Come eliminare migliaia di vecchie email senza rischi

Una casella con 20.000, 50.000 o oltre 100.000 email accumulate in dieci anni è una cosa comune, e prima o poi diventa un problema — ricerca lenta, avvisi di spazio, o semplicemente il fastidio di non sapere più che cosa ci sia dentro. Cancellare in blocco è l'istinto giusto, ma farlo con leggerezza è il modo in cui si perde qualcosa che serviva anni dopo: un vecchio contratto, la ricevuta per una richiesta di garanzia, una conversazione che finisce per contare in una contestazione. Ecco un procedimento che ti dà una casella pulita senza quel rischio.

Passo 1: fai il backup di tutto prima di cancellare qualsiasi cosa

È il passo che rende sicuro tutto il resto, e non è negoziabile. Scarica sul tuo computer una copia completa della casella che stai per ripulire, prima di eliminare un solo messaggio. Una volta che hai una copia locale verificata, ogni decisione di cancellazione qui sotto diventa a basso rischio — se ti sbagli sul fatto che qualcosa si possa eliminare, quel qualcosa è comunque nel tuo archivio.

Passo 2: verifica che il backup abbia davvero funzionato

Non saltarlo. Apri un campione casuale di email archiviate di anni e cartelle diverse, controlla che gli allegati si aprano e cerca due o tre messaggi precisi che ricordi, per essere sicuro che ci siano davvero. Un backup che non hai controllato non è un backup su cui basare una decisione definitiva come una cancellazione di massa.

Passo 3: cancella prima le cose facili e ovvie

Una volta verificato il backup, comincia dalla posta che è chiaramente eliminabile dalla casella attiva: newsletter, email promozionali, notifiche automatiche, vecchi riepiloghi di mailing list. Cerca per mittente i domini noti di newsletter e marketing e seleziona in blocco. Di solito è il blocco singolo più grosso di qualsiasi vecchia casella e, una volta archiviato, comporta praticamente zero rischi.

Passo 4: cancella per età, non tirando a indovinare messaggio per messaggio

Invece di passare in rassegna migliaia di email una a una, cerca per intervallo di date — per esempio tutto quello che ha più di tre o cinque anni — e seleziona in blocco dentro quell'intervallo. Dai un'occhiata veloce a quello che è palesemente importante mentre procedi (allegati grandi, oggetti con parole come "contratto", "fattura", "ricevuta", "tasse"), ma non angosciarti su ogni messaggio. Hai già l'archivio completo come rete di sicurezza.

Passo 5: svuota il Cestino per recuperare davvero lo spazio

Quasi tutti i provider tengono la posta eliminata in una cartella Cestino per un certo periodo prima di rimuoverla definitivamente, e fino ad allora continua a occupare la tua quota. Se stai cancellando per motivi di spazio, svuota il Cestino a mano quando sei sicuro delle tue scelte, invece di aspettare la cancellazione automatica.

Fare il backup con MailVault

MailVault è un'app desktop gratuita per macOS, Windows e Linux pensata per i passaggi 1 e 2 qui sopra. Collega il tuo account tramite IMAP (OAuth per Gmail e Microsoft, accesso standard per Yahoo e altri, password specifica per l'app per iCloud) e archivia l'intera casella come singoli file .eml sul tuo disco. Poiché ogni email è un file a sé, in seguito puoi sfogliare e cercare nell'intero archivio — non è un'esportazione una tantum da scavare a parte. L'archiviazione manuale è gratuita e illimitata, quindi fare il backup di una casella con decine di migliaia di email prima di una grande pulizia non costa nulla.

Domande frequenti

Da leggere anche: come liberare spazio nella posta, cosa fare quando lo spazio di Gmail è esaurito e come tenere al sicuro le email dopo l'eliminazione dal server.