Comment supprimer des milliers d'anciens e-mails sans risque

Une boîte mail avec 20 000, 50 000 ou plus de 100 000 e-mails accumulés en dix ans, c'est courant, et cela finit par poser problème — recherche lente, alertes de stockage, ou simplement le malaise de ne plus savoir ce qu'il y a dedans. Supprimer en masse est le bon réflexe, mais le faire sans précaution, c'est ainsi qu'on perd ce dont on aura besoin des années plus tard : un vieux contrat, un reçu pour une garantie, une conversation qui compte finalement dans un litige. Voici une méthode pour obtenir une boîte propre sans ce risque.

Étape 1 : sauvegardez tout avant de supprimer quoi que ce soit

C'est l'étape qui rend tout le reste sûr, et elle n'est pas négociable. Téléchargez une copie complète de la boîte que vous vous apprêtez à nettoyer sur votre propre ordinateur, avant de supprimer un seul message. Une fois que vous avez une copie locale vérifiée, chaque décision de suppression ci-dessous devient peu risquée — si vous vous trompez sur ce qui pouvait être supprimé, c'est toujours dans votre archive.

Étape 2 : vérifiez que la sauvegarde a bien fonctionné

Ne sautez pas cette étape. Ouvrez un échantillon aléatoire d'e-mails archivés de différentes années et de différents dossiers, vérifiez que les pièces jointes s'ouvrent, et cherchez deux ou trois messages précis dont vous vous souvenez pour vous assurer qu'ils sont bien là. Une sauvegarde que vous n'avez pas contrôlée n'est pas une sauvegarde sur laquelle appuyer une décision aussi définitive qu'une suppression de masse.

Étape 3 : supprimez d'abord ce qui est facile et évident

Une fois votre sauvegarde vérifiée, commencez par le courrier qu'on peut clairement retirer de la boîte vivante : newsletters, e-mails promotionnels, notifications automatiques, vieux résumés de listes de diffusion. Cherchez par expéditeur les domaines de newsletters et de marketing connus, puis sélectionnez en masse. C'est en général le plus gros bloc d'une vieille boîte, et il ne présente pratiquement aucun risque une fois archivé.

Étape 4 : supprimez par ancienneté, pas au cas par cas

Plutôt que de passer en revue des milliers d'e-mails un par un, cherchez par plage de dates — par exemple tout ce qui a plus de trois ou cinq ans — et sélectionnez en masse dans cette plage. Survolez rapidement pour repérer ce qui est manifestement important (grosses pièces jointes, objets contenant « contrat », « facture », « reçu », « impôts »), mais ne vous torturez pas sur chaque message. Vous avez déjà l'archive complète comme filet.

Étape 5 : videz la corbeille pour récupérer réellement l'espace

La plupart des fournisseurs gardent le courrier supprimé dans une corbeille pendant une durée définie avant de l'effacer définitivement, et il compte toujours dans votre quota jusque-là. Si vous supprimez pour des raisons de stockage, videz la corbeille à la main une fois vos choix assumés, plutôt que d'attendre la purge automatique.

Faire l'étape de sauvegarde avec MailVault

MailVault est une app de bureau gratuite pour macOS, Windows et Linux conçue pour les étapes 1 et 2 ci-dessus. Connectez votre compte via IMAP (OAuth pour Gmail et Microsoft, connexion standard pour Yahoo et les autres, mot de passe pour application pour iCloud), et archivez toute votre boîte en fichiers .eml individuels sur votre disque. Comme chaque e-mail est un fichier distinct, vous pouvez ensuite parcourir et chercher dans toute l'archive — ce n'est pas un export ponctuel qu'il faut fouiller à part. L'archivage manuel est gratuit et illimité : sauvegarder une boîte de dizaines de milliers d'e-mails avant un grand nettoyage ne coûte donc rien.

Questions fréquentes

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