Gmail のアーカイブで容量は空きますか？

いいえ。Gmail でメールをアーカイブしても、保存容量は空きません。メールは受信トレイから移動しますが、アカウント内には残ります。残しておきたいメールの使用容量を減らすには、別のコピーを保存し、使えることを確認してから、サーバー上のコピーを削除する必要があります。

よくある誤解です。一晩かけて古いやり取りを整理し、受信トレイはようやく扱いやすくなったのに、容量の警告は消えません。画面は変わりましたが、保存しているメールの量は変わっていないのです。

Gmail のアーカイブボタンが実際に行うこと

Google の説明では、アーカイブしたメールはすべてのメールに残ります。そこから、または検索で見つけられます。アーカイブは、やり取りの終わったメールを Gmail に残したまま受信トレイから片付けるのに役立ちます。コンピューターにコピーを作る機能ではありません。Gmail のアーカイブに関する Google の説明をご覧ください。

つまり、判断することは 2 つあります。メールを受信トレイに置くかどうかと、長期的にどこに保存するかです。やり取りの履歴をどうするかまだ決めていなくても、終わった会話は今日、受信トレイから片付けられます。

結果が異なる 3 つの操作

• Gmail でアーカイブする：Google アカウントにメールを残したまま、受信トレイを整理します。
• エクスポートする、またはローカルにアーカイブする：Gmail の外に独立したコピーを保存します。これだけでは Google の保存容量は減りません。
• サーバー上のコピーを削除する：残すメールを決めてから、Gmail から削除します。Google によると、ゴミ箱と迷惑メール内のメールも、完全に削除するまでは容量に含まれます。使用容量の合計が更新されるまでには時間がかかることがあります。Google の保存容量に関する案内をご覧ください。

「どうすれば受信トレイを空にできるか？」ではなく、「どのメールをオンラインに残す必要があり、どのメールは保存しておくだけでよいか？」と考えると、判断しやすくなります。最近のやり取りは Gmail に置いておくのがよいかもしれません。ときどき必要になる古い添付ファイルは、自分で管理できる検索可能なアーカイブに置くこともできます。

容量を空ける前に大切なメールを残す

やり取りの終わったメールを少し選ぶところから始めてください。自分が送った返信と、添付ファイルの実体も含めます。スクリーンショットは内容を思い出す助けにはなりますが、後から添付の文書や元の送信者情報が必要になったときの代わりにはなりません。

一度だけエクスポートするなら、Google が提供するGmail データのダウンロード方法を使えます。保存したメールをメールとして読み、検索し続けたい場合は、デスクトップでのアーカイブも選択肢です。後から使える方法を選び、何かを削除する前にメールバックアップの確認手順に沿って確かめてください。

すべての履歴をどの端末からでも Gmail で利用したいなら、メールサービスの保存容量を増やす方が合っているかもしれません。古いメールをアカウントの外に保存したいなら、独立したアーカイブがその目的に応えます。どこからメールにアクセスしたいかによって選び方は変わります。

MailVault でできること

MailVault は、明示的にアーカイブしたメールを標準の .eml ファイルとしてコンピューターに保存します。対応するサーバー上のメールを削除しても、アーカイブしたコピーは引き続き利用できます。保存したメールはオフラインで検索でき、アーカイブの別のコピーを別のドライブに保管することもできます。

手動のアーカイブと、それとは別に行う手動のサーバー上のメール削除は無料です。Premium では、両方をまとめて行う「アーカイブして削除」が使えます。コピーを保存するだけでは、サーバーの空き容量は増えません。サーバー上のコピーの削除は、処理の別の段階です。「アーカイブして削除」の仕組みを見る。

何が容量を使っているかの確認を含め、整理全体の手順はGmail の保存容量がいっぱいになったときのガイドをご覧ください。古いメールをすべてどうするか、一度に決める必要はありません。残したいと分かっているひとまとまりから始めましょう。