請求書メールを自動で整理する方法
MailVault 著 · 読了まで 4 分
購入時の請求書が必要なのに、メールに表示された名前が仕入先の名前と違います。領収書は別のアカウントに届いています。本当に必要な書類より先に、配送状況のお知らせが見つかります。検索し直せばいつかは見つかりますが、来月も同じように探すことになります。
請求書メールを自動で整理するには、タグを1つ選び、対象を絞ったルールを作り、一致するメールをプレビューしてから、そのタグで結果をまとめます。MailVaultの自動タグは、条件に一致するメールが届くとタグを付けます。過去のメールは別途確認し、まとめて見るための保存済みビューを作成できます。
役立つ変更は小さなものです。後でどうやってメールを見つけたいかを決め、新着メールにそのタグが付くようにします。
1. 請求書に一貫したタグを付ける
請求書または領収書から始めます。両方必要なら、それぞれの意味を決めます。請求書は支払いを求めるもので、領収書は購入や支払いの記録です。「請求書」というタグを、いつの間にか「支払済み」の意味で使わないようにします。
まず、内容がわかっている数通のメールに手動タグを付けます。仕入先の請求書、購入時の領収書、無関係な通知を1通ずつ選びます。これらを基準にすれば、ルールの結果を具体的に比較できます。
2. アプリが確認できる情報でルールを作る
設定 → 自動タグ → 新しいルールを開きます。ルールに名前を付け、適用するタグを選択または作成し、次のような指示を入力します。
購入時の請求書と領収書にタグを付けます。発送状況のお知らせ、配達完了通知、販促メールは除外します。
絞り込み(任意)では、わかっている場合に正確な送信元アドレス、送信元ドメイン、件名の条件を追加します。いつも同じ仕入先なら、送信元の条件に、件名に「請求書」を含む条件を加えるところから始めると便利です。対象の請求書すべてに添付ファイルがある場合を除き、添付を必須にしないでください。書類へのリンクを送る仕入先もあります。
自動タグが確認するのは、送信者、件名、メールボックス、添付ファイルの有無です。メール本文や添付されたPDFは読みません。請求総額、PDF内の支払期限、支払済みかどうかを指示に含めると、ルールが持っていない情報を推測させることになります。
テスト中は受信トレイでの扱い → 受信トレイに残すにしておきます。普段のメールの読み方を変えずに、ルールでタグを付けられます。
3. 有効にする前にプレビューする
確認するアカウントを選び、プレビューを押します。タグを実際に付けずに、一致するメールを表示します。配送状況のお知らせが請求書として含まれていないか、件名が曖昧な本物の請求書が漏れていないか、2種類の誤りを確認します。
条件を1つずつ調整して、再度プレビューします。判定できませんでしたと表示された場合は、ルールが使えると判断する前にAIの設定を確認します。自然な言葉で書いたルールには、動作するモデルが必要です。厳密な条件で候補を絞ってから、モデルが評価します。利用できる選択肢はAI設定ガイドで説明しています。
ルールは初期設定では端末内で処理されます。リモートのプロバイダを選ぶと候補のメタデータの処理場所が変わるため、ルールの設定でその選択を確認します。判断しにくいメールには、いつでも自分でタグを付けられます。
一致する結果が適切なら、ルールを保存して有効にします。プレビューはサンプルなので、その後最初に届く新しい請求書も確認します。
4. 過去の請求書も同じ一覧に集める
一括適用を使うと、保存済みルールを選択したアカウントの過去のメールにも適用できます。引き継ぎなどにまとめたメールを使う前に、結果を確認します。対象が広すぎた場合に備え、MailVaultでは過去のメールへの適用を取り消せます。
月ごとに確認するには、請求書タグと必要な日付範囲で絞り込んだ保存済みビューを作成します。元のメールを移動せずに、複数のアカウントから一致するものを集められます。初期ビューを含めて3つの保存済みビューを無料で使えます。Premiumではさらに増やせます。
この手順でわかること、わからないこと
自動タグと手動のタグ付けは無料です。タグはメールをまとめやすくしますが、仕入先の確認、支払いの承認、会計項目の抽出は行いません。詳細が重要なときは、元のメールと書類を開いて確認します。また、タグ付けでは独立したバックアップは作成されません。
古い請求書が見つからない場合は、ルールの件名と送信元の条件、選択したアカウント、ローカルで利用できるメールを確認します。一度だけ探す場合は、別の記事大量のメールアーカイブを検索する方法を参照してください。書類の保存については、フリーランス向けメールアーカイブガイドをご覧ください。
1つの仕入先と少数のメールから始めます。結果が信頼できるようになったら、ルールの対象を広げます。目標は、来月そのまま開いて使える、信頼できる一覧を作ることです。