람은 받은편지함을 서류함처럼 씁니다. 15년치 영수증, 계약서, 가족이 보내 준 사진, 지금 다니는 회사의 입사 제안서 — 전부 Gmail이나 Outlook, Yahoo 안에 그냥 놓여 있습니다. 늘 거기 있었고 한 번도 문제가 없었기 때문입니다. 그 무사한 기록이 이 방식이 안전하다는 증거처럼 느껴집니다. 아닙니다. 아직 그 위험이 내게 닥치지 않았다는 뜻일 뿐입니다.

받은편지함은 메일을 받기 위한 기반 설비입니다. 보관소로 설계된 적이 없으며, 몇 년 동안 조용히 그 역할을 해 왔다는 사실이 그것이 멈추는 날 벌어질 일을 바꾸지는 않습니다.

실제로 일이 틀어지는 경로들

여기에는 드물고 극적인 사건이 필요하지 않습니다. 대형 제공업체의 지원 포럼만 봐도 일상적으로 벌어진다는 것을 확인할 수 있는 평범한 실패 유형들입니다 — 특정한 누군가의 사연이 아니라 유형을 있는 그대로 정리한 것입니다.

계정 잠김. 전화번호나 인증 앱에 접근하지 못하게 되면, 계정을 지켜 주던 2단계 인증이 — 바로 그것이 — 계정에서 자신을 잠가 버리는 것이 됩니다. 복구 절차가 있기는 하지만 기계에게 신원을 증명하는 방식으로 짜여 있고, 늘 빠르게 또는 사용자에게 유리하게 끝나지는 않습니다. 그때까지 지금껏 받은 모든 메일에 닿을 수 없습니다.

실수로 인한 삭제. 잘못된 클릭 한 번, 지나치게 과감한 "받은편지함 정리" 한 번, 라벨 대신 휴지통으로 보내 버린 자동 필터. 제공업체 대부분은 지운 메일을 정해진 기간 — 보통 30일쯤 — 만 두었다가 완전히 비웁니다. 그 기간을 놓치면 계정을 아무리 오래 썼든 끝입니다.

제공업체 정책 변경. 저장 등급이 줄고, 기능이 새 조건 뒤로 옮겨 가고, 쓰지 않는 계정이 회수됩니다. 예를 들어 Google은 2년 동안 활동이 없으면 개인 계정 전체를 — Gmail, Drive, Photos까지 전부 — 지울 수 있습니다. 2023년에 발표한 정책입니다(Google의 저장 공간 관리 안내). 더 최근의 저장 공간 압박은 앞선 글에서 자세히 다뤘습니다. 이것은 Google만의 일이 아닙니다 — 어느 제공업체든 보관본이 놓인 조건을 바꿀 권리를 남겨 두고 있고, 사용자는 그 사실을 미리가 아니라 나중에 알게 됩니다.

2단계 인증 잠김의 악순환. 이것은 눈덩이처럼 불어나므로 따로 적을 만합니다. 복구용 메일 주소는 역시 접근할 수 없는 다른 계정을 가리킵니다. 복구용 전화번호는 해지되었습니다. 본인임을 증명할 신분 서류는 처리에 몇 주가 걸리고, 그 절차 반대편에 사람이 있기나 하다면 그렇습니다. 복구 사슬의 고리가 하나씩 끊길 때마다 다음 고리를 고치기가 더 어려워지고, 그동안 내내 메일은 — 그리고 메일을 거쳐 가는 모든 것, 비밀번호 재설정, 다른 서비스의 2단계 인증 코드까지 — 손에 닿지 않습니다.

업무와 조직에 딸린 위험. 회사를 떠나면 IT가 그날로 계정을 회수합니다. 회사가 문을 닫고 도메인이 만료되면 거기 붙은 모든 메일함도 함께 사라집니다. 가족이나 팀이 함께 쓰던 계정의 주인이 바뀝니다. 어느 경우든 그 메일은 애초에 사용자가 간직할 수 있는 "자기 것"이 아니었습니다 — 남이 통제하는 기반 설비 위에 있었고, 관계가 끝나는 순간 접근도 끝났습니다.

