Notion Mailが終了します：保存すべきものとMailVaultで守れるもの
Notion Mailは2026年9月22日に終了します。受信トレイとして使っていた場合に重要なのは、Gmailのメッセージがアプリと一緒に消えるわけではないことです。ただし、Notion Mailにしかなかった便利なデータは、終了前に保存する必要があります。
Notionの公式の終了案内によると、保存したいものをエクスポートまたは移行できる最終日は9月21日です。Gmailに属するものとNotion Mailの機能だったものを分ける時間は、あとわずかです。
保存すべきもの
Notionによると、Mailだけに保存されるデータは下書き、スケジュール済みメール、スニペット、自動ラベルの指示の4種類です。下書きとスケジュール済みメールはGmailに移行してください。スニペットと自動ラベルの指示は、添付ファイルも含めてエクスポートし、別の場所でワークフローを再現できるようにします。メールのリマインダーや受信トレイを整理していたカスタムビューは自動では移行されません。
Notion MailはGmailと同期していたため、既存のメール履歴はGmailに残ります。Notionのページにすでに追加したメールブロックも残り、Gmailに接続したAIワークフローも継続するとNotionは説明しています。終了するのは受信トレイのアプリ自体、つまりWeb、デスクトップ、iOS版です。
Notion Mailが解決した整理の問題
魅力はメッセージの読み書きだけではありませんでした。Notion Mailでは仕事の種類ごとにビューを作り、メッセージをグループ化・フィルタリングし、プロパティを付け、自動ラベルの指示を書き、自分の優先順位に合わせて受信トレイを整えられました。Gmailがワークスペースのように感じられる仕組みです。
これは現実的なニーズです。メールはコミュニケーション手段であると同時に、決定、領収書、契約、会話の記録でもあります。受信トレイのビューはその記録を扱いやすくしますが、他者のサーバー上の表示にすぎません。クライアントが変わると、最初に失うのは整理のレイヤーかもしれません。
MailVaultと重なる部分
MailVaultは別の問題に取り組みます。メールそのものの耐久性のあるコピーを保存することです。GmailやOutlookを含むIMAP・OAuthアカウントに接続し、すべてのフォルダを自分のディスクにローカル保存します。
次のような近い機能があります：
- 複数のアカウントとフォルダ。受信トレイ、送信済み、下書き、アーカイブ、カスタムフォルダなど、複数のプロバイダーのメールを1つのデスクトップアプリで管理できます。
- オフラインアクセス。メッセージを保存しておけば、ネットワークやプロバイダーが利用できないときもローカルコピーを読んで検索できます。
- 検索できる履歴。プロバイダーのアカウントや1つの受信トレイ表示に頼らず、ローカルボルト全体からメッセージを探せます。
- 持ち運べるファイル。MailVaultはメッセージを個別の
.emlファイルとして保存します。他のメールツールでも読めるオープン形式で、アーカイブがMailVaultに固定されません。 - スケジュールバックアップ。Premiumのスケジュールバックアップなら、思い出して実行しなくてもローカルコピーを最新に保てます。手動の無制限バックアップは無料です。
- 自分で管理する保存先。アーカイブを置きたい外付けドライブ、NASマウント、その他のフォルダにボルトを保存できます。
これらの機能は、NotionのAIラベル、Notionページ、メールブロック、ミーティングのスケジュールを再現するものではありません。元のメールを保存し、ローカルで検索できる持ち運び可能なアーカイブとして利用できるようにします。この違いは重要です。MailVaultはバックアップとメール閲覧のツールであり、Notionワークスペースの代用品ではありません。
実用的な移行計画
9月22日までにNotion Mailを開き、すべての下書きとスケジュール済みメッセージをGmailに移します。スニペット、自動ラベルの指示、スニペットの添付ファイルをエクスポートします。手動で作り直すカスタムビューやリマインダーのリストも記録してください。その後、大切なメッセージがGmailにあることを確認し、プロバイダーの外に2つ目のコピーを作ります。
MailVaultはGmailアカウントを変更せずに、この2つ目のコピーを作れます。アカウントを接続し、すべてのフォルダを同期して、ローカルアーカイブをコンピューターまたは自分で管理する外部の場所に置きます。後でメールクライアント、プロバイダー、ワークフローを変更しても、.emlファイルは自分のものです。
受信トレイが変わっても、メールを残しましょう。
MailVaultはすべてのフォルダの検索可能でオフラインでも使える持ち運び可能なコピーを、自分のディスクに保存します。