如何自动整理账单邮件

你需要某次采购的账单，却发现邮件里的名称不是供应商名称。收据发到了另一个账户。先找到的是配送更新，而不是实际需要的文件。反复搜索，最终总能找到，但下个月你还得再找一遍。

要自动整理账单邮件，先选一个标签，创建范围明确的规则，预览匹配结果，再用该标签汇集邮件。在MailVault中，自动标签可以在匹配邮件到达时为其加上标签。你可以单独检查旧邮件，并创建已保存视图来查看这组邮件。

只需做一个小改变：先决定日后要如何找到这些邮件，再让新邮件到达时就带上相应标签。

1. 给账单使用一个统一的标签

从账单或收据开始。如果两者都需要，先明确各自的含义：账单要求付款，收据记录购买或付款。名为“账单”的标签不应在没有说明的情况下代表“已付款”。

先对几封内容明确的邮件添加手动标签。选择一封供应商账单、一封购物收据和一封无关通知。这些示例可以作为具体参照，用来比较规则的输出结果。

2. 用应用能查看的信息创建规则

打开设置 → 自动标签 → 新建规则。为规则命名，选择或创建要应用的标签，再输入类似下面的指令：

为采购账单和收据添加标签。排除发货更新、配送确认和促销优惠。

在缩小范围(可选)中，添加已知的准确发件人地址、发件人域名或主题条件。对于固定的供应商，可以先设置发件人条件，再加上主题包含“账单”的条件。除非你需要的每封账单邮件确实都有附件，否则不要将附件设为必需条件：有些供应商会通过链接提供文件。

自动标签只查看发件人、主题、邮箱和是否有附件，不会读取邮件正文或附带的PDF。如果指令涉及账单总额、PDF内的到期日或账单是否已付，就是要求规则推断它无法获得的信息。

测试时保持在收件箱中 → 保留在收件箱。规则可以给邮件加标签，而不改变你平时阅读邮件的习惯。

3. 启用前先预览

选择要检查的账户，点击预览。它只显示哪些邮件会匹配，不会实际添加标签。留意两类错误：配送更新被当作账单，以及真正的账单因为主题不明确而被漏掉。

每次调整一个条件，再次预览。如果显示无法判断，先检查AI设置，不要直接认为规则已可用。自然语言规则需要正常工作的模型；精确条件会先缩小候选范围，再交由模型判断。可用选项见AI设置指南。

规则默认在设备上处理。选择远程服务商会改变候选邮件元数据的处理位置，请在规则设置中确认这一选择。对于含糊的邮件，你随时可以手动添加标签。

匹配结果合适后，保存并启用规则。预览只是抽样，所以也要检查启用后最先收到的新账单。

4. 将旧账单汇入同一组邮件

使用回溯处理，将保存的规则应用到所选账户的历史邮件。在把这组邮件用于交接之前，请检查结果。如果规则范围太宽，MailVault支持撤销这次历史邮件处理。

要按月检查，可创建一个按账单标签和所需日期范围筛选的已保存视图。视图能跨账户汇集匹配项，而不移动原邮件。免费提供3个已保存视图，预置视图也计入其中；Premium允许更多视图。

这套流程能确认什么，不能确认什么

自动标签和手动标签均免费。标签让邮件更容易汇集，但不会核验供应商、批准付款或提取会计字段。细节重要时，请打开原邮件和文档核对。添加标签也不会创建独立备份。

如果缺少旧账单，请检查规则的主题和发件人条件、所选账户，以及本地可用的邮件。如果只是偶尔查找一次，可参阅单独的大型邮件归档搜索指南。有关文档保存，请参阅自由职业者邮件归档指南。

先从一个供应商和少量邮件开始。结果可靠后，再扩大规则范围。目标是得到一组值得信赖的邮件，下个月可以直接打开查看。