진짜 백업이란 무엇인가

중요한 것을 백업하는 고전적인 규칙은 3-2-1입니다. 사본 셋을, 서로 다른 두 종류의 저장 매체에, 그중 하나는 다른 장소에 두는 것입니다. 대부분의 사람에게 메일까지 완전한 3-2-1은 과합니다. 하지만 그 밑에 깔린 원리는 정확히 옳습니다. 원본과 같은 조건 아래 놓인 사본은 백업이 아니라 복제본입니다.

메일이라면 이 원칙의 가벼운 버전으로 충분합니다:

사본 하나: 서버. 어디에 있든 지금 쓰는 받은편지함입니다. 매일 쓰는 것이고 이미 갖춰져 있습니다 — 이 사본이 존재하도록 따로 할 일은 없습니다.

사본 둘: 사용자가 관리하는 기기의 로컬 사본. 모든 폴더를 — 받은편지함, 보낸편지함, 임시보관함, 보관함, 직접 만든 라벨까지 — 자기 디스크로 통째로 내려받아, 제공업체의 로그인이나 비밀번호, 2단계 인증, 서비스 약관과 무관하게 두는 것입니다. 잠김이나 삭제, 정책 변경에서 살아남는 사본이 바로 이것입니다. 그런 일 가운데 어느 것도 자기 컴퓨터에 놓인 폴더에는 손대지 못하기 때문입니다.

더 나아가고 싶다면, 외장 드라이브나 지금 지키려는 계정과는 별개의 클라우드 저장소에 세 번째 사본을 두면 마무리됩니다. 하지만 위험 구조를 실제로 바꾸는 것은 사본 2입니다. 대부분의 사람은 메일 백업 사본이 하나도 없습니다. 하나를 갖추는 것이 전부입니다.

아무 클라이언트로나 직접 해 보기

로컬 사본을 만드는 데 특별한 소프트웨어가 필요하지는 않습니다. IMAP을 지원하는 메일 클라이언트라면 어느 것이든 됩니다:

Thunderbird나 Apple Mail, Outlook에 IMAP으로 계정을 추가하십시오(메일을 서버 쪽에 들쭉날쭉하게 남길 수 있는 POP은 피하십시오). 연결한 뒤 모든 폴더가 동기화되면 대부분의 클라이언트는 메시지 저장소 전체를 디스크에 캐시합니다 — 예를 들어 Thunderbird는 프로필 디렉터리 아래 평범한 파일 폴더로 둡니다. 거기서부터 그 폴더를 외장 드라이브로 복사하거나, 끌어다 놓기나 내보내기 메뉴로 메시지를 하나씩 .eml 파일로 손수 보관할 수 있습니다.

이 방법도 됩니다. 다만 느리고, 자기도 모르게 일부만 하기 쉽고(보낸편지함이나 임시보관함을 빠뜨리는 것이 대표적인 실수입니다), 잊지 않고 반복해야 합니다. 2년 전에 한 번 해 둔 백업은 오늘 받은편지함에 있는 것의 백업이 아니기 때문입니다.

MailVault가 놓이는 자리

MailVault는 바로 이 빈틈을 메우려고 만들었습니다. macOS, Windows, Linux용 무료 데스크톱 앱으로, 지금 쓰는 IMAP 또는 OAuth 메일 계정에 연결해 모든 폴더를 사용자의 디스크에 개별 .eml 파일로 보관합니다 — 어떤 클라이언트든 읽을 수 있는 개방형 범용 형식이며, 보관본을 한 앱에 묶어 두는 독점 데이터베이스는 없습니다. 수동 백업은 무제한이고 무료입니다. 로컬 데이터가 유료 결제 뒤에 갇히는 일은 없습니다.

"생각날 때마다"가 아니라 자동으로 이루어지길 원한다면, 알아서 실행되는 예약 백업이 $4/월 또는 $25/년의 프리미엄 기능입니다 — 연간 요금제에는 14일 체험이 있으므로 돈을 내기 전에 값어치가 있는지 직접 확인할 수 있습니다.

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